A organização é fundamental para a produção de tarefas, garantindo a qualidade do produto ou serviço oferecido. Foi pensando em melhorar a rotina e o dia a dia numa empresa que a tecnologia Kanban foi desenvolvida. Segundo a Rupee, plataforma inteligente de gestão contábil, tributária e de folha de pagamento, a utilização dessa técnica preservou mais de 312 horas de serviço dos usuários da plataforma da startup no último ano. O Brasil gasta anualmente 1.500 horas em cálculos e pagamentos de tributos, segundo levantamento Doing Business, do Banco Mundial.

Criado na década de 40, o termo Kanban significa “cartão visual”. Esse quadro, nada mais é do que uma forma de visualizar e controlar as informações de cada processo de produção. “Gerenciava serviços de contabilidade com times em São Paulo e no Rio de Janeiro. Levei uma multa de R $50 mil por conta de um atraso e fiquei indignado. Eu precisava otimizar meu tempo, o da minha equipe, e solucionar tarefas de forma mais rápida e eficiente. Encontrei tudo isso na metodologia Kanban e a juntei com Inteligência Artificial. Nunca mais levei uma multa”, conta Guilherme Baumworcel, CEO e fundador do Rupee.

“A metodologia Kanban pode ser aplicada em diversas áreas, conseguindo assim, centralizar todas as etapas das tarefas a serem concluídas e sistematizar a produção de forma mais ágil e eficiente, evitando muitos problemas”, explica o CEO. Outra função do Kanban é integrar o time sobre todos os passos da atividade. Pensando nisso, Guilherme Baumworcel separou 3 dicas de como o modelo Kanban pode ajudar nos seus negócios e no desenvolvimento das tarefas da sua equipe:

ORGANIZAÇÃO:

Com a tecnologia você passa a ter controle de cada atividade através dos “post-its”, os campos com detalhes de cada tarefa e passo a passo. Ali, são aplicadas divisões que facilitam a identificação e realização das tarefas. É importante adicionar datas de quando começou, estipular um prazo para encerrar a atividade, numerar passo a passo, dividir suas etapas de produção e marcar os responsáveis por cada uma delas.

Nesses quadros, também é possível realizar o gerenciamento de tempo trabalhado, adicionar comentários sobre cada ação ou informação sobre o processo, enfim, permitindo fluidez ao serviço.

GERENCIAMENTO:

Colaboração com o cliente é a chave nessa parte da metodologia. É importante encontrar no gerenciamento oportunidades de melhorias que permitam aumentar o fluxo de produção sem comprometer a qualidade do trabalho e otimizando tempo do profissional. Assim, com acesso fácil e visual do Kanban, você pode orquestrar as atividades desenvolvidas, gerenciando cada realização e seus autores.

Gestão à vista, é essencial. Vale ressaltar que não estamos falando de gerenciar pessoas e mantê-las ocupadas realizando seu serviço, mas usar a tecnologia para identificar o andamento das tarefas com maior transparência e encontrando soluções mais rápidas para problemas que possam surgir.

CONHECENDO O TIME/SERVIÇO:

Mais do que processos e ferramentas, é necessário unir o time e interagir com ele. É importante conhecer o profissional e mostrar que também entende como a tarefa deve ser realizada, auxiliando-o com feedbacks constantes e soluções rotineiras para os problemas que podem surgir no caminho.

Identificado o problema, fica mais fácil organizar a correção. Quanto mais clara for a atividade a ser realizada, mais fácil ela será entendida e aplicada pelo profissional, com mais garantia de qualidade no final do serviço. O Kanban permite acompanhar cada movimento da tarefa e seu autor, facilitando o reconhecimento de possíveis dificuldades. Sobre o Rupee

Fundado em 2018 por Guilherme Baumworcel, o Rupee nasceu com a missão de democratizar a gestão, acabar com os processos burocráticos do setor e otimizar o tempo operacional. Com apenas cinco meses de operação, a startup atingiu o break even. Em 2020, a empresa cresceu 335% e deu início ao plano de expansão da startup, iniciando operações nas Bahamas e na Inglaterra.