A partir de 2026, o Brasil inicia oficialmente a transição para o novo sistema tributário, uma das maiores transformações fiscais da história recente do país. A Reforma Tributária substituirá tributos como PIS, Cofins, ICMS e ISS pelo IVA Dual (Imposto sobre Valor Adicionado), composto pela CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e pelo IBS (Imposto sobre Bens e Serviços).

Embora o objetivo principal seja simplificar toda essa estrutura e reduzir litígios, a fase de adaptação trará desafios imediatos para empresas de todos os portes, impactando diretamente áreas como precificação, gestão contratual, automação de processos e capacitação de equipes.

“A Reforma Tributária não deve ser vista apenas como um desafio, mas como uma oportunidade para revisar processos, sistemas e controles que sustentam a operação fiscal e financeira das empresas. Antecipar essa adaptação é essencial para chegar a 2026 com mais eficiência operacional, segurança de dados e previsibilidade no cumprimento das obrigações”, afirma Erika Daguani, CPO da Qive, plataforma líder do Contas a Pagar, e aprovada no projeto-piloto da Reforma Tributária promovido pela Receita Federal.

Para apoiar gestores e empreendedores, a especialista reuniu cinco orientações essenciais para as companhias que ainda não começaram a se preparar para essa transição:

1- Mapeie o impacto financeiro da mudança

A substituição dos tributos atuais pelo modelo de IVA Dual, que incidirá sobre todas as etapas da cadeia de consumo, exigirá revisão profunda das estruturas de custo e precificação. As novas regras poderão alterar margens, afetar contratos vigentes e gerar diferenças relevantes de carga tributária entre setores e regiões.

“Realizar simulações diversas, com base nas projeções de alíquotas da CBS e do IBS, é essencial para entender como a Reforma influenciará o resultado operacional e o fluxo de caixa. Esse diagnóstico antecipado permite ajustar o orçamento, definir estratégias de repasse de custos e adotar medidas de eficiência fiscal antes da transição oficial em 2026.”, afirma Erika.

2-Revise contratos e políticas comerciais

O procedimento demandará uma reavaliação criteriosa dos contratos em vigor e das políticas de precificação. Cláusulas que mencionem tributos específicos, como PIS, Cofins, ICMS e ISS, precisarão ser atualizadas para refletir o novo formato de IVA Dual, prevenindo interpretações divergentes e possíveis disputas. “De maneira prática, o imposto hoje é calculado já embutido no preço do produto. Com a Reforma, a proposta é que seja calculado ‘por fora’, isso no momento de transição pode complicar tudo. Além disso, a alteração na incidência dos impostos poderá impactar preços líquidos, sobretudo em contratos de longo prazo, operações interestaduais e fornecimentos recorrentes. Recalcular margens, renegociar valores e adequar políticas comerciais às novas alíquotas são passos fundamentais para preservar a rentabilidade e manter a conformidade fiscal ao longo da transição”, explica a CPO.

3 - Atualize cadastros fiscais e sistemas de emissão

Com a Reforma Tributária, as empresas precisarão organizar e atualizar o cadastro de tudo o que vendem e compram, sejam produtos, serviços ou operações. Essas informações ficam dentro dos sistemas que centralizam dados financeiros, estoque, produção e outras informações das empresas, os chamados ERPs.

O processo de saneamento de cadastro de fornecedores está diretamente ligado à tomada de crédito. A empresa precisa revisar de quem compra e se o regime tributário do fornecedor permite o aproveitamento do crédito. “Quando não permite, existem apenas dois caminhos: buscar outro fornecedor, ou alinhar com o atual uma eventual migração de regime. Ambos levam tempo e planejamento. Esse não é um tema tão crítico para o ano que vem, porque ainda é um ano de transição, mas começa a pesar a partir de 2027, quando o novo modelo passa a valer plenamente”, garante a especialista.

A executiva ainda complementa que o saneamento dos dados internos para a correta reclassificação dos produtos comercializados será uma ação essencial, justamente para que o preenchimento das novas tags ocorra de maneira fluida e com o correto tributo. “Para o ano que vem, o principal desafio nesse sentido é garantir que isso não pare a operação, e a partir de 2027, ter esse fator corretamente ajustado fará diferença no imposto a pagar”.

4- Fortaleça a infraestrutura tecnológica e a integração de dados

O novo cenário tributário será marcado por maior digitalização e transparência. Soluções capazes de integrar contabilidade, finanças e fiscal em tempo real tornarão o cumprimento das obrigações mais ágil e confiável. “Investir em plataformas que consolidam dados e automatizam cálculos, conciliações e cruzamentos fiscais proporcionará ganhos de eficiência, redução de custos de conformidade e melhor visibilidade sobre a performance tributária, elementos decisivos para a tomada de decisão durante a transição”, recomenda Erika.

5 - Capacite equipes e mantenha vigilância regulatória contínua

A implementação da Reforma ocorrerá de forma gradual até 2033, exigindo atenção permanente às mudanças legais, normativas e operacionais. Preparar as equipes de finanças, contabilidade e compliance é essencial para evitar falhas e retrabalho. “Promover treinamentos regulares, estabelecer canais internos de atualização e contar com o apoio de especialistas ajudará as empresas a acompanhar o ritmo das transformações, garantindo conformidade e capacidade de adaptação em todas as etapas da transição tributária”, encerra a CPO da Qive.

Sobre a Qive

A Qive, plataforma líder do contas a pagar, integra e automatiza, em um único fluxo conectado ao ERP, a gestão de pagamentos, documentos e fornecedores, oferecendo eficiência, segurança e escalabilidade. Antes Arquivei, foi fundada em 2014 em São Carlos, interior de São Paulo, com a missão de centralizar, organizar e automatizar documentos fiscais. Em 2021, recebeu um aporte de R$ 260 milhões em rodada Série B liderada pela Riverwood Capital. Em 2024, após um rebranding da marca, se tornou Qive e avançou para a área financeira e de pagamentos, com uma solução que garante inteligência analítica para a tomada de decisões e processos seguros, ao eliminar riscos e custos em ambientes complexos. Atualmente, a empresa processa R$ 3 trilhões em notas eletrônicas anualmente e já gerenciou mais de 3,8 bilhões de documentos fiscais nos últimos onze anos. A Qive tem mais de 300 colaboradores no Brasil e atende mais de 210 mil clientes no país, entre eles Faber-Castell, Bayer, Casas Bahia e Kraft Heinz.