Quem viaja constantemente a trabalho sabe que o surgimento de imprevistos na agenda – ainda mais frequentes por conta das restrições na pandemia – são situações comuns. E com remarcações ou cancelamentos, outra dor de cabeça é frequente: a gestão do bilhete não voado, que em muitos casos se torna um prejuízo para a empresa.

Como garantir que os créditos das passagens aéreas canceladas sejam utilizados ou que os devidos reembolsos sejam solicitados dentro do prazo estabelecido pela companhia aérea?

De acordo com o consultor Maurício Paganotto Carvalho, da T&E Consulting, 10 em cada 10 auditorias realizadas pela empresa identificam este problema. “Esse gap relacionado ao custo da passagem aérea comprada e não voada acontece por algumas questões que podem ser tratadas através da aplicação de tecnologia e automação na rotina de tratamento dessa situação, além de mais transparência na própria política de viagem da empresa”, avalia.

Além da falta de alinhamento de responsabilidades entre as TMCs (agências especializadas em viagens corporativas), equipe de gestão interna e viajantes sobre o bilhete, a falta de monitoramento da validade é outro problema comum. E é neste cenário que crescem as buscas por soluções de automação, como é o caso das oferecidas pela Paytrack, empresa brasileira que oferece uma plataforma all-in-one para a gestão das viagens corporativas.

“Identificamos, junto aos nossos clientes, que a falta de visibilidade é um problema muito comum e com frequência acarreta perdas financeiras significativas. Sem um banco de bilhetes automatizado, que promova uma gestão transparente de vencimentos e resgates, o impasse só tende a crescer”, diz Daniele Amaro, CEO da Paytrack.

Um exemplo de otimização da gestão de viagens é a do grupo de engenharia mecânica e siderúrgica John Cockerill. Após a identificação de desafios durante auditoria interna, a companhia passou por um processo de automação da gestão de viagens corporativas. Com a conciliação de despesas e o controle de informações relacionadas às viagens, incluindo validades e causas de bilhetes não voados, a companhia atingiu um percentual superior a 90% das despesas realizadas dentro das políticas de viagens.

“O bilhete não voado pode se tornar uma dor de cabeça muito grande para a empresa, porque além do desperdício financeiro, tem o tempo despendido na compra, no cancelamento ou reagendamento para, no fim, ser perdido por conta de um vencimento não monitorado. Em empresas com centenas de viajantes, o montante de desperdício é exorbitante”, salienta a executiva da Paytrack.

Para o consultor Mauricio Paganotto, a automação é, cada vez mais, a melhor saída para a otimização dos recursos relacionados às viagens corporativas.

“Como recomendação, indico que a empresa procure um fornecedor com processos bem definidos que possa auxiliá-lo de ponta a ponta, de preferência eletronicamente, que apresente relatórios periódicos atualizados e de qualidade”, finaliza.