SPED: como se preparar para a implantação da EFD-Reinf?

O ano de 2018 está sendo bastante agitado para as empresas devido à digitalização das obrigações tributárias. Para se adaptar às diversas mudanças que vem ocorrendo nas normas, é necessário que as companhias se atentem ao calendário de implantação de cada uma delas para manter a regularidade junto ao Fisco.

A “bola da vez” é a Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída (EFD-Reinf). O mais recente módulo do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) permaneceu em ambiente de testes até o final de 2017 e passa a ser obrigatório a partir de maio deste ano, segundo a Receita Federal.

Por que preparar a minha empresa para a EFD-Reinf?

A EFD-Reinf é um complemento ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) e foi criada com o objetivo de substituir algumas obrigações acessórias impostas aos contribuintes, como: a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) e o Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia (GFIP), além de outras declarações que estão sob administração pública federal.

Ela tem como principal finalidade integrar informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas em uma única plataforma, facilitando a prestação de contas por parte das empresas e auxiliando os órgãos fiscalizadores no controle das informações declaradas.

Apesar da transição ser burocrática no início, a implementação da Escrituração será benéfica a longo prazo para as companhias, pois reduzirá a quantidade de entregas de obrigações acessórias e proporcionará melhora na gestão contábil – visto que os dados ficarão centralizados em uma mesma base.

Quais informações devem ser prestadas?

De acordo com a Receita Federal, as principais informações a serem prestadas por meio da EDR-Reinf envolvem:

• Contribuições previdenciárias (INSS) de empresas sujeitas à Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB) - cf. Lei 12.546/2011;

• Retenções na fonte (IR, CSLL, COFINS, PIS/PASEP) que incidem sobre os pagamentos efetuados a pessoas físicas e jurídicas;

• Prestação ou tomada de serviços através de mão de obra ou empreitada;

• Comercialização da produção e apuração da contribuição previdenciária substituída por pessoa jurídica (agroindústrias e produtores rurais);

• Receitas de eventos associados a entidades desportivas que mantém clube de futebol profissional.

Como realizar o envio?

Diferente de outras obrigações tributárias que devem ser enviadas em um arquivo único mensal (como o Sped Fiscal), a EFD-Reinf possibilitará que os contribuintes enviem suas informações por meio de eventos em formato XML, tendo a oportunidade de lançá-los em diversos períodos (obedecendo ao calendário legal).

No entanto, como o layout é distinto dos demais Speds, as organizações precisam de um tempo para se adaptar ao novo formato e, principalmente, adotar uma ferramenta de gestão que tenha possibilidade de integração com os servidores da Receita Federal, excluindo, dessa forma, a necessidade de Programas Geradores de Declaração.

O envio dos arquivos para a EFD-Reinf também exige das empresas um Certificado Digital. O protocolo consiste em uma assinatura com validade jurídica e tem o propósito de garantir a proteção e sigilo na transmissão de dados através de ambientes eletrônicos.

Qual é o prazo de implantação?

Segundo a Instrução Normativa RFB nº 1.701, a implementação da EFD-Reinf acontecerá em uma única fase, para três grupos distintos:

1. Empresas que faturaram um montante superior a 78 milhões de reais em 2016, poderão iniciar o envio dos eventos a partir das 8h do dia 1° de maio de 2018;

2. No dia 1° de novembro será a vez dos demais contribuintes (exceto Órgãos Públicos da Administração direta, Autárquica e Fundacional);

3. Os Órgãos Públicos da Administração Direta, Autárquica e Fundacional iniciarão seus envios a datar de 1° de maio de 2019.

Ainda de acordo com a Instrução Normativa criada pela Receita Federal, os contribuintes obrigados a transmitir suas informações por meio da Escrituração são:

• Pessoas Jurídicas que prestam e contratam serviços mediante cessão de mão de obra;

• Pessoas Jurídicas que retém PIS/Pasep e COFINS da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);

• Pessoas Físicas e Jurídicas que pagaram ou creditaram rendimentos com retenção de Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF) para si ou terceiros;

• Pessoas Jurídicas que optaram pelo recolhimento da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB);

• Agroindústria e Produtores rurais (Pessoas Jurídicas) – conforme classificação imposta no art. 25 da Lei nº 8.870;

• Associações desportivas que mantém time de futebol profissional e recebem valores referentes a patrocínios;

• Empresas que destinam recursos às associações desportivas;

• Organizações promotoras de eventos desportivos realizados em território.

O que acontece se a minha empresa não se atualizar?

Muitas companhias se esquecem dos prazos referentes às entregas das obrigações tributárias e acabam tendo bastante “dor de cabeça” e prejuízos financeiros no momento de regularizá-las.

As empresas que não realizarem o envio das informações até a data prevista em calendário ficarão irregulares junto ao Fisco, sendo impedidas de recolher impostos e de contar com benefícios como os créditos fiscais. Como agravante, multas que variam entre 1% e 5% do faturamento total das companhias serão aplicadas sobre o imposto.

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