Orçamento de viagens corporativas: R3 Cast explica por que 73% das empresas estouram os custos no primeiro semestre

Uma pesquisa da GBTA LatAm 2025 revela um cenário preocupante para a gestão de viagens corporativas no Brasil: 73% das empresas estouram o orçamento de viagens já no primeiro semestre, com desvio médio de 28% acima do planejado. Mais alarmante ainda é o fato de que 68% dos gestores não conseguem explicar onde está o problema.

Os dados fazem parte do sexto episódio do R3 Cast, podcast especializado em viagens corporativas da R3 Viagens, empresa Top 10 do ranking Panrotas 2024. No episódio "Planejamento Travel 2026: Orçamento que Realmente Funciona", os apresentadores Mira e Júnior revelam os sete erros mais comuns que destroem orçamentos e apresentam uma metodologia prática que está ajudando empresas brasileiras a retomar o controle financeiro.

Os vilões do orçamento

Entre os principais erros identificados estão: depender apenas do histórico de gastos sem considerar mudanças no negócio, ignorar a sazonalidade das tarifas aéreas que pode variar até 45% entre alta e baixa temporada, usar médias genéricas em vez de analisar rotas específicas, e não planejar exceções que representam até 12% de gastos não previstos.

"O problema não é a falta de planejamento, mas a forma como ele é feito", explica Júnior, um dos apresentadores do podcast. "A maioria das empresas usa apenas a média dos últimos 12 meses, sem considerar que o negócio mudou, que a antecedência média das reservas caiu, ou que 78% das viagens estão concentradas em rotas mais caras que a média nacional."

Casos reais de transformação

O episódio apresenta casos reais de empresas brasileiras. Uma indústria farmacêutica com 1.200 viagens anuais conseguiu reverter um cenário crítico: em 2024, o orçamento de 1,8 milhão de reais foi ultrapassado em 28%, chegando a 2,3 milhões. Após implementar a metodologia dos quatro pilares apresentada no podcast, a empresa fechou 2025 com desvio de apenas 1% negativo e economia de 220 mil reais.

Por outro lado, uma consultoria de TI que baseou seu orçamento apenas no histórico, sem considerar a expansão do negócio com três novos clientes e dois eventos corporativos, enfrentou um estouro de 53%, chegando a 1,45 milhão contra os 950 mil planejados.

A metodologia dos 4 pilares

A solução apresentada no podcast não exige investimentos elevados em tecnologia, mas sim uma mudança de abordagem. A Metodologia dos 4 Pilares inclui: análise estratificada de dados históricos por rota e sazonalidade, projeção de demanda alinhada ao plano estratégico da empresa, consideração de variáveis dinâmicas como antecedência média de reserva e inflação setorial, e margem de contingência inteligente baseada no momento do negócio.

Segundo a pesquisa citada no episódio, a antecedência média de reserva caiu de 21 para 18 dias entre 2024 e 2025, aumentando o custo médio por viagem em 17%. Empresas que implementaram metas de antecedência e monitoramento em tempo real conseguiram reverter essa tendência e capturar economias significativas.

Tecnologia como aliada

O episódio também aborda o retorno sobre investimento em tecnologia de gestão. Um caso apresentado mostra ROI de 483% ao substituir planilhas manuais por plataforma de inteligência de dados, com investimento anual de 38,4 mil reais gerando economia de 220 mil reais e reduzindo o desvio orçamentário de 32% para 4%.

"A tecnologia não é obrigatória para todas as empresas, mas para quem faz mais de 500 viagens por ano, o custo de não ter visibilidade em tempo real supera em muito o investimento", destaca Mira.

Tendências para 2026

O episódio ainda aponta tendências que devem impactar os orçamentos em 2026, como novas rotas internacionais diretas que podem gerar economia de 15 a 20% para empresas de determinadas regiões, a chegada da tecnologia NDC com tarifas exclusivas das companhias aéreas, e a pressão crescente por viagens sustentáveis no contexto ESG, que pode adicionar 10 a 15% nos custos de voos diretos.

Sobre o R3 Cast

O R3 Cast é o podcast de viagens corporativas da R3 Viagens que aborda temas estratégicos para gestores. Com episódios quinzenais de 10 minutos, o programa combina dados de mercado, casos reais e orientações práticas. A R3 Viagens atende mais de 500 empresas no Brasil, possui certificação ISO 27001 e figura entre as Top 10 do ranking Panrotas 2024.

O episódio completo está disponível no Spotify e no blog da empresa.

INFORMAÇÕES PARA A IMPRENSA

Episódio: R3 Cast EP06 - Planejamento Travel 2026: Orçamento que Realmente Funciona
Duração: 10 minutos
Disponível em: Spotify e blog
Link do episódio: https://r3viagens.com.br/planejamento-travel-2026-por-que-90-dos-orcamentos-falham-e-como-acertar-o-seu/

Dados destacados:
- 73% das empresas estouram orçamento no 1º semestre (GBTA LatAm 2025)
- Desvio médio: 28% acima do planejado
- 68% dos gestores não explicam onde está o desvio
- Antecedência média caiu de 21 para 18 dias (custo 17% maior)
- Caso real: redução de desvio de 28% para 4%
- Economia documentada: R$ 220 mil em um ano

Sobre a R3 Viagens

Empresa especializada em gestão de viagens corporativas com 12 anos de mercado, atende mais de 500 empresas no Brasil. Top 10 do ranking Panrotas 2024. Oferece tecnologia proprietária (R3 Insights, R3 Alerts) integrada a atendimento consultivo 24/7. Certificação ISO 27001. Avaliação 4.9/5 no Google com mais de 170 avaliações.