Quanto tempo sua equipe perdeu esta semana buscando uma apólice específica em meio a pilhas de papéis? Para quem atua no mercado de seguros, o gerenciamento eletrônico de documentos não é mais opcional – é essencial.
Entre riscos de extravio, arquivos desorganizados e apreensão quanto à segurança das informações, o modelo tradicional se tornou um grande obstáculo ao crescimento das corretoras.

Neste artigo, você vai entender como implementar o gerenciamento eletrônico de documentos na sua corretora e descobrir como as soluções da Quiver by Dimensa tornam essa transformação simples, segura e acessível.

O que é gerenciamento eletrônico de documentos?

O gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é um sistema que substitui papéis por arquivos digitais organizados, permitindo armazenar, encontrar e compartilhar documentos em poucos segundos.
Para corretoras de seguros, o GED significa acesso rápido a apólices, propostas, sinistros e informações dos clientes – tudo em uma plataforma digital acessível de qualquer lugar.

Na prática, o GED funciona como um arquivo inteligente na nuvem. Os documentos são digitalizados ou criados diretamente em formato digital e organizados automaticamente por tipo, data, seguradora, cliente ou número da apólice.
Quando surge a necessidade de consultar um documento, basta digitar uma palavra-chave para encontrá-lo instantaneamente.

A diferença para o modelo físico é enorme: o GED elimina dependência de espaço, reduz falhas humanas e oferece segurança reforçada, evitando perdas, deterioração ou acidentes que comprometam arquivos importantes da corretora.

Por que sua corretora precisa de um GED?

A digitalização total já é uma realidade no mercado de seguros, e corretoras que continuam operando com papel enfrentam atrasos, custos altos e maiores riscos de falhas.

Desafios das corretoras sem GED

Sem um sistema eletrônico, a corretora vive sob o risco de perder documentos essenciais, enfrentando problemas jurídicos e desgaste com clientes.
Além disso, colaboradores podem gastar até 2 horas por dia procurando documentos em arquivos físicos – um desperdício que compromete produtividade e atendimento.

A segurança também é limitada. Documentos em papel estão vulneráveis a incêndios, enchentes, extravio e acessos indevidos, sem rastreamento ou controle.

Benefícios imediatos do GED

Ao implementar o GED, a corretora ganha acesso instantâneo aos documentos, aumenta a segurança com criptografia e backups e reduz drasticamente o espaço físico destinado a arquivos.
O resultado é economia, agilidade no atendimento e maior confiabilidade nas operações.

Os 4 passos essenciais da gestão de documentos

Com um processo estruturado, a adoção do gerenciamento eletrônico de documentos se torna simples e eficaz. Os principais passos são:

1. Captura e digitalização

Digitalizar documentos e registrar arquivos digitais é o primeiro passo. Apólices antigas, propostas e e-mails passam a integrar um único ambiente seguro.
Com soluções modernas como as da Quiver by Dimensa, essa captura acontece de forma contínua e automática.

2. Organização e indexação

A digitalização só funciona quando acompanhada de indexação inteligente.
Cada documento recebe etiquetas como tipo, seguradora, cliente e data, facilitando buscas e padronizando fluxos.

3. Armazenamento seguro

O GED utiliza servidores seguros com criptografia avançada e backups automáticos.
Assim, mesmo que computadores quebrem ou ocorram incidentes na corretora, todos os documentos permanecem intactos.

4. Acesso e compartilhamento controlado

O sistema define quem pode visualizar, editar ou compartilhar documentos.
Corretores acessam apenas suas carteiras, gestores têm visão completa e o time administrativo opera de acordo com suas atribuições.

Como a Quiver by Dimensa transforma sua gestão documental?

A Quiver by Dimensa desenvolveu soluções específicas para o mercado de seguros, permitindo que corretoras modernizem sua gestão documental com eficiência e segurança.

Soluções em Gestão Quiver by Dimensa

As soluçãoes em gestão Quiver by Dimensa integram todas as operações da corretora em uma única plataforma, onde o GED funciona junto com módulos de atendimento, comissões, gestão de clientes e renovações. Ao acessar um cliente, todos os documentos, comunicações e históricos aparecem automaticamente.

Diferenciais exclusivos para corretoras

O grande diferencial da Quiver by Dimensa é unir tecnologia avançada com facilidade de uso.

O que torna a Quiver única é a combinação de tecnologia avançada com simplicidade de uso. A interface intuitiva permite que qualquer membro da equipe domine o sistema rapidamente, sem necessidade de treinamentos extensos. 

Além disso, o gerenciamento eletrônico de documentos da Quiver oferece recursos exclusivos como OCR (reconhecimento de texto) que permite buscar palavras dentro de documentos digitalizados e integração direta com seguradoras parceiras.

Corretoras que implementaram as soluções Quiver relatam resultados impressionantes. Uma corretora de São Paulo reduziu em 80% o tempo de atendimento ao localizar documentos instantaneamente. 

Outra, do interior paulista, eliminou completamente o arquivo físico, economizando R$ 3.000 mensais em aluguel. Mais importante: todas reportam aumento na satisfação dos clientes, que agora recebem informações e documentos em minutos, não em dias.

O gerenciamento eletrônico de documentos não é mais o futuro – é o presente das corretoras de sucesso. Com as Soluções em Gestão Quiver, sua corretora elimina desperdícios, aumenta a segurança e impressiona clientes com agilidade profissional.

Conclusão

O gerenciamento eletrônico de documentos é uma das transformações mais importantes para corretoras que desejam crescer com segurança, eficiência e agilidade.
Com as soluções da Quiver by Dimensa, sua corretora elimina desperdícios, reduz riscos e se destaca pela excelência no atendimento.

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