Apenas 33% das empresas usam IA no dia a dia e só 16% têm orçamento dedicado

Estudo revela descompasso entre a ambição de um backoffice estratégico e a baixa maturidade em automação e investimento em Inteligência Artificial

Apesar da intensa discussão sobre transformação digital e Inteligência Artificial nas empresas brasileiras, o uso efetivo da tecnologia no backoffice financeiro e fiscal ainda é limitado. De acordo com o quarto capítulo do Panorama do Contas a Pagar 2026, levantamento inédito da Qive, apenas 33% das companhias dizem utilizar IA nas estratégias e ações do dia a dia, e só 16% investiram com orçamento dedicado em soluções de Inteligência Artificial nos últimos 12 meses, enquanto 40% não investem financeiramente nesse tipo de tecnologia.

O dado faz parte de uma pesquisa encomendada exclusivamente pela Qive para a Opinion Box, que ouviu 406 profissionais de diferentes setores e portes de organizações, entre 25 de agosto e 18 de setembro de 2025.

Os dados traçam um panorama da maturidade do backoffice brasileiro visando compreender melhor o funcionamento de áreas como financeiro, fiscal, contábil, compras, TI e controladoria. Em edições anteriores do estudo, a Qive já havia identificado sinais de baixa maturidade do backoffice no Brasil. Na pesquisa realizada em 2024, lançada em janeiro de 2025, apenas 3 em cada 10 entrevistados consideravam a área de backoffice desenvolvida em suas empresas, enquanto somente 27% concordavam totalmente que ele era estratégico e contribuía efetivamente para o negócio.

Embora os levantamentos tenham metodologias e questionários distintos, os resultados apontam para um padrão consistente: o reconhecimento da importância do backoffice para o crescimento das empresas avança mais rápido do que a maturidade operacional e tecnológica dessas áreas.

“O que vemos é um backoffice que já entendeu sua relevância estratégica, mas ainda não conseguiu se libertar do operacional. Os líderes estratégicos sabem que financeiro, fiscal e controladoria são áreas-chave para a tomada de decisão, mas seguem presos a atividades analógicas, dados fragmentados e baixa automação. Isso cria um descompasso perigoso entre a ambição de ser estratégico e a capacidade real de gerar inteligência para o negócio”, analisa Isis Abbud, CO-CEO e cofundadora da Qive.

IA no radar das pessoas, não do orçamento

O levantamento mostrou que o interesse dos profissionais cresce rapidamente quando o assunto é Inteligência Artificial nas rotinas de trabalho. A pesquisa mostra que 51% dos respondentes apontam o conhecimento em IA como a principal competência em que pretendem investir nos próximos 12 meses, e 39% priorizam o desenvolvimento em planejamento e estratégia, reforçando a mudança de perfil do backoffice para um papel mais analítico.

Apesar disso, apenas um terço das companhias ouvidas já utiliza IA no dia a dia, e a maioria ainda opera em fase experimental. Somente 16% declararam ter investido em soluções de IA com orçamento dedicado nos últimos 12 meses, 23% fizeram testes sem orçamento formal e 25% não investiram, mas pretendem fazê-lo nos próximos 12 meses; e 55% não investem ou não têm previsão de investimento. Quando adotada, a tecnologia é usada principalmente para apoiar a produtividade: os principais ganhos relatados são maior produtividade do time (26%), menos tempo gasto na elaboração de relatórios (22%) e análises de dados mais apuradas (22%).

Porém, o que se enxerga no mercado é um movimento contrário: o setor de backoffice centrado em rotinas manuais e pouco voltado para soluções novas ou de preocupação mais estratégica. Mesmo com ERPs e sistemas disponíveis, planilhas continuam dominando o dia a dia do backoffice: mais de 50% dos profissionais ainda utilizam planilha, seja de forma exclusiva ou combinada com software.

Automação concentrada na rotina, não na inteligência

A pesquisa também revela que 83% das empresas já contam com alguma estrutura dedicada a dados, interna ou terceirizada, o que demonstra demanda crescente por informação e análise. Porém, a automação está concentrada em atividades de registro e controle, como lançamento de entradas no sistema (10%), controle de estoque (9%) e geração de relatórios de desempenho e custos (9%).

Etapas mais estratégicas praticamente não aparecem nas respostas: análise de dados não foi citada como etapa automatizada, enquanto monitoramento de fraudes e avaliação de desempenho de fornecedores surgem com apenas 4% cada. “O retrato é de áreas que utilizam tecnologia para registrar o que aconteceu, mas ainda com dificuldade em prever riscos, apoiar decisões e capturar ganhos de eficiência em escala”, analisa a Co-CEO.

Erros, retrabalho e impacto no caixa

A execução não automatizada expõe as instituições a erros e riscos altos, já que a maior parte delas lidam com volumes consideráveis de transações financeiras. Dados do levantamento destacam que 29% dos respondentes realizam entre 201 e 1.000 transações de recebimento por mês, e 21% afirmam lidar com mais de 1.000 recebimentos no mesmo período. Do lado dos pagamentos, 22% executam de 51 a 100 por mês, 19% de 101 a 500 e 17% mais de 1.000.

Nesse contexto, 25% das empresas já sofreram problemas referentes à data de vencimento; 24% registraram pagamentos em duplicidade e 17% fizeram operações incorretas por erro de informações. A maioria declara algum impacto no faturamento decorrente de pagamentos indevidos, em geral com perda de até 1% da receita – e 22% afirmam que esse impacto piorou em relação ao ano anterior.

Com isso, o estudo conclui que o futuro do setor financeiro e fiscal não é apenas digital, mas inteligente. A diferença está em conectar dados, automatizar fluxos de ponta a ponta e liberar as equipes das tarefas repetitivas para que atuem em análise, planejamento e tomada de decisão. “O próximo passo não é apenas digitalizar processos, mas transformar o backoffice em um centro de inteligência. Quem conseguir interligar informações, automatizar decisões e usar a tecnologia de forma estratégica vai ganhar eficiência, reduzir riscos e liberar as equipes para atuar onde realmente geram valor”, conclui Isis.

Sobre a Qive

A Qive, plataforma líder do contas a pagar, integra e automatiza, em um único fluxo conectado ao ERP, a gestão de pagamentos, documentos e fornecedores, oferecendo eficiência, segurança e escalabilidade. Antes Arquivei, foi fundada em 2014 em São Carlos, interior de São Paulo, com a missão de centralizar, organizar e automatizar documentos fiscais. Em 2021, recebeu um aporte de R$ 260 milhões em rodada Série B liderada pela Riverwood Capital. Em 2024, após um rebranding da marca, se tornou Qive e avançou para a área financeira e de pagamentos, com uma solução que garante inteligência analítica para a tomada de decisões e processos seguros, ao eliminar riscos e custos em ambientes complexos. Atualmente, a empresa processa R$ 3 trilhões em notas eletrônicas anualmente e já gerenciou mais de 3,8 bilhões de documentos fiscais nos últimos onze anos. A Qive tem mais de 300 colaboradores no Brasil e atende mais de 210 mil clientes no país, entre eles Faber-Castell, Bayer, Casas Bahia e Kraft Heinz.