Gestão de viagens corporativas: entenda o impacto do self-booking

O gerenciamento eficiente de viagens a trabalho é um desafio constante para as organizações. Nesse contexto, ele surge como uma solução que torna o processo mais ágil, sem comprometer o alinhamento às políticas internas.

Self-booking, em tradução livre, significa “fazer uma reserva para si mesmo”. No cenário corporativo, trata-se de uma funcionalidade que permite aos próprios colaboradores pesquisarem, compararem preços e selecionarem passagens aéreas, hotéis e aluguel de veículos dentro de uma plataforma de gestão de viagens.

Como funciona uma plataforma self-booking para viagens corporativas

A funcionalidade de self-booking proporciona autonomia aos colaboradores e otimiza o tempo dos gestores, garantindo a conformidade com a política de viagens. A seguir, as etapas de uso do self-booking:

1. Pesquisa e comparação de opções
O colaborador acessa a plataforma e realiza buscas por passagens, hospedagens ou veículos. A comparação de preços é feita entre diversos fornecedores, com filtros para priorizar opções como menor preço ou conformidade com a política da empresa.

2. Escolha da melhor opção
Após a comparação, o colaborador seleciona a opção mais adequada. Caso esteja fora da política de viagens, a plataforma emite um alerta e solicita uma justificativa.

3. Envio para aprovação
A solicitação é encaminhada ao gestor com todos os detalhes da viagem e, se necessário, a justificativa para escolhas fora da política.

4. Aprovação e emissão da reserva
O gestor analisa e aprova ou recusa a solicitação. Apenas os aprovadores têm permissão para efetivar reservas, mas o colaborador contribui com a seleção das melhores opções.

Critérios para escolha de uma plataforma self-booking

Na seleção de uma plataforma com essa funcionalidade, é importante considerar:

- Personalização de políticas — possibilidade de configurar regras específicas da empresa;

- Facilidade de uso — interface intuitiva que simplifica a experiência do colaborador;

- Suporte ao cliente — atendimento 24/7 para suporte durante a viagem;

- Transparência e segurança — clareza nos preços e proteção dos dados corporativos;

- Diferenciais competitivos — funcionalidades adicionais que agreguem valor à gestão de viagens.

Com a VExpenses, maior plataforma de gestão de despesas corporativas da América Latina, por exemplo, é possível automatizar processos, reduzir custos e eliminar burocracias. A plataforma permite o cadastro e personalização da política de viagens, assegurando que todas as reservas estejam em conformidade com as diretrizes da empresa.

A solução também oferece alertas automáticos para descumprimentos, garantindo previsibilidade financeira e controle.

Diferenciais da plataforma:

- Busca inteligente e economia de tempo com comparação de preços em tempo real;

- Controle rigoroso com limites de gastos e fluxo de aprovação personalizado;

- Segurança com geração automática de cartões virtuais para cada transação;

- Alertas automáticos para aprovações pendentes e reservas fora da política;

- Relatórios detalhados com insights estratégicos para tomada de decisão;

- Suporte especializado com atendimento disponível 24 horas por dia.