Você gerencia o seu tempo?

Administrar o tempo se tornou algo totalmente indispensável e necessário. É fato que não existe formulas mágicas que irão resolver o problema da falta de tempo do dia para a noite, porém tornar habituais algumas pequenas atitudes pode ajudar a ter uma vida com mais equilíbrio e mais foco em atividades importantes.

1 - Use uma ferramenta para gerenciar seu tempo: um dos grandes vilões da improdutividade humana é a mania que as pessoas têm de guardar o que deve ser feito na cabeça, pois isso gera esquecimentos e urgências. É necessário que você escolha uma ferramenta para anotar suas prioridades e liberar sua mente para pensar e não para se preocupar com o que deve ser feito. Um caderno, agenda, celular, uma planilha ou um software, enfim, algo que formalize.

2 – Delegue: quanto mais você delegar, mais tempo livre você terá. Se a tarefa é repetida constantemente, escreva um processo, imprima e treine as pessoas para segui-lo.

3 - Coloque momentos importantes em sua semana: não deixe que os dias sejam apenas para resolver urgências e “apagar incêndios”. Comece a colocar pequenos momentos importantes em seus dias, como por exemplo, um almoço em família, pegar seus filhos na escola, praticar um esporte ou um hobby.

4 - Aprenda com suas urgências: a maioria das urgências ocorridas poderia ser evitada! Da próxima vez que algo urgente acontecer, pare e pense de que forma esta situação poderia ter sido evitada, para que ela não se repita.

5 - Seja rigoroso: Uma olhada nas redes sociais, um lanchinho mais demorado, ou uma conversa mais animada com os colegas podem atrapalhar um dia inteiro de trabalho. Se atrasar por causa de algumas dessas distrações podem fazer com que você tenha que correr para entregar algo dentro do prazo ou não se prepare tão bem quanto poderia para uma apresentação, por exemplo. Ser rigoroso com os cálculos de tempo que você estimou vai te ajudar a ter mais tranquilidade para produzir com qualidade e dentro dos prazos, além de garantir um melhor jogo de cintura se surgir qualquer imprevisto.

6 - Finais de semana são pessoais: sua família e sua vida precisam de você! Evite ao máximo utilizar seu final de semana para trabalhar. Procure desligar seu notebook, celular, esqueça a empresa. Faça passeios com a família, aproveite seu tempo com as pessoas importantes de sua vida.

7 - Mantenha seu ambiente organizado e limpo: organize seu local de trabalho e também seus pertences em casa. Estima- -se que uma pessoa gasta 40 minutos por dia localizando informações, e isso é muito tempo perdido.

8 - Controle seus e-mails: não fique com o e-mail aberto a todo o momento. É importante estipular horários e nesses períodos limpe sua caixa de entrada, movendo informações para pastas e transformando e-mails em tarefas ou reuniões.

Certamente existem inúmeros outros hábitos a serem colocados em prática para que os dias sejam mais produtivos e que a falta de tempo não seja algo corriqueiro. Como cada um tem suas particularidades nas atividades profissionais e pessoais, cabe fazer uma auto-análise e encaixar algumas ações para encontrar o equilíbrio desejado.

Eduardo Sehnem Ferro
Controller do escritório Giovani Duarte Oliveira Advogados Associados.
Contador inscrito no CRC SC-028265/O-7, Pós-graduado em Docência do Ensino Superior.