Ainda encontramos nas empresas um ponto em comum: a utilização de papéis e planilhas na execução de processos de negócio. Podemos citar desde um formulário de acesso à portaria, o qual um funcionário se certifica de anotar os dados, tanto do veículo, quanto do visitante, a formulários mais complexos, os quais são preenchidos por operadores com dados dos equipamentos de produção, que depois serão compilados.

Às vezes, tais formulários, dão um passo em direção à "digitalização" com a inserção das informações em planilhas ou sistemas de gestão, mas, em sua maioria, os montantes de papéis são arquivados em caixas que acabam empilhadas nas salas de arquivos. Se, em algum momento, alguém precisa de algumas das informação nesses papéis, a consulta é morosa e onerosa e, também, não são raros os casos em que os gestores acabam verificando que os processos não foram executados corretamente ou até mesmo não foram. Isso porque, a rotina de papéis e de planilhas demanda muito esforço da gestão no acompanhamento e monitoramento dos processos a fim de garantir sua correta execução.

Adicione tal complexidade ao cenário de pandemia do Coronavírus, que exige das empresas um olhar mais crítico de seus custos e continuidade das operações à distância, para ampliação de potenciais problemas nestes processos, abrindo as portas para as ineficiências, os erros e as fraudes. Portanto, podemos observar que a brincadeira que circula na internet traz uma verdade: o maior agente da Transformação Digital nas empresas não foram os executivos C-level, mas o Coronavírus.

Afinal, num momento em que é necessário o controle dos processos à distância, mas com restrição de orçamento, a implementação de tecnologias como RPA (do inglês, Robotic Process Automation), Workflow Automation (Automação do Fluxo de Trabalho) e IoT (Internet das Coisas) passou a fazer a diferença para muitas empresas nas situações mais variadas.

Podemos citar, por exemplo, o controle de temperatura de alimentos nos supermercados, momento em que, normalmente, os varejistas colocam uma pessoa para realizar a medição da temperatura três vezes ao dia e anotá-la em papéis para, posteriormente, passar para planilhas. Nesse cenário, através de um sensor remoto (IoT), é possível coletar e enviar os dados via nuvem, permitindo o acesso às temperaturas do produto sem a necessidade da medição de campo por uma pessoa.

Outra oportunidade de utilização de tecnologia está no processo de recebimento de produtos pelas empresas e pagamento. Normalmente a Nota Fiscal do fornecedor é recebida em papel e enviada para a área fiscal neste formato para depois ser lançada num sistema. Ao invés desse processo, é possível extrair o arquivo direto do site da Secretaria da Fazenda e processar a Nota Fiscal, lançando-a diretamente no sistema de pagamento por meio de um robô.

Muitas vezes temos situações de automação óbvias, mas que acabam passando desapercebidas nas rotinas empresariais. Se a empresa tem grande circulação em papéis, provavelmente terá oportunidades de automação para explorar.

Que tal "entrar na onda" da Transformação Digital ditada pelo Coronavírus e usar este momento como impulsionador para conhecer como as novas tecnologias que podem auxiliar sua empresa na maximização da produtividade do time que está trabalhando remotamente e, ainda, reduzir custos.

*Thiago Guimarães é gerente sênior de riscos e performance na ICTS Protiviti, empresa especializada em soluções para gestão de riscos, compliance, auditoria interna, investigação, proteção e privacidade de dados, única empresa de consultoria reconhecida como Empresa Pró-Ética por quatro anos consecutivos.

Sobre a ICTS Protiviti

A ICTS Protiviti é uma empresa brasileira que combina o alcance global e o conhecimento e inovação em gestão de riscos, compliance, auditoria, investigação e proteção de dados da Protiviti, com a segurança, eficiência e independência da plataforma tecnológica de serviços especializados da ICTS Outsourcing (canal de denúncias, diligência de terceiros, monitoramento de fraudes e de comportamentos antiéticos, e treinamentos on-line).

A união de deep expertise, com capacidade de transformação e excelência operacional, proporciona aos seus clientes um portfólio abrangente de soluções que endereçam os principais riscos, problemas e desafios de negócio, protegendo e maximizando o valor das organizações, e ajudando seus líderes a encararem o futuro com confiança e alcançarem resultados extraordinários num mundo dinâmico.

Reconhecida como Empresa Pró-Ética por 3 anos consecutivos, conta no Brasil com mais de 300 profissionais em 4 escritórios - São Paulo, Barueri, Rio de Janeiro e Belo Horizonte, que atendem cerca de 600 empresas de diferentes portes e segmentos.

No mundo, são mais de 4.500 profissionais atuando por meio de uma rede de subsidiárias e firmas-membro independentes. Empresa reconhecida como Great Place To Work e com faturamento anual superior a USD 1 bilhão, opera 85 escritórios em 27 países, que atendem a 60% das empresas da FORTUNE 1000®.