O mercado está muito mais competitivo e as pequenas e médias empresas precisam buscar diferenciais para crescer, se destacar e atrair mais clientes. Um fator essencial para a transformação de uma empresa é o investimento em tecnologia, modernizando seus sistemas de gestão para ter mais eficiência nos processos e também criar uma relação mais próxima e direta com os consumidores. Uma pesquisa realizada pelo Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) mostrou que, em 2018, 71% das pequenas e médias empresas brasileiras não usavam nenhum tipo de software para fazer a gestão do negócio e 41% ainda recorriam ao caderno para fazer o controle financeiro.

“Esse foi o cenário pré-pandemia. Infelizmente, muitos desses negócios acabaram não resistindo justamente por não existirem no ambiente digital, tanto no aspecto de gestão, quanto comercial”, analisa Frederico Stockchneider, diretor de tecnologia na InfoWorker Tecnologia e Treinamento, empresa que atua mercado corporativo, criando soluções em software para empresas de todos os portes.

Stockchneider explica que hoje é possível reunir diversos aplicativos e sistemas em plataformas omnichannel, um sistema de integração inteligente, que funciona através de intensas trocas de informações. Na parte administrativa de uma empresa, esse tipo de software permite, em um único sistema: fazer a contabilidade, com o controle de contas bancárias, além de receber e realizar pagamentos; controlar melhor os estoques e verificar as vendas, fornecendo uma visão precisa do que entra e sai de produtos, além da hora certa da reposição; gerir o pessoal, com verificação de horários de entrada e saída e controle do trabalho de vendedores internos e externos.

Segundo o diretor, na questão da comunicação, a automação dos sistemas pode oferecer amplas opções de contato com os clientes, como WhatsApp, redes sociais (Instagram, Facebook) e bots, que são interações automáticas por texto (chatbots) ou voz (chatbots), baseadas em inteligência artificial (IA). A aproximação maior com o consumidor possibilita respostas mais rápidas e claras, e melhor tomada de decisões. O sistema de gestão integrado ainda pode ser utilizado para melhorar as atividades de marketing e e-commerce de uma empresa. “São ações estratégicas para estreitar o relacionamento com os clientes, divulgar produtos e a própria marca da empresa”, comenta.

Com toda essa organização, Stockchneider fala que a empresa passa a ter mais capacidade de se adaptar para enfrentar imprevistos. O sistema de gestão integrado também contribui para a diminuição de erros nos processos e permite identificar os pontos que precisam ser alterados para melhorar a performance, além de reduzir custos em todos os processos, aumentando os lucros.

Mas é preciso selecionar o software que se adapte melhor aos parâmetros de uma determinada empresa. “O processo de digitalização é complexo e exige um amplo estudo do cenário da empresa. Essa análise minuciosa é importante tanto para compreender a dinâmica quanto para identificar as principais necessidades. Dessa forma, é possível elaborar um sistema de gestão para ser aplicado”, revela. “Todo investimento feito em tecnologia retorna de forma indireta, na economia que se faz em setores que antes ocorriam desperdícios de produtos ou de mão de obra”, observa.

Ele destaca que um software desenvolvido exclusivamente é um grande diferencial para uma empresa, um passo importante na organização dos processos, garantindo mais praticidade ao dia a dia. “Um software personalizado é um investimento em agilidade e produtividade, significa precisão na execução de atividades diárias. Evitam também o pagamento por sistemas desnecessários, o que resulta na economia de recursos financeiros e humanos”, confirma o diretor.

A InfoWorker é parceira da Microsoft e utiliza os aplicativos e softwares da empresa como base para soluções oferecidas a seus clientes. Uma das ferramentas trabalhadas é o Microsoft Power BI, um serviço de análise de negócios que fornece visualizações interativas e recursos de inteligência de negócios, com uma interface simples para que os usuários finais criem os seus próprios relatórios e dashboards (painéis personalizados com informações). Outro software é o Microsoft SharePoint, uma plataforma usada na criação de portais e intranets empresariais.

Para Stockchneider, um sistema de gestão informatizado e integrado pode contribuir muito para o crescimento de pequenas e médias empresas, pois permite uma visão muito mais abrangente do negócio, fator essencial para a tomada de decisões estratégias ou correções de rumo. “Com o uso da tecnologia, é possível definir melhor ações futuras em diversas áreas, projetando um crescimento mais seguro para qualquer tipo de empresa”, afirma.