Como otimizar o tempo na realização de tarefas para produzir mais? Especialista dá 5 dicas para aplicar no dia a dia

Otimizar o tempo na realização de tarefas para produzir mais é o objetivo de todo profissional que busca crescimento e reconhecimento em seu local de trabalho, mas, muitas vezes, acabam se deparando com dificuldades na rotina e ficam improdutivos, prejudicando o próprio desempenho. A pandemia do Covid-19 acelerou uma mudança que já vinha ocorrendo no mundo corporativo: o trabalho no modelo híbrido e no modelo remoto.

Mesmo com a flexibilização das medidas restritivas, como por exemplo a volta do trabalho presencial com lotação máxima nos escritórios, há quem prefira que o modelo home office seja definitivo. De acordo com pesquisa da FEA-USP (Faculdade de Economia e Administração da Universidade de São Paulo) e da FIA (Fundação Instituto de Administração), 78% dos brasileiros têm essa opinião, mas se preocupam com o excesso de trabalho, como prova os 23% que relataram jornadas de até 70 horas semanais.

Guilherme Baumworcel, fundador e CEO da startup Rupee, plataforma que une metodologia ágil Kanban e Inteligência Artificial em nuvem para gerenciar e agilizar tarefas fiscais, tributárias e contábeis, é especialista nesse assunto. “A otimização do tempo na realização de tarefas pode ajudar a garantir mais eficiência nas atividades realizadas, melhorando o clima da equipe e na assertividade no cumprimento de metas. Não é nada que não possa ser aplicado, basta apenas uma boa administração e dedicação”, comenta.

Para ajudar o profissional que busca otimizar seu tempo na realização das tarefas, Baumworcel elencou cinco dicas que podem ajudar na rotina. Confira abaixo:

Estabeleça metas

O start inicial é a definição de uma ou mais metas e um prazo para cumpri-las. “Podemos iniciar com pequenas metas diárias, semanais ou até quinzenais. É importante estabelecer prazos para que essas metas sejam alcançadas. Aos poucos, você vai conseguindo aproveitar a sensação de dever cumprido dentro do prazo e poderá se desafiar a diminuir o prazo ou dobrar sua meta. Isso vai te engajar mais dentro das tarefas realizadas”, explica o CEO.

Crie um cronograma nivelado

“A rotina nada mais é do que realizar a mesma tarefa diversas vezes em um dia ou durante vários dias. Isso pode passar uma sensação de desânimo por estar sempre naquele ponto ou realizando aquela atividade, é importante criar um cronograma nivelado”, comenta Guilherme.

Para o especialista, separar as atividades e estabelecer um cronograma pode ajudar o profissional a disfarçar a rotina e torná-la mais atrativa. Outro detalhe é nivelar as tarefas, destacando as importâncias delas pelo prazo, complexidade na realização ou níveis de urgência, fazendo com que o profissional entenda o valor e a relevância de cada atividade.

Persistência e Determinação

Não podemos confundir Persistir com Insistir. “Persistência é ir além, é mudar os meios ou formas de realizar a tarefa para chegar ao resultado desejado. É encontrar o erro ou o problema, solucioná-lo e continuar a atividade. O profissional precisa ser persistente, criativo e inovador no seu dia a dia”, explica Guilherme. Para ele, é importante não se entregar para a desistência ou procrastinação. Com a persistência na realização da tarefa o profissional passa a adquirir expertise no que faz e começa a realizá-la de forma mais simples, objetiva e rápida, sem perder a qualidade.

Utilize tecnologias e metodologias de gestão

“Se uma ajuda é sempre bem-vinda, a tecnologia e a metodologia ágil podem contar muito nessa hora”, brinca Baumworcel. “Existem várias tecnologias e metodologias que foram desenvolvidas para garantir uma melhor gestão da atividade a ser realizada e também para gerenciar o tempo e controlar os processos de cada etapa da tarefa. Vale a pena pesquisar mais sobre elas e de que forma pode aplicá-las em sua rotina de trabalho”, comenta.

Um diferencial importante dessas ferramentas é disponibilizar ao profissional alertas sobre vencimentos de prazos e permite que ele possa acompanhar melhor sua própria evolução.

Imprevistos acontecem

Precisamos e podemos nos prevenir de algumas situações, mas outras não. “Imprevistos acontecem o tempo todo. É importante reconhecer que podemos ter problemas pelo caminho e que precisaremos de um tempo para enfrentá-lo. Faz parte da nossa construção profissional reconhecer os imprevistos e tentar se prevenir quando for possível”, finaliza Guilherme.

Sobre o Rupee

Fundado em 2018 por Guilherme Baumworcel, o Rupee nasceu com a missão de democratizar a gestão ágil, acabar com os processos burocráticos do setor e otimizar o tempo operacional. Com apenas cinco meses de operação, a startup atingiu o break even. Em 2020, a empresa cresceu 335% e deu início ao plano de expansão da startup, iniciando operações nas Bahamas e na Inglaterra.