Reforma Tributária: o que pequenas empresas devem fazer antes de 2026

A reforma tributária já começou a ser implantada no Brasil e vai transformar, até 2026, a forma como as empresas pagam e declaram impostos sobre consumo. Para micro e pequenas empresas, o recado é direto: quem se organizar agora sentirá menos impacto lá na frente. Isso envolve revisar a forma de emissão de notas fiscais, atualizar cadastros, reforçar controles e automatizar processos, já que o governo ampliará as exigências e os cruzamentos de dados. No país, mais de 20 milhões de negócios se enquadram como micro e pequenas empresas — incluindo MEIs, microempresas e empresas de pequeno porte —, o que torna a adaptação à nova lógica tributária um desafio urgente e de alcance nacional.

A advogada tributarista e mestre em Direito Anna Dolores Sá Malta reforça que digitalização e planejamento não são mais opcionais. “Quem ainda faz tudo em planilhas ou no ‘papelzinho’ vai sofrer para acompanhar as novas regras, alíquotas e obrigações. A reforma é um avanço necessário, mas exige ação imediata das empresas”, afirma. Segundo ela, simular como custos e margens podem mudar é indispensável para ajustar preços e contratos e evitar “sustos no caixa”. As equipes de financeiro, contabilidade, fiscal e TI também precisarão de treinamento específico para operar no novo modelo.

O desafio se intensifica porque a reforma substitui tributos conhecidos, como ICMS, ISS, PIS e Cofins, pelos novos IBS e CBS, exigindo atualização de ERPs, módulos fiscais e sistemas de emissão de notas. “As empresas terão de conviver com regras paralelas por algum tempo. A transição envolve múltiplas mudanças simultâneas e depende de regulamentações que ainda estão sendo detalhadas”, explica Sá Malta. Para micro e pequenas empresas, a exigência de destacar IBS e CBS nas notas fiscais pode representar custo extra com softwares e suporte técnico, além do risco de erros operacionais.

Embora a implementação total ocorra apenas em 2032, 2025 será decisivo. Pequenos negócios, que representam mais de 90% das empresas brasileiras, precisam acompanhar passo a passo as atualizações para não travar suas operações durante a mudança. A especialista destaca que setores de serviços, indústrias com operações interestaduais e empresas do Simples Nacional podem enfrentar adaptações mais complexas, seja pela perda de benefícios atuais, seja pela necessidade de integrar sistemas e processos diferentes.

Ainda assim, há oportunidades. A simplificação interestadual, a padronização nacional e o maior controle sobre créditos tributários devem reduzir distorções e melhorar a eficiência do ambiente de negócios no médio prazo. “Se a empresa se preparar de forma estruturada, pode transformar a reforma em vantagem competitiva. Mas quem esperar a última hora vai lidar com mais custos e incertezas”, alerta a tributarista.

Para garantir conformidade e reduzir riscos, Anna Dolores recomenda criar comitês internos para acompanhar a regulamentação, revisar fornecedores de software, buscar assessoria especializada e projetar cenários de carga tributária. “A reforma não perdoará improvisos. A preparação agora é o que vai garantir segurança, previsibilidade e competitividade em 2026.”