Eficiência operacional: como a gestão de documentos pode cortar gastos nas empresas em 2026

À medida que as empresas se preparam para o ano de 2026, a busca por novas formas de cortar gastos sem comprometer a operação cresce, sobretudo diante de um cenário econômico que ainda exige cautela e eficiência. A gestão documental, no entanto, se tornou uma das frentes mais promissoras para a redução de despesas operacionais, uma vez que, amparados por automação e inteligência artificial, tem demonstrado impactos consideráveis no desempenho financeiro das companhias.

Segundo a Mordor Intelligence, o mercado global de sistemas de gestão de documentos (DMS) deve atingir US$ 10,51 bilhões em 2025, com um crescimento projetado de 13,51% até 2030. Ainda, relatórios de mercado e análises sobre Intelligent Document Processing (IDP) indicam que a digitalização e a automação dos processos podem reduzir o tempo de processamento de documentos em até 60% a 70% em comparação com fluxos de trabalho manuais.

“O que observamos nas empresas que já adotaram gestão documental inteligente é um impacto direto no resultado financeiro e, mais importante, na cultura organizacional. Processos que antes eram vistos como intrinsecamente burocráticos passam a ser fontes de agilidade competitiva e melhor tomada de decisão”, afirma Marcelo Araújo, diretor comercial da eBox Digital, empresa especializada em gestão e proteção de documentos digitais e físicos.

Além dos ganhos em eficiência e economia, conforme o diretor, a migração para formatos digitais reduz drasticamente os custos relacionados ao armazenamento físico, incluindo espaço, materiais e recursos humanos alocados para a manutenção de arquivos, e fortalece a conformidade com normas de privacidade e segurança de dados, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil. A eliminação do uso de papel e a organização digital dos arquivos podem gerar uma redução de até 50% em despesas com armazenamento e recuperação de documentos.

“A adoção de tecnologia também traz benefícios ambientais e de sustentabilidade para as empresas, diminuindo o consumo de recursos físicos associados à impressão e ao armazenamento de papel, bem como contribui para uma política corporativa mais alinhada com práticas ecológicas. É um passo essencial para a imagem da marca e para atração de talentos que valorizam ambientes de trabalho responsáveis”, complementa Araújo.

Enquanto organizações de diferentes setores aceleram seus projetos de modernização documental, aquelas que ainda resistem à transformação digital correm o risco de enfrentar custos operacionais mais altos e menor competitividade no mercado. O diretor da eBox Digital recomenda que a adoção de uma gestão de documentos inteligente deixe de ser encarada como um projeto de TI isolado e passe a ser uma prioridade estratégica para o planejamento financeiro e operacional de 2026.