A pandemia da Covid-19 acelerou a transformação digital das empresas provocando mudanças que serão permanentes. Muitas companhias tiveram que se adaptar às pressas ao trabalho remoto e perceberam dificuldades no processo, principalmente com relação à segurança de informações internas. Neste sentido, a crise expôs o quão ultrapassado e frágil é guardar documentos em papel. Segundo especialistas, a tendência é que aumente o uso do armazenamento em nuvem e que a assinatura digital e a eletrônica sejam recursos mais comuns.

“Essas tecnologias já existem há um tempo e são cada vez mais aperfeiçoadas com mecanismos de segurança avançados como a criptografia. Elas auxiliam em práticas de compliance para reforçar a proteção de documentos digitais”, explica Carlos Roberto De Rolt, fundador da BRy Tecnologia. O especialista recomenda que as empresas adotem certificados digitais corporativos para identificar pessoas responsáveis por acesso aos dados ou quando ocorre o empréstimo de equipamentos para home office, por exemplo. “Os certificados funcionam como um CPF que identifica o autor da assinatura. A tecnologia evita fraudes, tem maior durabilidade que o papel e o certificado pode ser armazenado em nuvem”, explica.

A empresa de Florianópolis atua há 19 anos no desenvolvimento de soluções em criptografia e é pioneira no uso de certificados digitais corporativos em setores internos como administrativo, recursos humanos e financeiro. Essa identidade digital serve não apenas para identificar o profissional, mas também para dar validade a assinaturas digitais em contratos e acordos. “O certificado digital corporativo tem validade jurídica desde que haja acordo entre as partes, conforme determinado pela Medida Provisória 2.200. Também é utilizado por corporações no relacionamento com fornecedores como por exemplo, franqueados e franquias para agilizar todo o processo de abertura e trâmites contratuais, sem a necessidade de enviar documentos por transportadoras ou Correio, evitando extravios”, completa De Rolt.

Sem papel e deslocamentos

Em Florianópolis, a Flex BPO digitalizou toda a área de recursos humanos com o uso da certificação digital corporativa. A solução da BRy foi implementada via API e ajudou a empresa a economizar em papel, a reduzir custos com logística e a evitar problemas como a perda de documentos.

A Flex atua no mercado de Gestão de Relacionamentos e possui 14 unidades operacionais nos estados de São Paulo, Santa Catarina e Rio Grande do Sul. Mensalmente a empresa intermedeia contratações de cerca de mil profissionais para 80 clientes. “Nós precisávamos melhorar a segurança no armazenamento de documentos e, com clientes em diferentes estados, o transporte também era uma dificuldade. Os documentos digitais permitiram agilizar os processos e o objetivo é desmaterializar as demais etapas de uma forma segura e sem impactos ao meio ambiente”, comenta Gabriel Monteiro, analista de projetos da Flex.

A transformação digital começou em agosto de 2019, quando a Flex passou a usar o BRy KMS, tecnologia que torna possível o acesso ao certificado digital em diferentes dispositivos, como celular e tablet, para integrar a gestão de documentos. Com as ferramentas da BRy e com auxílio da solução Zero Paper da Flex, os colaboradores podem fazer o envio de documentos digitalizados de uma forma prática. O sistema permite fazer o upload de atestados, contratos, aviso de férias e outros processos.