Primeiro é importante entender que “Processo” é toda sequência de atividades que objetiva um resultado específico, como vender, desenvolver um novo produto ou pagar contas. Quando o processo é consistente, claro e conhecido na empresa, todos saem beneficiados. O primeiro motivo para investir na otimização dos processos, é a razão de que por meio dela é que os objetivos podem ser alcançados. Logo, sem processos bem definidos, fica ainda mais difícil alcançar as metas ou objetivos em curto e longo prazo.

É preciso destacar, também, que processos claros eliminam uma série de conflitos, erros e problemas ao longo do expediente. É possível ter profissionais mais alinhados, reduzir o desperdício de materiais, assim como acidentes no trabalho. Por fim, deve-se destacar que a melhoria nos processos é proporcional ao aumento de produtividade. Cerca de 17 horas do expediente são improdutivas em uma semana de trabalho, segundo pesquisa feita pela Microsoft. Com processos bem delineados, é possível reduzir drasticamente esse número.

De acordo com Haroldo Matsumoto, sócio-diretor da Prosphera Educação Corporativa, consultoria multidisciplinar especializada em gestão de negócios, para melhorar os processos em uma empresa é importante identificar gargalos, aspectos que interferem diretamente no desenvolvimento das atividades. É perfeitamente possível que o “gargalo” do processo esteja em máquinas antigas, métodos obsoletos de produção ou, ainda, no meio ambiente — desprovido de condições para laborar com qualidade. Cada gestor deve fazer sua análise.

O especialista orienta que há diversas maneiras de otimizar processos na empresa, devendo-se, em primeiro lugar, realizar um diagnóstico para identificar a causa-raiz da ineficácia. Uma medida comum é a melhoria da comunicação interna. Outra medida seria a aplicação de tecnologias de automação, substituindo o trabalho manual pelo de máquinas. Isso já pode ser feito com o atendimento, análise de resultados e até alguns serviços de marketing. Além de tudo, é preciso manter a equipe capacitada, isto é, competente para desempenhar suas tarefas diárias com maestria.