Por mais que essa dinâmica atenda às exigências de celeridade do mercado, ela demanda reflexão. A ausência de instrumentos formais não elimina as obrigações jurídicas, mas, inevitavelmente, compromete a clareza dos deveres assumidos e, sobretudo, a segurança quanto à sua execução.

A dificuldade de prova e os riscos da judicialização

Quando não há um documento formal delimitando obrigações, responsabilidades, prazos e condições, eventuais divergências tendem a se transformar em disputas de difícil solução. Isso porque registros esparsos, como e-mails, mensagens de texto e anotações informais, raramente agregam de forma completa e inequívoca a totalidade do que foi acordado.

Nesses contextos, além do tempo despendido na reconstrução dos fatos, há o aumento significativo dos custos envolvidos — sejam eles financeiros ou operacionais. Disputas dessa natureza exigem produção de provas complexas, perícias e uma ampla coleta de elementos que muitas vezes não foram previamente organizados ou sequer existem de forma adequada.

Por outro lado, há também o risco do excesso de formalismo

Se é certo que a informalidade pode gerar insegurança, também não se pode ignorar que um excesso de formalismo pode engessar e impactar negativamente a dinâmica operacional da empresa. Exigir contratos extensos para qualquer interação, independentemente da sua relevância jurídica ou econômica, pode engessar processos, criar brechas discutíveis e reduzir a agilidade que determinados negócios demandam.

É justamente nesse ponto que surge a necessidade de uma abordagem equilibrada: nem a informalidade absoluta, nem a burocratização excessiva. O ideal é que a gestão contratual precise ser proporcional ao risco e à natureza da operação.

Política interna e critérios objetivos: a necessidade de se encontrar um ponto de equilíbrio

A adoção de uma política interna de formalização contratual, baseada em critérios claros e objetivos, representa uma solução eficiente para compatibilizar segurança jurídica com fluidez operacional.

Essa política deve considerar variáveis como:

- Valor da operação;
- Prazo de execução (se é uma relação pontual ou continuada);
- Dependência ou impacto comercial entre as partes;
- Complexidade do serviço ou produto envolvido, especialmente quando há propriedade intelectual, risco de quebra de confidencialidade, riscos técnicos, prazos de entrega e seus reflexos em caso de atraso.
- Nível de risco jurídico, financeiro e reputacional atrelado à operação.

A partir dessa análise, é possível estruturar diferentes níveis de formalização, utilizando-se de minutas específicas para cada contexto. Negócios estratégicos, de maior relevância ou complexidade, demandam contratos robustos e detalhados. Por sua vez, relações de menor valor ou menor risco podem ser formalizadas por meio de termos simplificados, ordens de serviço, propostas comerciais assinadas ou até modelos padronizados de aceite via e-mail, desde que previamente validados.

Segurança e eficiência caminham juntas

Formalizar não significa engessar. Significa estabelecer com clareza quais são os direitos e deveres de cada parte, prevenindo conflitos e proporcionando segurança para que a relação comercial se desenvolva de forma estável.

Ao adotar uma política de gestão contratual baseada em critérios proporcionais, as empresas conseguem encontrar o equilíbrio necessário entre a segurança jurídica e a agilidade operacional.

Esse é, sem dúvida, um dos pilares de uma governança empresarial eficiente e sustentável.

A formalização adequada dos compromissos negociais, quando bem equilibrada à realidade de cada operação, é uma ferramenta de gestão que assegura previsibilidade, mitiga riscos e preserva a continuidade das relações comerciais, mesmo diante de eventuais imprevistos.

Sobre a especialista:

Karen Ebaid é advogada e sócia das áreas de Contratos, Cível e Imobiliário do Duarte Tonetti Advogados. Atua diretamente na estruturação de operações empresariais, com ênfase em negociações contratuais e imobiliárias. Possui experiência na assessoria jurídica a empresas dos setores de varejo, indústria e farmacêutica.