Empresas Movediças: Como Evitar o "Afogamento"Irremediável?

Pergunte a si mesmo: já se viu correndo para apagar incêndios, produzindo freneticamente, atendendo demandas urgentes, sacrificando horas fora do expediente e, sentiu que atendeu aquela demanda, resolveu o problema daquela semana ou entregou o material para a reunião de conselho, mas que no fim não saiu do lugar? Se a resposta for sim, você está imerso em uma empresa movediça.

Certamente, ao longo da carreira, muitos passaram ou passarão por situações assim. Empresas movediças sobrecarregam suas equipes com uma avalanche de demandas, usualmente elas parecem urgentes, importantíssimas, inadiáveis ou qualquer outro adjetivo que possa ser utilizado para representar a necessidade de ter que trabalhar até mais tarde. O problema relacionado ao excesso de trabalho, quando não estruturado, é que recorrentemente resultam em entregas que não refletem qualidade desejada, seja pela falta de validação, profundidade da revisão, detalhamento, preparação, aprendizados ou outros sentimentos de frustração que emanam tanto de quem fez, quanto de quem recebeu. E assim, a sensação de afogamento persiste, após essa entrega sempre temos uma nova demanda, só que dessa vez, “a mais importante de todos os tempos dessa última semana”. Parece uma brincadeira, mas quem nunca sentiu isso?

Recentemente, na RG5, onde sou sócio-fundador há mais de uma década, um cliente chegou com um desafio semelhante. E com isso uma série de demandas urgentes surgiram: apresentações para o conselho, acionistas e outro grupo em uma reunião de resultados. A falta de agendamento prévio, processos incipientes e fragilidade nas bases de dados levou a uma corrida contra o tempo, com minha equipe dedicando noites e final de semana para cumprir os prazos. Entregamos, foi uma grande correria, consolidamos todas as BU, segregamos resultados por linhas de negócios, desenvolvemos uma ferramenta, planejamento, criamos cenários, apresentamos proposta de transformação... Mesmo assim, todas as informações, slides e ferramentas foram feitas às pressas. Os resultados foram planilhas e slides que não podiam ser utilizados novamente devido à desorganização das bases, tornando-as praticamente impossíveis de serem replicados ou atualizados por outras pessoas que não participaram daquela construção.

Quando estamos sempre correndo, é difícil implementar processos estruturados, de longe não sou a pessoa que tem interesse em reduzir a produtividade, muito pelo contrário, mas a recorrência de situações similares demonstram que a falta de uma definição de prioridades, planejamento, organização e transparência leva a uma perpetuação do ciclo de urgência e a uma sensação constante de estar "afundando" no trabalho, além disso, com a experiência em vários processos de OBZ, me ensinou que muitos materiais e apresentações são produzidos, mas que na prática agregam muito pouco ou quase nada nas organizações e que se todos soubesse claramente o tempo gasto já teriam eliminado aquela atividade.

Empresas assim, embora resolvam problemas emergenciais, lutam para estabelecer uma rotina estruturada e organizada, porém o curioso é que, em geral, quem sente esses efeitos são os níveis intermediários e a base, porém raramente o topo. A solução? Estruturar processos e demandas, comunicar de forma assertiva e treinar equipes para priorizar de forma eficaz.

Quando tem “vácuo na areia” a situação pode demorar a se resolver

Acredito que ainda assim vale um alerta, pois mesmo ao estabelecer procedimentos para identificar e atender às demandas internas, padronizando a criação de materiais, promovendo uma comunicação eficiente, correm o risco de cair em uma espiral sem fim. A principal culpada dessa armadilha é a cultura organizacional.

Embora o termo "cultura" seja amplo, após inúmeras experiências, simplifico dizendo que se refere à maneira como a empresa desenvolveu seus próprios métodos para enfrentar e solucionar desafios, esses métodos foram aceitos e compartilhados para toda organização através do tempo como: “a forma correta de se fazer”. Em outras palavras, mesmo que a empresa tente mudar sua abordagem, elementos arraigados na cultura organizacional podem dificultar a mudança e a organização eficaz. Nesse contexto, é crucial implementar um processo de gestão proativo, com uma abordagem que chamo de "gestão para cima". Essa abordagem, consiste em abrir espaço para as equipes comentarem seus desafios de forma ampla para que a liderança possa entender e, a partir da interpretação do problema, desdobrar alternativas de solucioná-lo. Portanto, o líder desempenha um papel central nesse processo, convocando a equipe para definir prioridades, rever com frequência essas prioridades, elaborar um plano e um cronograma de tarefas, e garantir um acompanhamento recorrente. Dessa forma, o gestor cria as condições necessárias para a execução dos processos de forma ordenada e eficiente, capacitando sua equipe a sair da sensação de areia movediça

Moral da história – quando nos deparamos com "areia movediça" empresarial, é crucial evitar o desespero, focar na solução daquele problema de curto prazo, mas não perder o foco nas iniciativas que transformarão a rotina da empresa no longo prazo. A mudança é possível, e afastar esse estigma das empresas é uma tarefa para verdadeiros líderes.