Com o turismo de negócios em plena recuperação no Brasil, os gastos das empresas com viagens corporativas alcançaram faturamento recorde de R$ 135,4 bilhões até novembro de 2025, segundo o Levantamento de Viagens Corporativas (LVC), realizado pela Fecomercio em parceria com a Alagev. O avanço do setor, no entanto, contrasta com dificuldades ainda presentes na gestão de despesas, reembolsos e políticas internas, que seguem pouco integradas e com baixo nível de controle.

Na prática, custos com passagens, hospedagem, alimentação e deslocamentos continuam distribuídos entre recibos físicos, cartões corporativos, planilhas e múltiplos sistemas que não se comunicam entre si. Esse modelo fragmentado amplia o risco de erros e inconformidades e limita o uso estratégico das informações para decisões financeiras, previsibilidade orçamentária e negociações com fornecedores.

“A maior parte das empresas ainda lida com despesas de viagem de forma reativa, quando o gasto já aconteceu. Falta capturar o dado na origem, com contexto, para que ele deixe de ser apenas um registro contábil e passe a apoiar a gestão e a tomada de decisão”, afirma Silvio Abade Jr., CEO da KSE Brasil, especializada em soluções SAP e automação fiscal.

O desafio se torna ainda mais relevante diante do aumento dos custos de viagem. Dados do IBGE indicam que as passagens aéreas ficaram até 12,7% mais caras nos últimos meses de 2025, refletindo a inflação de serviços e tornando o planejamento financeiro mais complexo para as empresas.

Além do impacto no orçamento, as práticas atuais afetam diretamente a experiência dos colaboradores. “Em muitas organizações, a prestação de contas ainda exige conferência manual de recibos, preenchimento repetitivo de informações e longos fluxos de aprovação. Para quem viaja a trabalho, isso consome tempo e gera frustração. Para as áreas financeiras e administrativas, representa mais retrabalho e menor capacidade de controle”, acrescenta Abade.

Nesse contexto, soluções tecnológicas apoiadas por inteligência artificial têm sido adotadas para estruturar políticas de gastos mais claras e efetivas, promovendo maior transparência nas despesas e controle em tempo real. Com a consolidação automática das informações e validações preventivas, empresas conseguem ajustar parâmetros, identificar áreas com maior concentração de custos e revisar práticas internas com base em dados concretos. “Em alguns casos, a adoção dessas ferramentas resulta em redução de até 30% nas despesas relacionadas a viagens, impulsionada por maior visibilidade, padronização e agilidade na análise dos dados”, ressalta.

A falta de integração entre sistemas de reserva, gestão de despesas e plataformas financeiras também compromete o cumprimento das políticas internas. Sem validações automáticas e consolidação de dados, desvios costumam ser identificados apenas depois que o gasto já ocorreu, transformando a gestão em um processo corretivo, e não preventivo.

“Quando informações de viagens e despesas não se conectam, a empresa perde a oportunidade de antecipar desvios, negociar melhor com fornecedores e usar dados como instrumento de eficiência e governança”, explica o executivo.

IA e gestão amplificada

Nesse cenário, soluções baseadas em inteligência artificial começam a ganhar espaço no apoio à governança e ao controle de gastos corporativos. “Ferramentas integradas ao ecossistema SAP permitem analisar dados de viagens e despesas em linguagem natural, identificar padrões de consumo, sinalizar desvios de política e antecipar riscos orçamentários com base em informações consolidadas em tempo real”, afirma Abade.

Segundo o executivo, o uso da IA não substitui o controle humano, mas amplia a capacidade analítica e reduz a dependência de processos manuais. Ao automatizar conferências, cruzamentos de dados e geração de relatórios, as equipes financeiras deixam de atuar de forma predominantemente operacional e passam a concentrar esforços em planejamento, negociação e revisão estratégica de políticas internas.

Para Abade, a discussão sobre tecnologia no setor vai além da simples digitalização de processos. “Em um cenário de margens pressionadas, custos de serviços em alta e maior rigor orçamentário, acompanhar os gastos no momento em que eles ocorrem tornou-se uma exigência de competitividade, e não mais um diferencial”, conclui.

Sobre a KSE Brasil

Com mais de duas décadas de experiência em tecnologia e soluções SAP, a KSE Brasil é reconhecida como uma das principais consultorias especializadas na implementação e suporte de sistemas ERP no país. A empresa é parceira oficial da com certificação Gold da SAP e desenvolveu metodologias próprias para acelerar a transformação digital de empresas de diversos portes e segmentos.