A Lello Condomínios, líder no mercado de administração e gestão de condomínios residenciais e comerciais, se antecipou à crise mundial pela COVID-19 e, antes mesmo de ser decretada a pandemia, a empresa já se estruturava para entregar um modelo de solução digital para seus mais de 3 mil clientes.

Quando foi decretada pandemia, a Lello iniciou processo de colocar seus colaboradores em home office e, em seguida, foi determinada a quarentena. Por ser uma empresa digital e contar com todos os processos digitais, conseguiram em apenas 3 dias colocar toda a operação e seus funcionários trabalhando em home Office.

Renata Ferreira Del Corso, Gestora da área de Documentação Legal da Lello Condomínios, comentou que as principais preocupações na época foram com o acesso aos órgãos públicos e, principalmente, com os certificados digitais dos clientes, uma vez que é um documento extremamente relevante para cumprir as obrigações legais e trabalhistas.

Nesse momento, a gestora conta que acionaram a parceira Premier Certificadora para saber como proceder com as certificações digitais para não terem nenhuma paralisação nos processos dos clientes. “Há uma troca de representantes legais muito alta no segmento de condomínios, sempre que tem uma assembleia e um novo síndico se torna o representante, existem processos a serem feitos tanto na Receita Federal como na aquisição de um novo certificado digital”, explica Corso.

Segundo a gestora, houve um grande suporte por parte da Premier Certificadora. “Como nosso parceiro, prontamente nos tranquilizou informando sobre a Resolução 04/2020, o que nos permitiu manter todas as operações e acalmar a ansiedade de nossos clientes”.

Esta Resolução 04/2020 possibilitou a prorrogação do mandato do síndico por mais um ano, mesmo sem ter uma nova assembleia e eleição, o que ajudou muito o processo, principalmente, para os síndicos que já estavam com o mandato vencido. “Foi fundamental para conseguirmos manter todos os clientes certificados e com as obrigações entregues”.

A renovação on-line foi essencial para esse momento de pandemia, pois os clientes estavam em quarentena e não podiam se expor e nem colocar seus familiares em risco ao sair de casa. O processo de certificação ficou mais ágil, rápido e fácil, sem a necessidade do deslocamento de um agente certificador. “Isso otimizou bastante e tivemos um ritmo muito melhor de emissão e renovação de certificados. Conseguimos certificar muito mais condomínios do que antes quando havia a necessidade da validação presencial”.

Foi uma excelente resolução que permitiu melhorar muito os processos. Hoje em dia, o certificado digital é o ‘coração’ na gestão de um condomínio. Sem ele não é possível cumprir com as obrigações trabalhistas, rescisões, contratações, entrega mensal do e-Social, entre outras, tudo feito por meio do certificado digital.

Na Lello Condomínios as assembleias podem ser realizadas de forma digital e as atas são assinadas com o certificado digital e registradas de forma eletrônica. A empresa conta com um robô auditor que checa mensalmente os CNPJs dos clientes que possuem certificado digital, trata-se de uma plataforma que acessa os principais órgãos, para extrair extratos e, caso haja alguma pendência, já agir de forma pró-ativa para a regularização da mesma, todo com um certificado digital.

Rafael Almeida, diretor da Premier Certificadora, comenta que este serviço no formato remoto veio para ficar. A liberação para emitir e validar certificados digitais por videoconferência e diretamente no celular permitiu termos um modelo com mais agilidade, transformando a experiência do usuário mais simples e rápida. Todos os certificados digitais comercializados pela Premier são da Valid Certificadora Digital, uma Autoridade Certificadora (AC), com selo WebTrust, o que garante que seguem os padrões internacionais e com a perfeita integração às normas da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, atribuindo segurança digital e validade jurídica aos documentos assinados eletronicamente.