A digitalização do Departamento Pessoal da RD Station, empresa catarinense que oferece a pequenas e médias empresas um software de automação de marketing, contou com a iniciativa de uma funcionária da área. Steffani Scalon, analista de administração de pessoal, era responsável pela coleta de avisos e recibos de férias dos 650 colaboradores, em um processo individual e totalmente manual.

"Antes da pandemia, a movimentação de pessoas assinando documentos na minha mesa era grande, principalmente nos períodos com maior fluxo de férias. Levei o desafio de transformar as assinaturas físicas em digitais para um encontro da RD no segundo semestre de 2019 em que podemos apresentar iniciativas de melhoria", afirma Steffani.

Em janeiro de 2021, a RD Station adotou a assinatura eletrônica da unico, IDTech que simplifica as relações entre pessoas e empresas. Com a pandemia de COVID-19 e os funcionários em home office, a tecnologia passou a ser utilizada não apenas para os documentos de férias, mas para todos os documentos de DP .

Steffani conta que dois pontos importantes para o uso da solução foram a validade jurídica garantida e os benefícios para os funcionários. "A assinatura eletrônica da unico atendeu às exigências de nosso jurídico: a legitimidade, a segurança e a conformidade com a LGPD. Do lado dos colaboradores, a experiência de eliminar a burocracia foi transformadora, assim como a otimização dos processos do departamento, com uma economia de tempo de cerca de 85 horas mensais".

Matheus Cardoso, gerente de produto da unico, explica que a assinatura eletrônica da unico incluem a autenticação biométrica, para evitar fraudes. "O funcionário pode assinar o documento com uma selfie, um processo simples como experiência para ele, mas que conta com tecnologia de ponta por trás para proteger sua identidade", diz. A solução também entrega ao colaborador uma cópia digital do documento.

Para a RD Station, a desburocratização dos processos de DP é um caminho sem volta. "Somos uma empresa digital e seguiremos no modelo híbrido, com funcionários em home office depois da pandemia. Com a tecnologia, ganhamos agilidade e reduzimos em mais de R﹩ 1.300 os gastos com papel, armazenamento e pessoal por mês. Tudo isso reforça a importância e o nosso interesse em mantermos essa estrutura daqui pra frente", finaliza Steffani.

Sobre a unico

A unico (ex-Acesso Digital) desenvolve soluções inovadoras para a criação e proteção da identidade digital dos brasileiros. São elas: reconhecimento facial para autenticação de identidades, assinatura eletrônica e admissão digital, presentes nos maiores bancos, varejistas, fintechs, e-commerces e indústrias do Brasil. A unico é a primeira IDTech brasileira e líder no segmento, simplificando e acelerando o processo de identificação digital entre pessoas e empresas. Para a unico, cada indivíduo é um só e isso basta para abrir possibilidades.