Acompanhar tarefas e garantir as entregas

O taxista estragou seu carro em um buraco na Avenida Primeiro de Junho e levou para consertar no mecânico de sua confiança. O Corpo de Bombeiros fez uma vistoria em uma fábrica de roupas no Porto Velho e identificou irregularidades, o estabelecimento acabou interditado até cumprir as normas legais e de segurança. Franquia nova de sanduíches resolveu construir uma loja no Shopping Pátio Divinópolis. O que todas essas situações têm em comum?

O TEMPO! Mais especificamente o cumprimento do prazo para que mais cedo possível cada negócio possa operar e gerar resultado.

As empresas, os negócios, as pessoas, procuram fornecedores que consigam atender no prazo seus anseios. Entregar qualidade é obrigação de todos. O preço a pagar às vezes tem pouca variação. Já vi casos que a proposta escolhida foi a que apresentou melhor prazo para conclusão e a empresa demonstrou confiança em atender os marcos do projeto.

Tempo é dinheiro, todos sabem disso e sentem no bolso quando seus empreendimentos ainda não estão rodando e gerando resultado.

Razões de atraso

Culturalmente temos o péssimo hábito de deixar para última hora. Pior ainda, não sabemos (e não queremos) planejar antecipadamente. Já tentei entender do ponto de vista das nossas incertezas econômicas, do nosso modelo social e estatal (bem paternalista), observando como foi nossa colonização e formação de povo, mas não cheguei a nenhuma conclusão plausível. Provavelmente é falta de vergonha na cara e disciplina mesmo. O empresário se sente inseguro, o cidadão não acredita no Estado, o órgão público fica na sua zona de conforto. Ao final todos perdem.

Não compreender que cada etapa de qualquer serviço ou produção tem um tempo a cumprir e que faz parte de uma complexa rede, isso pode levar a atrasos. A gente acredita e confia demais na nossa capacidade de fazer tudo na última hora, “já fizemos assim outras vezes e deu certo”. O problema é que cada obra ou projeto ou serviço é muito peculiar e único, o que por si cria uma complexidade própria.

Os atrasos acontecem porque não queremos planejar, ou não sabemos. Se não sabemos precisamos buscar o conhecimento ou a experiência com quem já vivenciou a situação outras vezes. Ficamos refratários e resistentes a ter disciplina, cumprir o combinado, fazer como foi planejado e procedimentado.

Como garantir o prazo

Para resolver o problema do atraso é fazer ao contrário. Garantir o prazo é primeiramente ter um planejamento, um combinado pelo menos. Neste planejamento teremos as datas principais dos serviços a serem realizados ou das etapas do projeto a serem entregues. Começa com algo bem simples, que caberia facilmente numa folha de papel. Podendo deve-se ampliar essa discussão com o uso de softwares de planejamento, isso para atender a complexidade do serviço ou obra a entregar.

Após uma referência, datas e planos acordados, é preciso controlar. Quem não mede acaba não gerenciando e atuando nos desvios. Isso provoca uma reação em cadeia. O atraso da compra do novo para-choque do carro do taxista, atrasa o lanterneiro que faria a pintura, que atrasa o mecânico montador e que por fim atraso o trabalho final do eletricista.

Para cumprir o prazo final primeiro é preciso acompanhar, ficar perto dos acontecimentos, o mínimo vacilo pode trazer um grande estrago. Existem tarefas que podem atrasar, vão exigir menos esforços para controlar. Outras, jamais podem se dar ao luxo de atrasar sequer 1 dia, com risco a comprometer a entrega final.

Segundo, é importante ter cartas na manga. Veja bem, disse no plural, cartas, opções para recuperar o prazo. Se um fornecedor está pisando na bola, é hora de trocá-lo. Se uma profissional não está com a produtividade adequada, vamos colocar mais outro para ajudar.

Todos ganham

Ao combinar o prazo da entrega, as entregas parciais e a forma de acompanhamento, tanto o cliente quanto os seus fornecedores têm a ganhar. O sincronismo não é fácil, mas é uma relação ganha ganha. Em um contrato onde os pagamentos são por eventos e entregas, o atraso causa prejuízo financeiro. Por isso se o esforço é comum, o empenho do sucesso será compartilhado.

O taxista volta a rodar com seu carro e a faturar. A fábrica de roupas e os funcionários voltam a produzir. A hamburgueria do Shopping começa a operar e a gerar empregos. Cumprir prazos é o nosso grande desafio, irá nos cobrar competências como disciplina, foco, resposta rápida e capacidade de mudar.

Colaborou com este artigo: Donatella Hamdan