Quais documentos são obrigatórios em uma viagem a negócios?

Organizar viagens corporativas é uma responsabilidade e tanto, porque são muitos os detalhes que é preciso planejar. Entre os mais importantes, estão os documentos obrigatórios. Sem eles, o funcionário pode perder a viagem e a empresa perde todos os recursos que investiu.

Por isso, é importante saber que documentos são esses e organizá-los o mais rápido possível. Confira abaixo quais são os documentos mais comuns exigidos em viagens corporativas e não se perca mais no planejamento!

Quais são os documentos obrigatórios?
Alguns documentos são básicos e obrigatórios para viajar em qualquer circunstância. Veja abaixo quais são eles:

Passagem aérea
Você pode até estar pensando que esse aviso é um exagero - quem se esqueceria da passagem aérea na hora de viajar? No entanto, muitas pessoas se esquecem de ter a passagem, ou o cartão de embarque, em mãos na hora do voo. Esse documento é necessário tanto para fazer o check-in quanto para despachar as bagagens e embarcar. Tenha tanto a versão digital quanto impressa de seu bilhete.

Documento oficial com foto
Se o viajante estiver indo para um destino nacional, tudo de que ele precisa é um documento oficial com foto ou sua cópia autenticada. Esse documento pode ser o RG, a carteira de habilitação, a carteira de trabalho, o passaporte etc.

Quais são os documentos necessários para viagens corporativas internacionais?
Saindo do Brasil, no entanto, podem ser exigidos alguns documentos diferentes, dependendo do destino da viagem. Pode ser necessário apresentar, por exemplo:

Documento original com foto
Caso a viagem seja para algum país do Mercosul ou qualquer outro que tenha acordo de viagem com o Brasil - como Argentina, Equador, Chile, Uruguai e Bolívia - é necessário apresentar apenas o RG.

Passaporte
Em outros países, é sempre necessário levar um passaporte que esteja em dia. Passaportes vencidos, corrompidos ou até mesmo próximos da data de validade são recusados e o funcionário é impedido de embarcar. O funcionário deve conferir com antecedência se o documento está em dia.

Visto
O visto de viagem também é exigido em alguns países. Ele é o documento que mostra que o viajante tem autorização para entrar no país e exercer suas atividades. Por isso, existem vistos de turismo, de estudante, de trabalho, entre outros tipos. No planejamento de viagens corporativas, é muito importante verificar qual tipo de visto é necessário.

Alguns países exigem visto em qualquer circunstância, como é o caso dos Estados Unidos e do Japão. Em outros, no entanto, é possível ficar sem visto por determinado período de tempo, como 30, 60 ou 90 dias.

Lembre-se de que se o voo faz escala em algum país, é possível que seja necessário tirar um visto de trânsito. Consulte o Ministério das Relações Exteriores para ter certeza e não correr o risco de perder a viagem.

Quais outros documentos podem ser exigidos?
Existem alguns casos especiais em que é preciso apresentar mais documentos. Por exemplo, se a funcionária viajante estiver grávida de mais de 26 semanas, é preciso preencher uma declaração de responsabilidade fornecida pela companhia aérea. A partir da 32º semana, é necessário apresentar também um atestado médico.

Se você tiver alguma dúvida quanto à documentação do funcionário, confira o site da companhia aérea ou entre em contato para tirar dúvidas o quanto antes. Não arrisque chegar no dia da viagem sem ter tudo o que é necessário.

Quando é preciso apresentar carteira de vacinação?
No site da ANVISA você pode encontrar a relação de países que exigem a apresentação da carteira de vacinação, além das vacinas necessárias para casa um. Por exemplo, para alguns países da África e da Ásia, é necessário tomar a vacina da febre amarela. Como as vacinas têm um período de incubação, é importante que a empresa planeje tudo para o funcionário tomar a vacina pelo menos um mês antes da viagem.

Como podemos ver neste material, duas coisas são muito importantes na hora de organizar os documentos das viagens corporativas: antecedência e planejamento. Quem planeja a viagem na empresa deve saber quais são os documentos necessários e ajudar o funcionário a atualizá-los e separá-los bem antes da viagem.

A política de viagens corporativas deve discriminar quais são os documentos necessários para que todos estejam cientes do que devem levar nos deslocamentos que fazem pela empresa. Informação e organização são essenciais!

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