No momento em que as organizações discutem como digitalizar sua TI, vivendo um dilema entre seus sistemas legados e as novas tecnologias, a adoção de práticas Lean TI tem sido uma excelente alternativa para acelerar a entrega de soluções e ao mesmo tempo reduzir os custos da TI tradicional, liberando recursos para investimento em inovação.

Porém, em nossas conversas recentes com CIO’s e profissionais de TI notamos uma dificuldade para decolar as práticas Lean com o êxito esperado. Com o objetivo de contribuir, elencamos alguns fatores essenciais ao sucesso de uma implantação Lean, para áreas de desenvolvimento e suporte de aplicações:

PRINCÍPIOS – Os princípios Lean são rígidos e claros: takt (fluidez e cadência), produção puxada, geração de valor no processo (ou fluxo de valor) e melhoria contínua (defeito zero). Estes princípios norteiam as ações de melhoria e a disciplina de gestão. Antes de iniciarmos a jornada é fundamental que a liderança tenha o entendimento claro e abrangente destes conceitos no mundo da TI.

FERRAMENTAS – Há uma infinidade de ferramentas que podem suportar o pensamento Lean (Kaizen, Kanban, Ishikawa, Gestão Visual, Jidoka, 5S, Andon, Gemba, Hoshin Kanri, Value Stream Mapping, DMAIC entre outros) todas de grande valor e eficácia amplamente comprovada. Obviamente é inviável utilizar tantas ferramentas ao mesmo tempo; o importante é começar selecionando um conjunto básico que traga os resultados esperados mais rapidamente.

ORGANIZAÇÃO – No segmento industrial é comum existirem equipes organizadas de acordo com o processo produtivo, envolvendo os responsáveis por diferentes etapas num mesmo time. Em TI é necessária especial atenção ao fato das equipes serem comumente agrupadas por conhecimento, o que pode dificultar a visão do processo completo, mascarando gargalos e oportunidades. Neste cenário, a formatação de times para a implantação Lean torna-se um fator crítico e decisivo, devendo ser orientada por um profissional experiente e que tenha conhecimentos profundos de integração de processos. Além disto, para que possamos ter balanceamento de atividades e um bom fluxo, as equipes devem ser multidisciplinares e os profissionais devem ser capacitados para atuar em mais de uma especialização.

DISCIPLINA – os métodos que suportam a filosofia Lean não trazem complexidade técnica, ao contrário, são simples e compreensíveis para profissionais de qualquer área, independente de experiência profissional. Neste contexto, é extremamente importante a atenção especial à disciplina e constância das práticas adotadas. Pontualidade e assiduidade das reuniões, atualização dos painéis de gestão visual, participação ativa de todos os membros são comportamentos imprescindíveis ao sucesso do trabalho. Esta disciplina se traduz nos primeiros resultados, que acabam por alavancar a sustentação de todo o modelo implantado.

CULTURA – A grande maioria das técnicas aplicadas impõe aos grupos impactados uma mudança em sua rotina que precisa ser compreendida e incorporada. Ainda que a mentalidade para a redução de desperdícios seja bastante lógica, o cérebro humano sempre nos orienta a buscar conforto e criar argumentos para a manutenção do que já existe. Da mesma forma, transferir poder da liderança para as pontas não é um processo que ocorre de forma espontânea. Recomendamos assim uma comunicação eficiente e uma capacitação intensiva dos profissionais como pontos fundamentais da adoção de Lean.

RESULTADOS – Como em qualquer outra iniciativa de transformação devemos (1) definir os indicadores de performance, (2) estabelecer o baseline e (3) acompanhar os resultados da evolução das ações. A própria filosofia Lean nos recomenda a adoção de indicadores padronizados, com a Gestão Visual garantindo transparência para todos.

É desta forma que, suportados por uma governança simples e dinâmica e por ações constantes de sustentação da mudança, realiza-se uma caminhada consistente e progressiva, obtendo-se uma equipe motivada, engajada e com nova atitude.

Assim é a filosofia Lean, aplicada muito além de sua origem nas fábricas da Toyota, e nos levando a alcançar através do desenvolvimento de um programa consistente, resultados expressivos como melhoria média de 30% nos ciclos de entrega e de 15 a 20% de resultado financeiro.