Os 3 maiores desafios para construção de um centro de serviço compartilhado

O CSC (CENTRO DE SERVIÇO COMPARTILHADO), como o nome já diz, é a integração de funções de apoio compartilhado em um local centralizado, interligado com os pontos de transações da empresa, criando uma relação de fornecedor e cliente.

Além da redução de custos, a montagem de um CSC garante um ganho real de produtividade da empresa, pois visa unificar as atividades operacionais em um único departamento. Um modelo desses bem implantado chega a salvar um negócio (o que em tempos de crises como os que temos visto, faz toda a diferença), garantindo a rentabilidade e sustentabilidade da companhia. Porém, a construção de um CSC tem grandes desafios, que precisam ser entendidos antes da sua implantação. Elenco três itens fundamentais para o sucesso desta empreitada.

Mudança Cultural - Considero a questão cultural o ponto de partida para a implementação de um CSC em uma empresa. Ter que lidar com a ansiedade por redução de custos e a pressão por resultados imediatos são um dos grandes desafios durante o processo. As lideranças da empresa precisam estar alinhadas com o objetivo final do Centro, para que possam replicar esta nova cultura para seus liderados. Neste contexto, o Recursos humanos da empresa tem o papel importante de comunicar, treinar e criar incentivos para que todos os envolvidos entendam bem o novo modelo de trabalho e a estratégia da empresa.

Levantamento de Processos - Para saber quais rotinas e atividades podem ser otimizadas, e quais são passíveis de serem geridas pelo CSC, é necessário um conhecimento profundo dos processos da empresa. Este levantamento pode ser feito tanto internamente, com uma equipe própria, ou contratando consultorias especializadas. Com este diagnóstico em mãos, será possível modelar a estrutura de atendimento e calcular qual será a infraestrutura necessária para cada atividade centralizada.

É importante salientar que, quanto maior a empresa, maior será o seu potencial de otimização de recursos com este projeto.

Gestão e Controle - Um dos principais benefícios da implementação de um CSC é dar aos líderes e a empresa mais controle e gestão sobre os processos da empresa, para isso é de suma importância o acompanhamento dos indicadores do CSC. Estes dados ajudarão no controle das atividades, bem como, servirá de insumo para os gestores na tomada de decisões estratégicas.

Por fim, seja para reduzir custos, garantir a sobrevivência da empresa ou mesmo prepara-la para o crescimento, a criação de um CSC é uma solução que todo gestor vislumbra para seu negócio. Se bem implantado e com as ferramentas corretas, ele poderá ser um grande diferencial em momentos de crise.

2018 ainda está só no começo, que tal pensar sobre isso?

*Heitor Orletti é sócio e diretor de Operações da Vianuvem, uma das maiores plataformas de gestão de processos no Brasil. Possui formação em Administração de empresas e MBA em gestão de negócios pela FGV.