“Um erro muito comum na hora de reduzir custos é que os empresários logo pensam em cortar colaboradores ou gastos de maneira desordenada. Mas, antes de fazer qualquer demissão ou corte drástico de custo, é fundamental analisar qual será o impacto no processo, principalmente as reduções do quadro de funcionários, que, normalmente, provocam queda na moral da equipe, reduzindo, de certa forma, o grau de comprometimento com as metas empresariais. Portanto, é preciso ter bastante cautela”, conta o coautor do livro Papo Empreendedor e da apostila Educação Financeira para empreendedores (Editora DSOP), Reinaldo Domingos.

Veja dez orientações para redução de custos:

Identificar todos os itens de custos e despesas, o seu valor médio e o total, durante, pelo menos, os últimos seis meses, colocando essas informações em uma tabela ou planilha eletrônica;
Separar os custos por tipo, ou seja, custos variáveis e custos fixos;
Fixar meta de redução de cada item de custo para os próximos meses, após uma rigorosa avaliação das consequências do corte ou mesmo eliminação. Esta ação é chamada de previsão de custos e deve ser feita mês a mês;
No acompanhamento dos custos, é necessário comparar essa previsão com quanto foi efetivamente gasto no respectivo mês e verificar se a meta de redução está sendo alcançada. Em caso negativo, verificar os motivos que estão dificultando ou impedindo a realização das metas desejadas;
Todos os passos até aqui apresentados devem ser repetidos continuamente, para que se obtenha os resultados planejados. Estabeleça novas metas e novos resultados, criando, dessa forma, o hábito de diagnosticar, planejar e controlar os custos do seu empreendimento;
Na elaboração do plano de redução de custo (previsão de custo), escolha, em primeiro lugar, os itens de custo em que deve aplicar seus esforços e que ofereçam a possibilidade de obtenção de economia sem muita dificuldade;
Para tanto, concentre-se, primeiramente, nos custos associados ao desperdício de dinheiro, questionando, sobre cada item de custo, se ele é necessário e se agrega valor à empresa e/ou aos clientes. Em caso negativo, esse item de custo deve ser eliminado de imediato ou ter uma redução gradativa até a sua completa extinção, no prazo mais curto possível;
A atenção deve ser redobrada para aqueles custos de valor elevado, pois eles oferecem uma ótima oportunidade de economia, mediante sua redução ou mesmo eliminação;
É bom lembrar que a redução de custos pode ser danosa para o desenvolvimento das atividades da empresa no futuro. Ao fazer o plano de redução de custos, certifique-se de que seus níveis atuais de qualidade não serão afetados e que competências da empresa – necessárias para atender aos seus objetivos – não serão suprimidas.
Caso você tenha dificuldade em trilhar os passos anteriormente sugeridos, seria recomendável contar com a ajuda de um profissional especializado em custos ou cursos para capacitação do administrador nessa área.

Cortes podem ser feitos de forma criativa

Muitas vezes a redução de custos podem ser feitas de forma a usar novas tendências de mercado, exemplos atualmente não faltam. Só sendo necessário a imaginação.

Basta ver como as empresas já estão reduzindo custos de telefonia utilizando ferramentas de comunicação online. Outro exemplo que vem tendo grande impacto nas contas das empresas é o coworking, ou escritórios compartilhados.

Nesses, boa parte dos gastos de uma empresa relacionados ao processo administrativo são unificados e rateados entre outros empresários. São os custos com telefonia, luz, água, manutenção, limpeza, dentre outros que quando se coloca na ponta do lápis se mostram muito expressivos. Isso, sem contar, com o aluguel.

“O grande diferencial é que a divisão só proporciona benefícios para quem se utiliza desse modelo de trabalho, pois os custos chegam a ficar até 40% menores do que em uma locação individual de escritório”, explica Fernando Bottura, que idealizou o Gowork (www.gowork.com.br), empresa especializada em compartilhamento.

Assim, a redução de custos é uma necessidade, que deve ser realizada de forma planejada, observando opções que possibilitem esse resultado sem prejudicar os processos de ações do negócio.

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