Levantamentos recentes do IBGE indicam que o setor de serviços concentra mais de 70% do PIB brasileiro e está entre os mais sensíveis à perda de produtividade causada por falhas operacionais. Em capitais regionais como Natal, onde pequenos e médios negócios ampliaram a base de clientes nos últimos anos, o crescimento sem estrutura tem produzido um efeito colateral recorrente: atrasos, retrabalho e dificuldade de escalar resultados sem elevar custos.

Hygor Lima, especialista em gestão de processos e fundador da consultoria Potencialize Resultados, observa que, na prática, a operação cresce mais rápido do que a capacidade de organização interna. “Quando o aumento da demanda não vem acompanhado de processos claros, a empresa entra em modo reativo. Tudo vira urgência, as equipes refazem tarefas e a margem começa a desaparecer”, afirma.

Esse cenário é comum entre empresas locais de serviços, clínicas, escritórios contábeis e negócios digitais que passaram a atender mais clientes sem revisar fluxos, responsabilidades e critérios de entrega.

O resultado aparece no dia a dia. Prazos deixam de ser previsíveis, decisões ficam concentradas no dono e erros simples passam a consumir tempo estratégico. “A operação começa a depender da memória das pessoas. Se alguém falta ou sai, o impacto é imediato”, diz.

Dados internos da Potencialize Resultados, com base no acompanhamento de centenas de empresas no país, mostram que até 25% do tempo produtivo pode ser perdido com retrabalho quando não há padronização de rotinas.

Segundo Hygor, esse desperdício costuma ser invisível para o gestor, mas pesa diretamente no caixa. “O empresário enxerga o faturamento crescer, mas não entende por que o lucro não acompanha. O problema raramente está na venda, e quase sempre na execução.” observa.

Em Natal, a dinâmica é potencializada pelo perfil das empresas, muitas vezes familiares ou em fase de profissionalização. O crescimento ocorre, mas a estrutura permanece informal. “Existe uma falsa sensação de controle. O dono acredita que sabe tudo o que acontece, até o momento em que a empresa passa a exigir decisões simultâneas demais”, avalia.

O ponto de virada, segundo ele, não está em contratar mais gente, mas em organizar o que já existe. “Processo não é burocracia. É clareza. É garantir que o trabalho aconteça da mesma forma, independentemente de quem execute”, afirma.

O especialista aponta três passos para começar a estruturar a operação

Antes de qualquer investimento em tecnologia ou expansão, a recomendação é mapear os gargalos mais recorrentes. A partir desse diagnóstico, é possível avançar em etapas práticas.

1- Diagnóstico da operação

Identificar onde ocorrem atrasos, retrabalho e dependência excessiva de pessoas-chave. “Se tudo precisa passar pelo dono, já existe um sinal claro de risco operacional”, observa.

2- Definição de fluxos e responsabilidades

Documentar quem faz o quê, em que ordem e com quais critérios reduz conflitos internos e erros de execução. “Processos bem definidos devolvem tempo ao gestor”, diz.

3- Treinamento e acompanhamento

Padronizar não basta. É preciso treinar a equipe e acompanhar indicadores básicos para garantir que a execução se mantenha consistente. “Sem acompanhamento, o processo vira papel”, alerta.

Ao buscar apoio externo, o especialista recomenda atenção a alguns pontos. Empresas que prometem resultados rápidos sem diagnóstico profundo tendem a gerar frustração. “Consultoria séria começa entendendo a realidade do negócio, não impondo um modelo pronto”, afirma.

Além dos ganhos internos, a organização operacional traz impacto direto na experiência do cliente. Entregas mais previsíveis, comunicação clara e redução de erros fortalecem a reputação da empresa em mercados locais altamente baseados em indicação. “Produtividade não é só eficiência interna. É confiança externa”, resume.

Esse debate tem ganhado espaço em encontros empresariais realizados em Natal, que reúnem gestores para discutir soluções aplicáveis à realidade local, com foco em troca prática de experiências e ajustes possíveis dentro da estrutura atual das empresas.

Um desses movimentos é o PXP 2026, encontro que ocorre nos dias 6 e 7 de março, na capital potiguar, e propõe uma imersão voltada à organização de processos, produtividade e escala operacional em escritórios contábeis. A iniciativa parte de um diagnóstico recorrente observado no setor, no qual o crescimento do volume de clientes não é acompanhado pela maturidade da gestão interna.

Segundo Hygor, a proposta é tratar produtividade como tema estrutural. “Grande parte dos gargalos que vemos hoje não está ligada à falta de demanda, mas à ausência de processos claros, indicadores e delegação estruturada. O PXP nasce para discutir como sair do improviso e construir previsibilidade mesmo em cenários de pressão”, afirma.

O encontro também dialoga com transformações mais amplas no ambiente regulatório e de negócios, como a intensificação do cruzamento de dados pelo Fisco e a preparação para mudanças tributárias previstas para os próximos anos. “Quando a operação é frágil, qualquer aumento de complexidade vira risco. Processos bem definidos deixam de ser uma vantagem e passam a ser uma exigência”, conclui.

Sobre Hygor Lima

Hygor Lima é especialista em gestão de processos para o setor contábil e fundador da Potencialize Resultados, consultoria referência nacional na padronização de rotinas e aumento da produtividade em escritórios de contabilidade. Com mais de 13 anos de experiência na área, já apoiou centenas de empresas na estruturação de fluxos operacionais, redução de retrabalho e capacitação de equipes.

É o idealizador do Método DITA, sigla que significa Documentar, Implementar, Treinar e Aperfeiçoar, modelo utilizado por mais de 400 escritórios no país como base para organização interna e gestão com foco em autonomia e escala. A metodologia prevê estruturação de processos, definição de indicadores e acompanhamento sistemático dos resultados.

Além da atuação técnica, Hygor também é sócio do Energy Club, grupo que reúne nomes como Joel Jota, Jhonny Martins e Caio Carneiro. Tem presença constante como palestrante em eventos de negócios, onde aborda transformação organizacional, delegação estruturada e profissionalização de escritórios contábeis.

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Fontes de pesquisa

Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE)