Desde 2001, com a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil), os documentos digitais passaram a ter validade jurídica em todo o Brasil e podem ainda substituir totalmente o papel, desde que assinados digitalmente.

No entanto, ainda hoje, muitas são as dúvidas e poucos os casos de uso efetivo dessa modalidade entre contratos comerciais. Um dos grandes entraves para ampliação do uso é a obrigatoriedade do Certificado Digital, que nada mais é do que uma identidade eletrônica concedida tanto para empresas como pessoa física para atestar a identificação do usuário.

É a partir desse documento que se pode obter uma assinatura digital e então imprimir sua autenticação em documentos e formulários online, dispensando os tradicionais reconhecimentos de firma em cartório. O certificado digital no padrão ICP é fornecido por uma das mais de 1,4 mil Autoridades de Registro credenciadas em todo o país de forma presencial.

Nem todas as assinaturas necessitam desse certificado, mas, sem dúvida, tais procedimentos tornam os procedimentos mais morosos e burocráticos. No caso das empresas, todas aquelas obrigadas à emissão de NF-e precisam da validação. Já os MEIs podem variar de estado para estado. Com o auxílio dessa solução, as pessoas jurídicas podem enviar ao governo informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

Para profissionais liberais e pessoas físicas em geral, o recurso é obrigatório para alguns tipos de transações, tais como assinatura de contratos, procurações online, acesso ao site da Receita Federal, escriturações contábeis e fiscais, entre outras. A exigência do dispositivo para declaração de imposto de renda continua restrita para valores acima de R$ 10 milhões.

Desde 2020, a utilização do software para contribuintes abaixo dessa faixa de renda, embora não obrigatória, trouxe vantagens, tais como a possibilidade de visualizar a declaração semipronta com o pré-preenchimento das informações que já estão na base de dados da Receita, tais como bens, doações, rendimentos recebidos, tributáveis ou não, evitando, assim, erros com preenchimentos manuais.

Simplificação da assinatura eletrônica

Mais tarde, o governo criou novos meios de assinatura para tentar simplificar o registro eletrônico de alguns tipos de documentos. Com a criação das assinaturas simples e avançadas, algumas transações de baixo risco e relevância puderam ser realizadas sem a exigência do certificado ICP-Brasil, enquanto apenas a assinatura qualificada manteve a obrigatoriedade.

A simplificação dessa funcionalidade se mostrou especialmente relevante durante a pandemia, quando diversos serviços precisaram migrar para o atendimento à distância. O setor financeiro, que até então, mantinha grande parte de suas operações em agências físicas, rapidamente abriu canais digitais para continuar com o atendimento, mesmo com as medidas de distanciamento social.

Com isso, formalizações de contratos de crédito, consórcio e financiamento puderam ser concluídas de maneira remota, com o uso de plataformas especializadas que obedecem às exigências legais que cada transação requer. Graças ainda ao recurso de assinatura eletrônica, o procedimento pode ser finalizado integralmente em a necessidade da presença do usuário.

Serviços de digitalização e processamento de documentos terceirizados permitiram ampliar significativamente o leque de opções, ao conseguir capturar e transformar qualquer documento físico em formato digital, de maneira autenticada e verificada, com reconhecimento de caracteres, marcas e até conversão de código de barras, com armazenamento criptografado e uso de assinatura digital padrão ICP-Brasil.

Via de regra, a assinatura eletrônica já se provou segura, além de possuir os mesmos valores jurídicos que uma assinatura manuscrita com reconhecimento de firma. Essa funcionalidade, aliada à Lei de Digitalização de documentos e serviços especializados de Gestão e Guarda Segura de arquivos, promete, aos poucos, abolir a necessidade de se imprimir grandes volumes de papeis, que circulam de um lado para o outro recolhendo assinaturas, colocando, assim, em risco a privacidade e proteção dos dados pessoais, além de informações críticas das empresas.