Um dos fatores que torna uma empresa líder é a evolução - é preciso estar atento às necessidades e buscar as melhores soluções disponíveis no mercado. Mesmo sendo uma das maiores empresas do segmento cafeeiro do Brasil e do mundo, a RealCafé ainda tinha, até 2021, um desafio a solucionar: aprimorar a confecção do orçamento anual, elemento básico no planejamento de uma empresa.

O desafio da cafeeira estava em encontrar um sistema que integrasse todas as ações necessárias, pois mesmo com um sistema implantado, muitas partes do orçamento ainda eram feitas fora - em planilhas de Excel -, o que fazia com que o sistema fosse subutilizado, além de aumentar o tempo de de entrega do orçamento e do trabalho operacional que poderia ser empregado em outras ações.

Em busca de uma solução que resolvesse esses desafios, a RealCafé encontrou na plataforma CPM (Corporate Performance Management) Handit Planning um formato que se adequa perfeitamente às necessidades de uma empresa de alcance global. Além de um sistema que integrasse todas as funções para a elaboração do orçamento em um prazo considerado razoável, a RealCafé buscava, ainda, uma plataforma com boa usabilidade e foco na melhoria da experiência do usuário. Outro desafio era conectar o sistema ao Excel (quando necessário) e melhorar não apenas a velocidade, mas a capacidade de cálculo.

Solução tecnológica e prática

Com a solução de análise e planejamento financeiro (FP&A) da empresa catarinense Handit Planejamento Orçamentário a RealCafé conseguiu não apenas otimizar e centralizar as informações de orçamento, mas estabelecer um novo parâmetro de trabalho, reduzindo a atividade operacional e ampliando a possibilidade de planejamento.

“Sentimos uma melhora significativa no acompanhamento dos resultados mensais de despesas, ajudando na identificação de oportunidades em diversas áreas, contribuindo para disseminação da cultura de controle orçamentário e acompanhamento de indicadores na empresa”, destaca o diretor financeiro da RealCafé, Wanderson Guerra Leal.

Com a implantação do Handit Planning, a Real Café reduziu o tempo de cálculo do orçamento, já que o sistema permite a alimentação de dados de forma descentralizada. Outro fator que mudou foi a confiabilidade nos números, uma vez que a integração da plataforma entre seus vários módulos e a rapidez com que tudo se interrelaciona garante a exatidão dos cálculos.

Um terceiro ponto de ganho para a RealCafé foi no desenvolvimento da cultura orçamentária. Por meio do Handit Planning, a empresa conseguiu elaborar o rolling forecast: a partir da atualização mensal do orçamento, comparando o “planejado” com o “executado”, o sistema atualiza automaticamente o planejamento orçamentário para os próximos 12 meses.

Após uma experiência negativa com sistemas que operavam sem integração - o que fazia com que diversos setores ainda preferissem o Excel para elaborar planilhas -, a utilização do sistema criado pela Handit entregou as funcionalidades que a RealCafé buscava.

“Além de gostar muito da plataforma, fomos muito bem atendidos por todo o time de suporte, com desenvolvedores com alta capacidade de entendimento do nosso negócio e grande conhecimento da tecnologia, o que proporcionou uma implementação de muita qualidade. Por isso pretendemos continuar desenvolvendo dentro da empresa, com implementação de novas funcionalidades”, ressalta o diretor financeiro Wanderson Guerra Leal.

Sobre a RealCafé

Com sede em Viana, no Espírito Santo, a RealCafé foi inaugurada em 1971 e atualmente conta com mais de 400 colaboradores diretos, 15 mil hectares de área construída em seu parque industrial e mais de 135 países atendidos, sendo a maior indústria cafeeira do Espírito Santo, de acordo com a Associação Brasileira da Indústria de Café (Abic).

Sobre a Handit

A empresa foi fundada em 2015 por Juarez Santos Moyses e Fernando David Moyses, hoje conta com outros três sócios: Lucas Amaral (Desenvolvimento), Rodrigo Busato Sartor (Serviços) e Gabriel Barbieri (Comercial). Tem sede em Blumenau, Santa Catarina, e atendimento em todo o Brasil. É especializada em manter a cultura orçamentária das organizações, migrando a plataforma, de maneira totalmente personalizada, integrando aos sistemas de operação do negócio. Com isso, é possível substituir planilhas em Excel por um sistema que traz mais integridade aos dados, automatização e agilidade.