12,6 milhões de empresas no Brasil operam sem controle de gastos em tempo real

A operação acelerou, mas a gestão ficou para trás. Enquanto o dinheiro entra e sai do caixa diariamente em 45% das empresas brasileiras, a falta de visibilidade financeira em tempo real tornou-se o maior risco operacional do país: 63% das organizações — o equivalente a mais de 12,6 milhões de PMEs — ainda enfrentam dificuldades para controlar suas finanças no momento em que os gastos acontecem. A lógica do fechamento mensal perdeu espaço em um ambiente de pagamentos instantâneos, mas a maioria das companhias ainda opera "olhando pelo retrovisor". É o que mostra a 2ª edição do Panorama da Gestão de Despesas Corporativas, pesquisa realizada pela Conta Simples em parceria com a Visa.

O levantamento revela um mercado intensamente digitalizado na ponta do pagamento: 86% das empresas já utilizam Pix e 71% adotam cartões corporativos. No entanto, essa agilidade criou um efeito colateral crítico. A falta de visibilidade e previsibilidade financeira, que afetava 55% das empresas no ano passado, saltou 8 pontos percentuais em 2026, evidenciando que a velocidade do dinheiro aumentou a pressão por um acompanhamento que a gestão tradicional não consegue mais entregar

Realizado com cerca de 1700 MPMEs de todas as regiões do país, o estudo mantém o mesmo desenho metodológico da edição anterior, permitindo leitura evolutiva do mercado. O recorte contempla diferentes portes, gerações de decisores e segmentos, com reforço em setores de alta dinâmica transacional. O retrato é claro: a digitalização avançou mais rápido do que a maturidade da gestão.

Para Rodrigo Tognini, CEO e cofundador da Conta Simples, a digitalização alterou a natureza do risco financeiro. “À medida que o dinheiro circula com mais fluidez e os pagamentos se tornam automatizados, o desafio do controle escala na mesma proporção. A velocidade não justifica a perda de governança. Hoje, a maturidade financeira é definida pela capacidade de orquestrar e gerenciar transações em larga escala, independentemente de quão descentralizadas elas sejam”, afirma.

Visibilidade virou variável estratégica

O principal alerta da edição é a consolidação da falta de visibilidade como maior dor da gestão financeira. O crescimento de oito pontos percentuais nesse indicador demonstra que o desafio deixou de ser operacional e passou a impactar diretamente a tomada de decisão. Em paralelo, a importância atribuída ao acompanhamento em tempo real avançou cinco pontos percentuais, chegando a 60%, refletindo a pressão por respostas no mesmo ritmo em que os pagamentos acontecem.

Na prática, a digitalização resolveu o “como pagar”, mas ampliou a complexidade do “como acompanhar”. Quando o controle ocorre apenas no fechamento do mês, o retrato financeiro já nasce defasado e decisões passam a ser tomadas sob maior risco.

Segundo Marcela Pinori, vice-presidente da Visa, a aceleração dos meios digitais elevou o padrão de governança exigido das empresas. “Pagamentos mais rápidos exigem visibilidade na mesma velocidade. Sem leitura contínua, o financeiro opera com atraso de informação. A tecnologia precisa funcionar como ferramenta de antecipação, não apenas digitalizar a transação, mas estruturar o fluxo e conectar pagamentos a regras claras de acompanhamento e controle para apoiar decisões estratégicas de crescimento”, afirma.

Tognini acrescenta que o impacto vai além da operação. “Descobrir tardiamente o destino e motivo dos pagamentos, pode criar um problema maior do que se imagina. A empresa passa a reagir em vez de decidir, e infelizmente muitas empresas operam nesse cenário. Visibilidade devolve tempo e gestão, fatores que potencializam o crescimento com estabilidade”, diz o executivo da Conta Simples.

Estrutura frágil amplia fricções operacionais

O estudo mostra que o avanço dos meios digitais ainda convive com fragilidades estruturais na gestão. Embora o uso de cartões corporativos tenha se expandido, 58% das empresas operam com um ou dois cartões. Ao mesmo tempo, 51% não estruturam limites por área ou finalidade, reduzindo previsibilidade e governança, o que reforça a oportunidade de expandir pagamentos com cartões de forma mais estruturada, ampliando a rastreabilidade, a visibilidade dos gastos e a eficiência no controle financeiro.

“Quando o gasto da empresa fica fragmentado em diferentes bancos e meios de pagamento, a gestão passa a ter uma visão parcial e (ou) depende de um esforço excessivo e manual em planilhas para consolidar as informações. No tempo real, esse modelo simplesmente não se sustenta. É impossível manter processos manuais atualizados diariamente em um cenário de operação cada vez mais dinâmica”, afirma Rodrigo Tognini.

“Nesse cenário, os cartões virtuais surgem como uma solução estratégica: permitem a emissão instantânea para diferentes áreas ou projetos. Além disso, os cartões virtuais promovem um controle mais detalhado das despesas, aumentando a transparência e a agilidade no acompanhamento financeiro”, afirma Pinori. “Não basta digitalizar a transação. É preciso estruturar o fluxo. Empresas que conectam pagamento, limites e leitura contínua reduzem fricção e ganham previsibilidade operacional”, enfatiza a vice-presidente da Visa.

Além disso, mais de 60% das empresas relatam ter enfrentado fricções ligadas a conferência, aprovação ou conciliação de despesas. Esses são gargalos que não necessariamente elevam custos diretos, mas consomem tempo, atrasam decisões e aumentam a pressão sobre a área financeira.

Pagamentos mais rápidos exigem nova lógica de gestão

O avanço do Pix e a consolidação do cartão corporativo indicam maior formalização da rotina financeira. O crédito também assume papel mais estratégico: 37% das empresas já o associam a investimentos planejados, sinalizando que o financeiro deixa de ser apenas operacional para apoiar decisões de crescimento.

Para o CEO da Conta Simples, o diferencial competitivo está na integração entre meios de pagamento e governança. “Transformar o fluxo financeiro em leitura contínua permite antecipação. Quem enxerga antes decide melhor — e isso se traduz em vantagem operacional”, conclui Tognini.

A 2ª edição do Panorama da Gestão de Despesas Corporativas da Conta Simples com a Visa detalha os indicadores que explicam a transição da gestão financeira para um modelo em tempo real. A pesquisa completa está disponível neste link.

Sobre a Conta Simples

A Conta Simples é a principal plataforma de gestão de despesas corporativas do Brasil. Com o propósito de fornecer organização, controle e inteligência para as empresas, a marca soma simplicidade e tecnologia para multiplicar o impacto dos times financeiros por meio de suas soluções, que vão desde os múltiplos cartões até um completo sistema de gestão de despesas.

Com mais de sete anos de atuação no mercado, a Conta Simples é uma das maiores fintechs em termos de usuários e volume transacionado. Ao todo, são mais de 35 mil clientes ativos, além de mais de 2 milhões de cartões criados e cerca de R$ 80 bilhões em volume transacionado desde o início da sua história. Em 2024, a Conta Simples foi reconhecida como uma das 100 fintechs mais promissoras do mundo pela CB Insights, lista que identifica empresas que estão transformando o cenário financeiro global.