O RH digital ou RH 3.0 é responsável por transferir os processos manuais do RH e conectá-los a plataformas digitais que possibilitam uma gestão de pessoas e processos mais eficiente. Mas antes de mergulhar no RH Digital é importante entender que, assim como a indústria passou por um processo de transformação digital , a área de recursos humanos também está passando por uma evolução de processos e metodologias que hoje está compreendida dentro do que chamamos de RH 4.0. Entenda a diferença de cada fase:

• RH 1.0

Responsável exclusivamente por resolver burocracias entre empresa e empregado, garantindo a conformidade da lei.

• RH 2.0

Entende a importância das pessoas como parte da estratégia para sucesso e crescimento.

• RH 3.0

Utiliza plataformas digitais para gerir pessoas e processos de RH de forma eficiente e mais assertiva.

• RH 4.0

Sincroniza tecnologia, estratégia da organização e gestão de pessoas, utilizando plataformas integradas que fornecem dados em tempo real e modelos preditivos para toda de decisão.

Em uma pesquisa feita pela Convenia, identificamos que mais de 40% das empresas brasileiras operacionalizam suas rotinas de RH e Departamento Pessoal sem usar plataformas digitais. Isso acontece porque até então era possível fazer gestão de pessoas com processos manuais, de uma forma muito burocrática, mas ainda assim possível. Porém passamos por uma crise mundial, em que do dia para noite empresas do mundo todo adotaram o modelo de trabalho remoto que acelerou o processo de digitalização de todas as áreas dentro das empresas e ficou impossível fazer gestão com controles manuais, principalmente nas áreas mais afetadas - as de recursos humanos e departamento pessoal.

Se identificou com essa situação continue lendo este artigo, será falado sobre os pontos mais importantes do processo de digitalização do RH, quais são as rotinas que podem ser alteradas e claro, por onde começar.

Por que agora é o momento para implementar o RH 4.0?

A indústria 4.0 com a internet das coisas, big data, wearables, computação em nuvem, aplicativos e plataformas, já ocupou tanto espaço no nosso cotidiano que é quase impossível viver sem estar conectado.

A conectividade permite uma vida mais confortável, produtiva e organizada. Na vida organizacional isso não é diferente, hoje todas as áreas da empresa podem trabalhar de forma integrada, utilizando plataformas que conectam o ecossistema empresarial e automatizam a gestão burocrática, aumentam a produtividade, diminuem o impacto ambiental entre outras diversas vantagens.

Agora imagine a área de recursos humanos desconectada, trabalhando em planilhas e até mesmo com arquivos físicos. Entre os principais problemas podemos listar:

• Atraso no envio dos documentos de admissão;

• Atraso ou falta de envio de holerites;

• Pagamento de férias dobradas;

• Informações desatualizadas no eSocial;

• Documentos dos colaboradores desatualizados.

A área de recursos humanos hoje é considerada a mais estratégica da empresa e, sem processos bem definidos, dados atualizados e plataformas digitais com tecnologia de ponta não é possível contratar e reter talentos essenciais para que a operação funcione e, consequentemente, a organização atinja seus objetivos.

Outro indicador que mostra que agora é a hora de digitalizar o seu RH é a adesão do trabalho remoto em larga escala, como citado anteriormente. Se ainda era possível fazer algum processo manual, daqui para frente será impossível. Pense no problema mais grave que pode acontecer: vazar dados dos colaboradores. Como você controla isso se não tem um software em nuvem com controle de acesso e segurança de dados?

Ou pense em problemas mais simples, como está sendo distribuindo os holerites que anteriormente eram em papel? Não entregar o holerite para o colaborador é uma grave falta de transparência.

Quais rotinas de RH podem ser feitas 100% online?

Se você nos acompanhou até aqui, já deve saber a resposta. Todas as rotinas de RH e departamento pessoal podem ser feitas 100% online e essa é a ideia do RH 4.0. Pense na jornada completa do colaborador dentro da empresa:

• Recrutamento e seleção;

• Onboarding;

• Admissão;

• Ongoing;

• Desligamento.

Muitas startups desenvolvem sistemas que podem ser integrados para que você automatize esses processos. A Convenia, por exemplo, integra com softwares de R&S onde após o recrutamento se pode fazer a admissão 100% online pelo sistema, inclusive com assinatura digital de contrato e posteriormente gerir todos os processos relacionados ao colaborador durante o ongoing até o desligamento também 100% digital.

Como começar a migração do RH analógico para o 4.0

Antes de qualquer coisa, é essencial que entenda que utilizar planilha não caracteriza um RH digital , na maior parte dos casos ela mais atrapalha e gera retrabalho do que, de fato, ajuda. Caso ainda use planilha, confira esse passo a passo para revolucionar a sua gestão de pessoas e alcançar um patamar rumo ao RH 4.0:

• Mapear todos os processos manuais do DP e RH

Considere todos os processos e estratégias que são importantes para a sua empresa, podem ser muitos e vai depender de cada empresa, mas os principais são: R&S, admissão, controle de dados, atualização de documentos, gestão de férias, distribuição de holerites, gestão de benefícios, avaliação de desempenho e treinamento e desenvolvimento.

• Pesquisar plataformas em nuvem que atendam a sua demanda

Existem soluções para todos os tipos de empresas, operações e segmentos de mercado. Ao pesquisar plataformas considere o número de funcionários que você tem e as particularidades do seu processo.

• Migrar seus controles manuais e planilhas para plataformas digitais

Algumas empresas fornecem o serviço de parametrização da plataforma e importação de dados como a Convenia. Mas caso a empresa contratada não forneça esse serviço, tenha em mente que será necessário organizar o seu banco de dados atual. Isso é necessário para que no futuro economize muito tempo e dinheiro.

• Capacitar seu time para utilização das novas plataformas

Esse também é um serviço comum que muitas empresas oferecem, a Convenia, por exemplo, tem um portal de videoaulas para capacitar seu time sempre que entrar uma pessoa nova na equipe.

Não adie mais a transformação digital do seu RH. Ela será essencial para o sucesso da sua empresa e dos indicadores da sua área.

SOBRE A CONVENIA:

Fundada em 2012 pelos sócios Marcelo Furtado, Rodrigo Silveira e Anderson Poli, a Convenia é uma HRTech com soluções voltadas para otimização de tempo e custos de pequenas e médias empresas. O objeto é de trazer alta tecnologia para o setor de RH, de forma acessível e prática, economizando tempo das empresas com rotinas operacionais e destinando-o para as pessoas. Atualmente, os produtos abrangem folha de pagamento, contratação e gestão de benefícios e departamento pessoal, onde se pode gerir todos os funcionários em um sistema em nuvem.