Mais de um ano após o início da pandemia e com o semestre letivo pela frente, as instituições de ensino superior intensificaram os investimentos em tecnologia, impulsionadas pelas exigências do Ministério da Educação (MEC) e as restrições impostas pelo distanciamento social. Muitas faculdades já contam com sistemas totalmente automatizados e digitais, garantindo maior segurança, agilidade e economia. É o caso da capixaba Multivix, presente no Espírito Santo e com 300 polos em todo o país, ela digitalizou seus processos e conseguiu reduzir em 80% o tempo para conclusão das matrículas de novos alunos, passando de 15 para três dias.

Com 40 mil alunos em educação presencial e EAD, a instituição de ensino também deixou de imprimir os novos contratos, reduzindo significativamente o uso de papel. "Por sermos pioneiros na digitalização, quando começou a pandemia já tínhamos todo o processo de matrícula 100% digital e o aluno não precisava ir até a instituição para começar ou continuar os estudos, enquanto que muitas instituições tiveram que parar seus processos de matrículas e captações", comenta Alessandro Ventorin, gestor corporativo de tecnologia da informação e comunicação da Multivix.

O que está por trás desses resultados é a tecnologia. A instituição implementou o Ábaris, software desenvolvido pela Stoque, empresa de automação inteligente e digitalização de processos e documentos, que funciona como Secretaria Acadêmica Digital (SeAD). A plataforma digitaliza todo o acervo acadêmico, como documentos e histórico dos alunos e professores, e permite realizar a gestão documental de toda a instituição.

Ventorin explica que antes era preciso receber os documentos físicos dos alunos e enviá-los em malote para a validação na sede da instituição, o que demorava cerca de 15 dias para efetivar a matrícula. "Hoje, a captura ocorre 100% digitalmente, ou seja, o aluno envia os documentos pelo sistema online, que são validados por uma equipe de BackOffice de secretaria, e a matrícula é concluída em até três dias".

Além da eficiência e agilidade do processo, a Multivix parou de imprimir contratos e também já digitalizou o acervo físico, obedecendo a determinação do MEC. Segundo o Decreto 9.235/2017 e as Portarias 315/2018 e 332/2020, as Instituições de ensino superior precisam ter todos os documentos acadêmicos em formato digital até abril de 2022. "No início do processo, tínhamos 30 mil pastas de documentos de alunos, que ainda mantemos no arquivo físico, mas paramos de aumentá-lo, trazendo uma economia de espaço e tempo muito significativa. Atualmente, já temos mais de 60 mil pastas digitalizadas”, comenta.

Integração com ERP e assinatura digital

A plataforma de automação também permite integração com os sistemas de gestão próprios das instituições (ERPs) e oferece a assinatura digital. Todo o processo, desde o envio de documentos, validação e assinatura, ocorre de forma integrada com os ERPs. O software Ábaris SeAD, por meio de APIs, acessa os novos contratos gerados pelo ERP, encaminha-os por e-mail para os responsáveis financeiros, que conseguem assinar o contrato digitalmente pelo computador ou celular e esse documento é atualizado dentro das plataformas.

De acordo com Stéfano Santos, diretor comercial da Stoque, a plataforma permite um acesso rápido e fácil graças ao sistema em nuvem. "Todos os dados ficam armazenados em nuvem e podem ser acessados pela internet, permitindo maior escalabilidade. Além disso, desenvolvemos APIs também em nuvem para fazer a extração das informações e a integração com as ERPs e o Portal de Assinaturas", explica. Outro benefício do sistema é a possibilidade de fazer backups sempre que precisar, incluir novos documentos e buscá-los com facilidade nos arquivos digitais.