Imagine se todo e qualquer tipo de informação de que você precisa estivesse armazenada em um único lugar. Nem mesmo na nossa vida cotidiana, em que temos acesso a quase tudo por meio do nosso celular, isso é muito fácil de imaginar. E como saber se aquela informação que recebemos é mesmo verdadeira ou se trata de fake news?

Agora, imagine esse mesmo cenário em uma empresa, na qual há milhares de novos dados de tipos diferentes produzidos e armazenados diariamente. É possível encontrar uma única fonte de dados e garantir a veracidade deles?

Sim, é possível. Se pensarmos que isso não implica na existência de apenas uma origem para os dados, mas sim no abastecimento de apenas um sistema, como um ERP, onde todas as informações nele contidas sejam sempre as mais corretas e atualizadas. Ou seja, implantar uma cultura de utilização deste sistema como uma única provedora de informações verdadeiras dentro da empresa.

Essa prática, chamada de Single Source of Truth, resulta em um ganho significativo na integridade dos dados e no potencial de acerto das ações tomadas pelos colaboradores. Também impede que elementos sejam duplicados ou desatualizados e reduz os esforços do time para análises, consultas, criação de relatórios e tomadas de decisão. É um conceito que, quando corretamente implementado, torna-se primordial na transformação digital dos negócios.

Um exemplo prático de como isso funciona: quando uma empresa decide lançar um novo produto, como uma motocicleta, por exemplo, são criados milhares de novos códigos em um sistema para identificar cada peça e acessório que existem neste novo modelo. Quando uma das peças é cadastrada, seja para manufatura, revenda ou assistência técnica, deve ser garantido no sistema central que exista um único código para ela. Assim, é possível evitar duplicidades que atrapalhem processos de revenda, fabricação ou apuração de custos.

Ainda nesse sentido, cada item recebe novos dados constantemente, como código fiscal, impostos, certificações, que são enriquecidos na mesma base de dados. Assim, sempre que precisarmos ter uma fonte de dados completa e fidedigna, iremos encontrar dentro do ERP. E isso vale para absolutamente tudo, como a loja virtual, informações de produtos, manuais eletrônicos, suporte ao cliente, sistemas de faturamento e backoffice. Pensando no todo, garantimos uma única fonte de informação confiável nos abastecendo com dados atualizados.

Hoje, já existem algumas formas de garantir que as pessoas não consigam coletar dados do local errado. Sabemos que boa parte do processo é humano e requer uma doutrinação de processos até que vire cultura nas empresas. Mas investir no armazenamento correto de dados e evangelizar os colaboradores a terem uma única fonte para acessá-los são uma garantia de retorno e precisão em todas as operações cotidianas.

É comum termos vários sistemas conectados em uma empresa, não importa se é na loja física ou online, na produção ou na expedição. Saber lidar com fontes distintas é sim importante, porém, abastecer e respeitar o ERP como a central de informações – e aqui vale ressaltar que até os dados que não são transacionados pelo ERP podem e devem residir nele – é o que traz resultados mais positivos e o que impede que diversos dados incorretos transitem e prejudiquem o negócio.

Isso significa que o ERP sozinho resolve todos os problemas e necessidades de negócio na gestão de dados? Para operações mais simples e centralizadas sim, mas definitivamente não em todas as situações.

Ferramentas de gerenciamento de dados mestre, ou MDM em inglês (Master Data Management), costumam ser os parceiros ideais do ERP nas situações onde a coleta e complemento de informações é constante e descentralizada. A ferramenta de MDM cria o famoso "golden record", ou registro perfeito, com os dados completos e atualizados de uma determinada entidade. A lição de casa é apenas uma: fonte única de dados. Os meios são diversos e podem ser explorados de diferentes formas.