A chegada da era digital na educação aumenta as perspectivas no processo de ensino-aprendizado. Esse processo também é um desafio para os educadores que precisam inovar e incorporar novas ferramentas para o ensino. Para lidar com essas inovações são necessários softwares de gerenciamento de documentos, uma vez que fornecem maior eficiência e segurança, como também otimiza os espaços de armazenamento de conteúdos impressos dentro das instituições.

O acervo acadêmico digital, além de obrigatório, é muito importante para o contexto educacional do país. Nos últimos anos, o Ministério da Educação (MEC) editou portarias e decretos sobre a necessidade das Instituições de Ensino Superior (IES) digitalizarem seu acervo acadêmico dentro do prazo fixado, inicialmente marcado para abril de 2020. Porém, em março do mesmo ano, a Portaria 332 prorrogou para 48 meses o prazo da virtualização de todo acervo acadêmico. De acordo com a Portaria 332, o prazo final é abril de 2022.

O gerenciamento de documentos digitais promove o crescimento do programa acadêmico e otimiza os recursos. As instituições podem se concentrar na adesão de novas matrículas, estabilidade financeira e planejamento durante todo o ciclo de ensino do aluno, desde a entrada, administração educacional, até sua qualificação, inclusive manter comunicações com ex-alunos. E, claro, a gestão de documentos também favorece os alunos, pois podem enviar documentos, solicitar serviços e acompanhar os processos de solicitações de forma online. Além de ter acesso a essas informações de forma rápida, eles podem consultar notas, frequência, situação financeira e outros dados.

Uma das vantagens para acadêmicos também é o diploma digital, instituído pela portaria 554 pelo MEC em 2019. Com ele, a perspectiva com o projeto é que até 2022 todas as Instituições de Ensino Superior do Brasil acabem com o diploma em papel e estejam emitindo o documento digital. O objetivo é modernizar o fluxo, garantindo a interoperabilidade e integridade dos dados, dar mais transparência e agilidade ao processo, e prevenir falsificação de diplomas.

Assim como os quadros inteligentes substituíram os quadros-negros e os tablets digitais substituíram os livros e cadernos, os Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (DMS) também já estão substituindo os arquivos e documentos em papel. Você consegue se lembrar do antigo processo de encontrar um livro na biblioteca antes da invenção dos computadores e da internet? Hoje, a maioria das bibliotecas foi convertida em catálogos online devido à considerável economia e eficiência. No passado, os leitores demoravam horas para encontrar um livro, mas agora eles podem encontrar centenas de acervos em questão de segundos por causa de um sistema online.

Sem depender do sistema de papel, os documentos podem ser mantidos com segurança por um longo período. Ao substituir o arquivamento em papel por documentação eletrônica, as escolas podem aliviar os gargalos do processo administrativo. Transformar documentos em papel em arquivos eletrônicos torna o manuseio e o gerenciamento mais rápido e fácil. Sem contar que, melhora a maneira com que as instituições atendam a solicitações e aprovem documentos com maior rapidez.

Assim como qualquer outro negócio, as instituições educacionais precisam ser ágeis, experientes em tecnologia e estratégicas em seus investimentos em software. Uma solução de automação sem papel é a chave para ajudar escolas e universidades a entrar no caminho certo para o gerenciamento proativo de informações e dados de maneira mais segura. É hora de as organizações de ensino mudarem de função e permitirem que os especialistas em gerenciamento de documentos os ensinem, para que possam se tornar organizações mais orientadas a tecnologia da informação de dados. Afinal, são inúmeros os benefícios que podem ser encontrados ao investir na digitalização.