É importante pensarmos que quando o grupo se reúne para fazer um bate-papo entre amigos, uma live informal, esses protocolos e regras de comportamento podem ser deixados de lado. Mas como muitos eventos institucionais, organizacionais, públicos passaram a acontecer virtualmente, exige-se, neste contexto, que regras e protocolos, assim como acontece em eventos presenciais, aconteçam e sejam adaptados para esta nova realidade. Por exemplo, quando falamos de evento promovido por uma instituição, seja ela de ensino, pública governamental, existem regras para que sejam respeitadas as hierarquias para as falas, os cargos dos indivíduos participantes e convidados. Então cabe ressaltar, para que não haja gafes, certos cuidados devem ser tomados tendo sempre em mente que, a internet promove a ideia de um ambiente informal e descontraído, mas cabe a atenção para que a informalidade não seja confundida com desorganização.

Neste sentido, aponto alguns elementos que são chaves para a organização de um evento virtual:

1) Defina um roteiro: descreva todas as etapas do desenvolvimento, considerando as fases pré, trans e pós-evento;

2) Tenha um indivíduo que assumirá a função de cerimonialista, conduzindo as atividades e orientando os participantes e convidados;

3) Defina de um discurso de abertura e encerramento;

4) Conheça seus palestrantes e convidados, apresente um breve currículo e atente para as boas maneiras de precedências hierárquicas para as falas de cada membro participantes;

5) Oriente os indivíduos sobre as formas de interagir durante o evento com os convidados, como realizar perguntas, comentários e considerações. Se esse diálogo será estabelecido com pausas no meio da fala desse palestrante, ou ao final, sendo filtrada ou selecionada pelo mediador;

6) Eventos longos devem considerar a realização de pausas e intervalos entre uma palestra ou outra, para que não seja gerado um desgaste ou sobrecarga aos participantes.

Como existe, neste momento, uma sobrecarga de eventos virtuais, de lives, reuniões e os indivíduos estão conectados a muitas ferramentas tecnológicas e redes sociais ao mesmo tempo, é importante pensarmos em eventos que não tenham uma duração prolongada, ou seja, que ultrapassem uma hora de palestra. Ou se, estes eventos forem estendidos para duas ou três horas, que haja pausas para que os participantes não se cansem, entendendo que, no período de isolamento, as pessoas estão, em sua maioria, no seu ambiente domiciliar administrando outras atividades paralelas.

Neste sentido, outro ponto importante a se pensar é o público ao qual o evento se destina. Se queremos atingi-lo, temos que pensar em elementos, como: quais são os horários e/ou melhor período do dia para as atividades virtuais propostas. E, por fim, cabe estabelecer uma interação antecipada com os participantes para que eles tenham informações prévias do evento, seu funcionamento e possam ter acesso a qualquer suporte necessário para acompanha-lo.

Autora: Flávia Roberta Fernandes é professora dos cursos de Assessoria Executiva Digital e Gestão Empreendedora de Serviços do Centro Universitário Internacional Uninter.