Desde 2020, os desafios de implementar um ERP transcenderam questões técnicas e de mudança organizacional já conhecidos, pois a preparação e estruturação da equipe de projeto em um cenário de distanciamento social surgiu como novo fator crítico e limitante. A maioria das atividades no Projeto SAP Raiz da Lavoro foi iniciada remotamente e migrou para o formato presencial, com parte da equipe no híbrido, revezando entre presencial e remoto; enfim, todos tiveram que se adaptar, equipe de projeto e áreas de negócio. A pandemia trouxe mudanças significativas e, em um curto prazo de tempo, a forma de gerir o projeto, as interações com a organização e seus colaboradores precisaram ser reinventadas.

De acordo com o gerente de mudanças da Gateware, Ariel Kollross, que esteve à frente da Gestão de Mudanças (GMO) na Lavoro, a prontidão para a mudança exige ajustes e maior disciplina operacional dos colaboradores, que conviviam com processos mais informais. “Estamos passando por um salto de progresso e transformação organizacional, o que deve levar a um novo mindset digital. Os projetos SAP refletem diretamente na transformação organizacional e cultural das empresas, e, no caso da Lavoro, tínhamos uma implementação desafiadora do sistema SAP S/4HANA, o cronograma final resultou em 10 meses até o go live para um grupo de nove empresas do segmento de distribuição de insumos agrícolas, com mais de 120 filiais e 1 mil usuários finais capacitados entre SAP e Salesforce”, relata.

O go live foi realizado em 5 de julho com sucesso e consolidou alterações profundas de políticas comerciais, com novas regras de negócio e padronizações em procedimentos operacionais que tinham como objetivo controlar os processos core do grupo, elevando o padrão de qualidade da informação, por meio da consolidação em uma única base de dados.

Segundo Kollross, além da implementação do SAP S/4HANA, que incluiu o módulo de ACM para a gestão de commodities com melhorias de alta complexidade para o controle do processo Barter, também foram realizadas integrações com outros sistemas especialistas, entre eles, o Salesforce, este último implementado em apenas três meses já integrado ao SAP para a equipe de vendas. “Para o GMO, o principal pilar foi preparar e motivar a equipe de key users para assumir o desafio e período de alta concentração de atividades, que vem somado à pressão final para a entrega da validação das soluções, preparação do material e execução dos treinamentos para multiplicadores e usuários finais. Essa capacitação dos usuários foi realizada parcialmente no formato presencial para os multiplicadores, áreas corporativas e Centro de Serviço Compartilhado, porém o grande volume de usuários que estavam concentrados nas equipes comerciais e operações nas filiais no modo remoto”, contextualiza o gerente.

Ele ainda acrescenta que o maior desafio para o GMO estava relacionado ao engajamento e prontidão das equipes das filiais de vendas, uma vez que o salto de transformação digital e formalização do registro das informações trariam grande impacto cultural para as equipes. “Mas, mesmo diante das dificuldades do dia a dia, uma comunicação assertiva e engajamento das lideranças proporcionaram uma visão positiva da mudança, com superação das barreiras, que incluíam resistência às mudanças – inevitáveis para qualquer negócio que necessita de bases sólidas para crescer e agregar valor ao cliente que, no caso da Lavoro, é o produtor rural”, esclarece.

Engajamento da equipe reflete na adoção efetiva de novas tecnologias

O gerente de mudanças da Gateware faz uma analogia sobre a importância das pessoas nos projetos de tecnologia e transformação digital: “assim como as leis precisam ser respeitadas e cumpridas, as soluções tecnológicas necessitam do engajamento das pessoas que fazem parte do negócio. É a equipe que ajusta os processos e adota positivamente a transformação digital, como fator de promoção profissional e alavancagem de melhoria para a empresa. A implementação de novos projetos requer comprometimento e disciplina. Caso contrário, a tecnologia pode acabar em desuso ou até ser rejeitada. Nesse sentido, o engajamento de todos os níveis da gestão e alinhamento de expectativas, começando pelo Sponsor do Projeto, passando pela Diretoria e média gerência até sensibilizar o usuário final é pilar fundamental na adoção das novas tecnologias e transformação organizacional”, finaliza.

Para Dannia Guedes, diretora responsável pela área de infraestrutura, tecnologia e centro de serviços compartilhados da Lavoro, a realização desse projeto era prioridade. Contou com um time parceiro, envolvido e focado em proporcionar a transformação necessária para a empresa. “A entrega foi maior do que imaginávamos e um marco construído pelas pessoas que fazem o dia a dia da Lavoro. É inacreditável como a equipe se engajou, e o que sempre digo é: quem conhece o sistema são as pessoas que trabalham nele, e cada uma precisa ser valorizada. Nesse sentido, o GMO foi essencial”, acrescenta.

Ainda segundo Dannia, o time focado em olhar para as mudanças e novos procedimentos fez a diferença em todo o processo. “Recomeçamos não só com um novo sistema, mas com a certeza de que estamos em transformação. É claro que os desafios existiram, mas eles trouxeram aprendizados para os novos projetos que surgirão. Esse é o início de uma evolução que busca melhorias constantes e tem pessoas engajadas no centro”, completa.

Sobre a empresa – Focada em tecnologia e inovação, a Gateware foi fundada em 2000. Com matriz localizada em Curitiba, no Paraná, também possui unidades em São Paulo, Rio de Janeiro, Argentina e EUA. Atualmente, possui 80 funcionários e atua em quatro suites: GW Value Strategy (PMO Gestão de Projetos e GMO Gestão de Mudanças), GW Outsourcing (Alocação e Hunting de Profissionais de TI), GW Solution (Aplicativo LivID que realiza Prova de Vida e Recadastramento Digital por meio do reconhecimento facial e inteligência artificial) e GW Labs (Fábrica de Softwares Multiplataforma). Seu mais novo produto é o app LivID, que foi desenvolvido pela Bexpo, startup recém-adquirida pela provedora de soluções em tecnologia.