Como a antecedência das suas compras de viagens corporativas pode influenciar na redução de custos

O planejamento de compras de viagens corporativas é essencial para que a empresa reduza gastos, que muitas vezes, podem ultrapassar outras despesas do empreendimento e influenciar na planilha financeira. Por conta disso, muitas empresas podem deixar de realizar importantes viagens que poderiam trazer mais lucro e visibilidade no mercado, destacando-se da concorrência.

E como a visita pessoal ainda pode fazer muita diferença na hora de fechar contratos importantes, é preciso repensar a forma como as empresas adotam suas políticas de viagem. A ideia é reduzir custos, mas sem perder a produtividade.

No conteúdo de hoje você descobrirá que comprar alguns itens com antecedência pode ser a chave para uma viagem corporativa produtiva e sem sustos.

As categorias de passagens aéreas podem ficar mais baratas
Se a empresa se planejar e comprar as passagens aéreas com a antecedência correta, são grandes as chances dela realizar um bom negócio e ainda, adquirir bilhetes com tarifas que permitem trocas ou cancelamentos com um valor reduzido ou até mesmo gratuito ‒ o que faz toda a diferença caso algum imprevisto aconteça.

Mas tenha cuidado quando o assunto for “antecedência”: comprar muitos meses antes da data pode fazer com que você pague muito acima do valor normal. Em geral, estima-se que a média ideal para a compra pelos melhores preços gira em torno de 30 a 20 dias de antecedência, de acordo com o destino.

Também tenha cuidado com promoções relâmpagos que não mostram impostos e taxas, pois podem causar grandes surpresas na hora do fechamento da compra.

Por isso, pesquise muito e não deixe de realizar constantemente o comparativo de preços de voos e, sempre que possível, ter datas flexíveis e em períodos de baixa temporada. Outro fator é em relação a conexões, que podem baratear as passagens ‒, mas, por outro lado, avalie se vale a pena o custo-benefício por conta do tempo e do cansaço do viajante.

Você economiza tornando-se cliente de determinados prestadores de serviço
É a chamada fidelização. Se a empresa já utiliza os mesmos prestadores de serviços para hospedagem, aluguel de carro e companhias aéreas, vale a pena negociar descontos para as compras de viagens corporativas.

E caso queira mudar de prestadora de serviço, também tente negociar parceria para a obtenção de descontos e créditos para as próximas utilizações. Mas mesmo assim, não deixe de procurar por promoções em outros locais, pois muitas vezes, elas valem mais a pena do que as tarifas da fidelização.

Os custos podem ser reduzidos com a revisão das políticas de viagem da empresa
Políticas de viagem bem definidas podem reduzir significativamente as despesas com as viagens e aperfeiçoar o planejamento delas.

Afinal de contas, se as viagens fazem parte dos custos para se manter o empreendimento, algumas regras podem ser repensadas. Exemplos:

O tempo mínimo de antecedência para se comprar as passagens podem ser revistos. Isso porque destinos internacionais e nacionais podem ter períodos diferentes de promoções.
Definir um valor limite para despesas com diárias, alimentação e alugueis de carro.
Optar por hotéis próximos ao local da visita para economizar com transporte.
Contratar uma agência especializada em viagens corporativas traz um bom custo-benefício à empresa
As agências especialistas nesse segmento podem ir além do oferecimento de pacotes e prestarem uma verdadeira assessoria à empresa quanto ao planejamento do destino e à definição e revisão das políticas, para que estejam de acordo com os interesses do empreendimento.

Dessa forma, o processo é facilitado e os gestores podem entregar relatórios ainda mais detalhados e aperfeiçoados. Além disso, algumas dessas empresas possuem convênios com companhias aéreas, hotéis e outros serviços, o que pode tornar a viagem corporativa ainda mais em conta.

A tecnologia é outra grande aliada dessas empresas, que disponibilizam aplicativos para o gerenciamento da viagem em todas as suas etapas, tornando toda a organização mais prática.

As compras de viagens corporativas não devem deixar de fazer parte da rotina de empresas que querem crescer e se destacar no mercado. Portanto, o planejamento continua sendo essencial para que tudo se torne econômico e sem perder o alcance das metas de crescimento do negócio.

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