Notícias em todos os meios de comunicação dão conta de vazamentos de dados de milhões de pessoas, incluindo CPF, CNPJ, nome, telefone, endereço, CNH, dados bancários, fiscais e previdenciários, entre outras informações. A variedade dos dados disponibilizados pelos hackers para venda faz com que órgãos públicos como Receita Federal e INSS, por exemplo, sejam apontados como possíveis fontes dos vazamentos.

Isso sem contar o vazamento de mais de 10 milhões de senhas de e-mails de brasileiros, sendo 70 mil do setor público, incluindo endereços do Supremo Tribunal Federal e da Câmara dos Deputados. Todos esses dados são vendidos na Deep Web, uma parte da web que não é indexada pelos mecanismos de busca e, assim, fica oculta do grande público, e não conta com regulamentação.  

Os vazamentos apontam uma falha nos sistemas como um todo, começando pela forma como as informações estão armazenadas e compartilhadas, indicando que, provavelmente, a gestão de documentos não está sendo realizada de maneira apropriada. 

A digitalização do setor público

Mas, apesar de todos os desafios, a digitalização do setor público é um caminho sem volta. À medida que as empresas se transformam com as tecnologias digitais, as pessoas exigem que os governos também digitalizem seus serviços. E, segundo a consultoria McKinsey, essa transformação digital envolve, além de tecnologias, uma revisão das estruturas organizacionais, governança, processos de trabalho, cultura e mentalidade. 

Também significa concretizar uma visão mais ampla de relacionamentos e modelos de negócios que irão redesenhar o funcionamento dos serviços públicos. Só então os governos irão capturar os benefícios mais amplos que a transformação digital pode trazer para as pessoas e a sociedade. E nós acreditamos que todo esse processo começa internamente, com uma eficiente gestão de documentos e o compartilhamento ágil e seguro das informações. 

Uma jornada segura

O setor público normalmente centraliza seus esforços de digitalização em serviços, processos  e compartilhamento de dados. A digitalização em todas essas áreas oferece grandes ganhos de produtividade, bem como desafios. Assim como os governos devem digitalizar os serviços de alto volume primeiro, precisam digitalizar os processos caros e intensivos em mão de obra antes de outros. E esses processos geralmente envolvem um alto volume de papel, o que impulsiona a necessidade de que as informações estejam disponíveis digitalmente em um repositório único, com regras claras de indexação e robustas políticas de acesso e de compartilhamento. 

Nessa jornada de digitalização, o setor público também precisa estar atento à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Rodrigo Pugliesi, procurador da Câmara Municipal de Araraquara, São Paulo, ressalta em artigo publicado no site do SERPRO que, em muitos casos os agentes públicos ou a serviço do poder público sequer se dão conta de que estão realizando tratamento de dados. E cita como exemplo a Receita Federal, onde desde o cadastro de acesso a um prédio do órgão até a operação de processamento de dados dos contribuintes do imposto de renda pessoa física, envolve tratamento de dados pessoais, os quais devem seguir os fundamentos e princípios da LGPD.

A verdade é que os cidadãos estão cada vez mais preocupados com a maneira como seus dados estão sendo usadose, ao mesmo tempo, os hackers estão atentos a brechas que permitam capturar informações confidenciais. Portanto, o setor público deve contar com sistemas de gestão de documentos que comprovadamente integrem robustas políticas e soluções de segurança da informação para proteger os dados que eles armazenam. 

Para esse processo, o ideal é contar com apoio externo, com parceiros que os acompanhem nessa jornada, já que a digitalização e a gestão de documentos não é core do setor público.  

A missão do setor público é usar a tecnologia para adotar uma cultura de "o cidadão em primeiro lugar" na concepção de políticas e prestação de serviços. O objetivo final é melhorar a qualidade do serviço, promover interação transparente e eficiente, aumentar o nível de confiança do público no governo e gerar melhores resultados para os cidadãos. Essa transformação digital do setor público, apesar de ágil e segura, pode também ser desafiadora, por isso a necessidade de contar com as ferramentas certas e uma consultoria especializada.