IA pode aliviar sobrecarga do RH durante o período do Imposto de Renda

O início do período de Declaração do Imposto de Renda marca também um desafio para os departamentos de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. O fenômeno, conhecido no setor como “SAC do RH”, ocorre quando equipes passam a concentrar um alto volume de solicitações relacionadas a informes de rendimentos, dúvidas técnicas e retificações.

O número de declarações saiu de 36 milhões em 2022 para mais de 43 milhões em 2025, segundo a Receita Federal do Brasil. Em 2026, o volume ainda permanece elevado, já que os contribuintes estão declarando os rendimentos de 2025 — período em que a faixa de isenção ainda correspondia a dois salários mínimos.

A partir de 2027, com a nova faixa de isenção anunciada de até R$ 5 mil mensais, passando a impactar integralmente o ano-base, a expectativa é de redução significativa no número de contribuintes obrigados a declarar. Ainda assim, no cenário atual, a demanda sobre o DP segue intensa.

Entre os principais fatores que ampliam a sobrecarga estão:

- Dúvidas de primeiros declarantes;
- Conferência de dados de planos de saúde e coparticipação, responsáveis por 32,6% das retenções em malha fina em 2025;
- Solicitações recorrentes de segunda via e esclarecimentos técnicos.

“O início do ano transforma o RH em um suporte técnico de contabilidade, desviando o foco de pautas estratégicas como retenção e desenvolvimento. Quando o colaborador não tem autonomia para acessar seus próprios documentos, cria-se uma interrupção constante no fluxo de trabalho”, afirma Willy Balieiro, Head de RH da Factorial - HRtech Global.

Como estruturar o suporte de IA no RH com segurança de dados

Para as empresas que ainda não possuem sistemas de gestão com IA nativa, especialistas recomendam que o RH assuma o papel de curador da tecnologia. O objetivo é criar um "filtro" que reduza as dúvidas básicas antes que elas cheguem à mesa do analista de DP.

- Criação e instrução de agentes de consulta: o RH pode instruir como configurar assistentes virtuais alimentados exclusivamente com documentos públicos (Manuais da Receita Federal, FAQs da empresa sobre planos de saúde e calendários internos). Assim, a IA responde "como fazer" e "onde encontrar", sem nunca ter acesso aos valores salariais ou CPFs dos colaboradores.
- Prompts para o colaborador: uma estratégia eficaz é fornecer aos funcionários "scripts" ou comandos prontos. O RH entrega o modelo de pergunta: "Atue como um consultor técnico e me explique o que significa o campo 'Rendimentos Tributáveis' no informe de rendimentos". Isso padroniza o suporte e evita erros de interpretação.
- Atenção crítica à LGPD: o maior erro é o upload de planilhas de folha de pagamento ou informes individuais em IAs públicas e gratuitas. A recomendação é que qualquer análise que envolva dados sensíveis seja feita apenas em ambientes corporativos com camadas de criptografia, onde as informações não são usadas para treinar modelos globais de inteligência artificial.

IA como filtro estratégico

Nesse contexto, a centralização de dados deixa de ser apenas organização e passa a ser estratégia operacional. Plataformas integradas permitem autoatendimento, reduzindo chamados manuais e retrabalho.

A Inteligência Artificial atua como primeira linha de suporte, realizando triagem de dúvidas frequentes sobre prazos, localização de documentos e histórico financeiro. Com respostas imediatas, o DP consegue direcionar energia para análises mais complexas.

“Tecnologia no DP não serve apenas para automatizar cálculos, mas para proteger o tempo do gestor. Na Factorial, o One, agente de Inteligência Artificial proprietário e nativo da plataforma, disponível 24/7, responde dúvidas sobre dados registrados no sistema. Em março, cada minuto gasto reenviando um informe é um minuto a menos investido na cultura e no bem-estar dos talentos”, completa Balieiro.

Sobre a Factorial

A Factorial, scale-up centauro desenvolvedora de software para gestão e centralização de processos de RH e DP. A HRTech foi fundada em 2016 por Jordi Romero e Bernat Farrero, e está sediada em Barcelona e atua em outros 8 países: França, Portugal, Itália, Alemanha, Reino Unido, Estados Unidos, Brasil e México. Chegou ao Brasil em 2022, com um aporte superior a US$80 milhões obtido em uma rodada de financiamento série B liderada pela Tiger Global Management e poucos meses depois, se tornou unicórnio, com a captação de US$120 milhões de um aporte Série C. Com mais de 80 mil empresas atendidas, entre elas, Play9, LiveMode, Maple Bear, OBoticario, Unimed, Rock World (Rock in Rio, Lollapalooza, The Town), Grupo Bramam, Agrotools, a Factorial digitaliza atividades de RH e DP, as potencializa com IA, para otimização de tempo, redução de custos e atribuição ao que mais importa: as pessoas.