O cartão corporativo é uma ferramenta prática e eficiente que facilita o pagamento de despesas relacionadas ao trabalho. Ele é amplamente utilizado por empresas para dar agilidade aos processos e garantir mais controle sobre os gastos. No entanto, seu uso exige atenção: despesas indevidas podem gerar advertências, reembolsos obrigatórios e até problemas legais.

Para evitar dor de cabeça, tanto colaboradores quanto gestores precisam conhecer claramente o que é permitido — e o que está fora dos limites — quando se trata de utilizar esse recurso. Ter uma política bem definida, com regras de autorização, prestação de contas e auditoria, é essencial para garantir o bom uso do benefício. E, para os colaboradores, a principal dica é simples: quando em dúvida, pergunte antes de usar.

Segundo especialistas em governança corporativa, o uso correto do cartão corporativo ajuda a manter a transparência financeira e evita conflitos internos. Além disso, empresas que adotam políticas claras de uso conseguem reduzir fraudes e melhorar a eficiência administrativa.

Para Alexandre Worliczeck Neto, CEO da Viasoft Pay, administradora de cartões de benefícios e gestão de despesas corporativas paranaense, o cartão é uma ferramenta poderosa — desde que utilizada com responsabilidade. “Quando bem gerenciado, o cartão corporativo traz agilidade e economia para as empresas. Mas é essencial que exista uma política clara de uso, com critérios objetivos e visibilidade dos gastos em tempo real”, orienta.

Ter uma política bem definida, com regras de autorização, prestação de contas e auditoria, é essencial para garantir o bom uso do benefício. E, para os colaboradores, a principal dica é simples: quando em dúvida, pergunte antes de usar.

Pesquisa da Onfly, em parceria com a Opinion Box, revelou que 35% dos profissionais que viajam a trabalho ainda utilizam recursos próprios para cobrir despesas, solicitando reembolso às empresas depois.

A seguir, o especialista compartilha 10 dicas essenciais para apoiar empresas e o colaborador ao usar o cartão corporativo. Confira!

O que pode ser pago com o cartão corporativo

1. Despesas de viagem a trabalho

– Passagens aéreas ou rodoviárias.
– Hospedagem em hotéis previamente aprovados.
– Alimentação durante deslocamentos profissionais.

2. Materiais e equipamentos necessários para o trabalho

– Artigos de papelaria e material de escritório.
– Equipamentos eletrônicos, como notebooks e tablets (desde que autorizados).
– Licenças e softwares específicos utilizados nas atividades profissionais.

3. Representação e eventos

– Refeições com clientes ou parceiros comerciais.
– Aluguel de salas de reunião ou espaços para eventos corporativos.

4. Combustível e manutenção de veículos

– Abastecimento ou serviços de manutenção, quando o colaborador estiver usando veículo da empresa ou autorizado a utilizar seu carro pessoal.5. Cursos e capacitação
– Inscrições em congressos, workshops e treinamentos diretamente ligados ao desenvolvimento profissional.

O que não pode ser pago com o cartão corporativo

1. Despesas pessoais

– Compras de roupas, acessórios ou eletrônicos para uso próprio.
– Alimentação fora do contexto de viagens a trabalho.
– Pagamento de contas ou boletos pessoais.

2. Lazer e entretenimento

– Ingressos para shows, cinemas e outros eventos sem vínculo profissional.
– Assinaturas de streaming ou outros serviços de uso privado.

3. Presentes ou itens não autorizados

– Compras para amigos, familiares ou colegas.
– Qualquer item de alto valor sem autorização prévia.

4. Despesas de terceiros

– Contas de restaurante ou hotel que incluam acompanhantes não ligados à atividade profissional.
– Transporte ou hospedagem para pessoas fora da equipe ou sem relação com o evento.

5. Multas e infrações

– Pagamento de multas de trânsito ou qualquer penalidade resultante de uso indevido de recursos da empresa.