Como um cutover de negócio eficiente protege a operação durante migrações de sistemas

Com a crescente transformação digital impulsionando a adoção e atualização de sistemas empresariais, o cutover, que é o processo de transição planejada entre sistemas antigos e novos, ganha destaque como peça estratégica para assegurar que a operação continue fluindo mesmo durante momentos críticos de migração.

De acordo com dados do Panorama Mercado Software 2024, 33,31% das empresas brasileiras planejam adquirir ou trocar seus sistemas ERP até 2026, refletindo uma tendência nacional de modernização e realinhamento tecnológico. Além disso, o suporte ao SAP ECC, sistema ERP tradicional da SAP usado para gestão integrada de processos empresariais, termina em 2027, tornando urgente a migração para o SAP S/4HANA, plataforma ERP de nova geração baseada em tecnologia in memory. Ou seja, esse calendário é mais um fator que acelera mudanças.

“O cutover é o processo de transição totalmente seguro, que garante a migração tranquila dos processos e das funções de negócio durante o período crítico em que o sistema está sendo trocado”, revela Fabiano Menezes Ribeiro, Especialista Cutover para Projetos SAP, da Gateware.

Esse processo se divide em frentes técnica, funcional e de negócio, sendo que a última aborda atividades de preparo, parada (blackout) e retomada das operações, alinhando comunicação e execução com foco na continuidade dos negócios.

Além das frentes técnica e funcional, a dimensão humana da mudança também precisa ser considerada. É nesse ponto que a Gestão de Mudanças Organizacionais (GMO) ganha relevância estratégica durante o cutover. Responsável por preparar as equipes para operar no novo ambiente, esse trabalho colabora na redução da resistência à mudança, no alinhamento das expectativas e na adoção de novos processos. Sem esse pilar, mesmo migrações tecnicamente bem-sucedidas podem enfrentar baixa adesão e instabilidade na retomada operacional.

Medidas como o GMO fazem diferença para gerenciar orçamentos e evitar perdas em projetos de mudanças de sistemas, afinal, estudos internacionais de consultorias especializadas em governança e migração de dados, como GEM Corp e IBM Data Migration Studies, indicam que entre 70% e 80% dos projetos de migração enfrentam atrasos ou custos adicionais quando não há planejamento estruturado de riscos e transição operacional.

Isso pode resultar em interrupções operacionais significativas. Relatórios do Gartner indicam que períodos de inatividade associados a migrações podem custar às empresas em média US$ 5.600 por minuto de downtime em ambientes mais complexos, o que na atualidade equivale a aproximadamente R$ 30 mil.

“Temos um período de blackout, onde a operação tem que parar e o negócio é desacelerado até retomarmos com segurança no novo sistema”, explicou Fabiano. O especialista destaca ainda que esse planejamento vai além da tecnologia e envolve sincronizar processos de compra, estoque, pagamentos e comunicação com clientes e fornecedores para evitar impactos.

Por isso, projetos com metodologias consistentes, comunicação clara e governança definida apresentam maior probabilidade de sucesso e menor impacto no negócio. Essas práticas incluem planejamento detalhado de cada fase da migração, comunicação contínua com todas as áreas impactadas, governança e acompanhamento de decisões críticas, e também testes e validação de qualidade de dados.

“O cutover de negócio bem estruturado reduz riscos, minimiza a interrupção e garante uma transição suave e organizada, protegendo a receita e a experiência do cliente”, concluiu Fabiano. Nesse caso, o cutover refere‑se ao conjunto de atividades estratégicas que preparam a empresa para a transição de sistemas com o menor impacto operacional possível. O processo inclui etapas de pré‑blackout, blackout e pós‑blackout, permitindo a continuidade da operação e mitigando riscos associados à mudança de plataforma tecnológica.

Especialistas da Gateware estão disponíveis para comentar o tema e apoiar organizações que enfrentam desafios de migração de sistemas críticos.

Sobre a Gateware – A Gateware é uma empresa focada em gestão estratégica, tecnologia, inovação, parceira SAP Partner Open Ecosystem e SAMSUNG SDS, participante do Pacto Global da ONU no Brasil, certificada GPTW (Great Place To Work) pela 5ª vez consecutiva e certificada GPMH (Great People Mental Health). Com matriz localizada em Curitiba, no Paraná, também possui unidades em São Paulo, Rio de Janeiro, Argentina e EUA. Atua nas frentes de PMO Gestão de Projetos, GMO Gestão de Mudanças, Cutover Estratégico, Governança Corporativa, Mentoria Executiva, Body Shop e Alocação de Profissionais, Células e Squads de Desenvolvimento.