Adotar um software para otimizar os processos da empresa pode significar redução de custos. A otimização permite a identificação de falhas, eliminação de desperdícios e de quedas de desempenho e o gerenciamento de recursos mal-empregados para outras áreas. Os softwares de planejamento e gestão, por exemplo, foram desenvolvidos para organizar funções, tarefas recorrentes e cronogramas, evitando o retrabalho e automatizando ações repetitivas.

“Os softwares contam com mecanismos inteligentes que otimizam processos. Dessa maneira pode-se otimizar o cumprimento de demandas e a simultaneidade de funcionalidades. Tarefas complexas passam a ser desempenhadas com simplicidade e a rotina da empresa é facilitada”, explica a CEO da desenvolvedora de softwares Ellevo, Irene Silva. A empresa é referência nacional no desenvolvimento de soluções em tecnologia para gestão de atendimento e serviços, automatização de processos, help desk, service desk e serviços compartilhados, com os sistemas Plataforma Ellevo e Ellevo Next.

Um programa pode automatizar tarefas repetitivas, assim permitindo que um funcionário esteja livre para desempenhar outras atividades, como por exemplo, realizar mais atendimentos. Como consequência, aumenta-se a produtividade. “As pessoas passam a se dedicar de fato a tarefas importantes e inovadoras que irão possibilitar o avanço estratégico do negócio, já que agora não terão mais que se preocupar com as tarefas que foram automatizadas”, destaca Irene.

Existem soluções que disponibilizam a gestão e acompanhamento das demandas. “Este processo facilita a organização das equipes e de seus gestores proporcionando um atendimento ágil, monitorado e munido de informações”, informa Irene.

Um outro exemplo é quanto à gestão de estoque. “Ter muitos produtos acumulados significa dinheiro parado, porém em uma quantia reduzida significa que o atendimento ao cliente pode ficar comprometido. Um gerenciamento eficiente irá encontrar a quantidade perfeita para se ter, sem comprometer o capital de giro e o atendimento”, alerta.

Irene explica que um outro ponto positivo é quanto a manter um histórico do que já foi realizado. “Os softwares podem manter os atendimentos e tarefas registradas, aumentando a agilidade da equipe. A Ellevo, por exemplo, desenvolve várias soluções que ajudam a otimizar processos, entre elas está a Plataforma Ellevo cujo desempenho equivale ao de 20 softwares diferentes. A plataforma é robusta e cheia de funcionalidades para gestão de atendimento, automatização de processos, help desk, service desk e centro de serviços compartilhados. Ela permite a automatização de processos, evita a perda de perda de informações e documentos e também falhas por processos manuais”, acrescenta.

Por fim, os softwares para a otimização de processos podem também gerar métricas e relatórios sobre o desempenho da equipe e do relacionamento com os clientes. Essas informações são reunidas em um dashboard, que é um painel visual. Irene cita como exemplo o Ellevo Next, software que reúne soluções para help desk e service desk. “O software permite a automação dos processos, facilita o atendimento ao cliente interno e externo; contribui para melhoria contínua das rotinas da empresa; automatiza atividades. O sistema possibilita que sejam realizados atendimentos por vários canais, com a integração dos processos”.