Em tempos de restrição de mobilidade e medidas de distanciamento social, administrar operações complexas com prestação local de serviços tem se transformado em uma tarefa bastante desafiadora. Nesse cenário, a TOPMIND, uma das principais empresas do Brasil com atuação no segmento de Tecnologia da Informação, destaca as novas funcionalidades da solução ControlTeM (Entreprise Expense Management) para a gestão de frotas corporativas, com a ampliação dos recursos de análise de dados e controle d e custos .

“Reduzir os gastos sempre foi uma demanda importante para as empresas que possuem frota própria. No entanto, é fato que a pandemia de COVID-19 e as medidas de restrição trouxeram novos componentes a essa demanda”, explica Sandra Maura, CEO da TOPMIND. “Por isso, ampliamos as ferramentas da solução ControlTeM para levar mais inteligência e estratégia às operações. Queremos ajudar as companhias a administrarem a movimentação de seus veículos, o custo de cada unidade e como equilibrar melhor as receitas”, completa.

Segundo a executiva, a ampliação dos recursos de gestão de frotas vem ao encontro das demandas das companhias na atual conjuntura. À medida que as iniciativas de isolamento social se prolongam, reduzir custos e equilibrar a eficiência operacional pode ajudar a garantir melhor relação de caixa e evitar desperdícios de tempo e recursos financeiros.

O ControlTeM oferece recursos para a administração geral da rotina de utilização dos veículos, com apoio à definição de escalas de horários e turnos de trabalho, gerenciamento de gastos com combustíveis, manutenção preventiva e sistemas de liberação automática de pedágios. Há, ainda, controle de documentos, verificação de recursos de segurança e gestão integrada, com o cruzamento de dados entre veículos e condutores, entre outros.

“O objetivo de nossa solução é fornecer total visibilidade das empresas em relação às frotas, maximizando os investimentos feitos em toda a estratégia de manutenção e uso dos veículos”, afirma a CEO. “Conseguimos oferecer um panorama completo com as características dos gastos, quem são os colaboradores, quais os times envolvidos e até como estes carros ou caminhões estão sendo usados diariamente”, enfatiza, lembrando que a plataforma da TOPMIND disponibiliza relatórios completos.

A solução ControlTeM conta agora, também, com opções para armazenamento de dados em Nuvem, integração com ERPs (Sistemas Integração de Gestão Empresarial) e novos atributos de gestão. De acordo com a executiva, a ferramenta auxilia no planejamento de gastos e na readequação das atividades de acordo com a necessidade de cada área.

Vale destacar que, além de gestão integrada de frotas, a plataforma ControlTeM também disponibiliza recursos para a administração de diversos ativos de telefonia fixa, móvel, dados e VoIP (voz sobre IP). A solução também permite a gestão dos gastos com aluguel de carros, impressões e licenças de software. Em todos esses serviços, as empresas têm a opção de visualizar os custos acessando a própria ferramenta ou por meio de um demonstrativo enviado mensalmente. Além disso, a TOPMIND disponibiliza reuniões mensais, em que seus especialistas apresentam o relatório detalhado de todos os gastos e as possibilidades de economia dos serviços contratados.

“A ferramenta não faz apenas um balanço analítico, mas também traz um levantamento comportamental do uso dos serviços. A solução é capaz de apontar as ocorrências que estão gerando gastos excessivos. Com isso, os analistas conseguem identificar se as ligações estão relacionadas aos serviços comerciais ou ao uso pessoal”, afirma Sandra.

A solução também proporciona economia tempo, uma vez que os lançamentos das faturas, em geral realizados manualmente, podem ser feitos de maneira automatizada. “A atividade de análise dos custos, que antes consumia uma semana inteira de trabalho, agora pode ser finalizada em apenas alguns minutos. A solução otimiza os processos de pagamento e libera profissionais para atuarem em projetos mais estratégicos”, reforça a executiva.

Sobre a TOPMIND

A TOPMIND é uma das principais empresas de soluções em tecnologia do Brasil. A companhia possui quatro áreas estratégicas: TOP DIGITAL (TOP SmartControl - Automação e gestão de salas de reunião, TOP Smart Board - Telas interativas de apresentação, e Outsoarcing), TOP TI (Field Services, Projetos, Service Desk, Infraestrutura, Aplication Management Services e SAP), TOP TELECOM (ControlTeM – Enterprise Expense Management: Gestão, Auditoria, Governança dos ativos de Telecom, Impressões e Licenças de Software), e TOP BPO - Business Proces s Outsou rcing (DOT NET, JAVA, SAP, PMO, Android, Big Data, Business Intelligence, Robótica e Inteligência Artificial). Com uma equipe composta por mais de 450 profissionais, a empresa atende clientes em todo Brasil, também com atuação na América Latina e Estados Unidos. A TOPMIND também é idealizadora do projeto social TOP+PRÓXIMO.