Mesmo diante do avanço das soluções digitais, muitos negócios ainda precisam lidar com acervos físicos de documentos, uma pesquisa realizada em 2023 pela Association for Information and Image Management (AIIM) apontou que aproximadamente 40% das empresas ainda mantêm seus arquivos em papel. A gestão eficiente desses arquivos continua sendo essencial para garantir segurança jurídica, controle de informações e cumprimento de prazos legais.

A digitalização de processos vem ganhando força no ambiente corporativo, mas o cuidado com os arquivos físicos permanece como uma demanda recorrente. De acordo com Rafael Galante, Co-CEO da CBRdoc, o erro mais comum está na negligência com documentos que não podem ser descartados ou digitalizados por completo. “Nem todos os documentos podem ser eliminados após a digitalização. Existem obrigações legais que exigem a guarda do original, o que demanda organização, controle e sistemas de rastreabilidade.”

O armazenamento de documentos deve considerar aspectos como proteção contra umidade, controle de acesso e categorização por relevância e prazo de guarda, pois esses cuidados são fundamentais para garantir a integridade e a disponibilidade das informações ao longo do tempo. Nesse contexto, manter uma política clara de gestão documental torna-se essencial, já que contribui para mitigar riscos e facilitar auditorias.

A importância dessa prática é reforçada por um estudo realizado em 2023 pela Associação Brasileira de Gestão de Documentos (ABGD), que revelou que a recriação de um documento perdido pode custar, em média, 120 dólares. “Quando a empresa adota boas práticas desde o início, evita a perda de documentos críticos e agiliza o atendimento a demandas judiciais, fiscais ou regulatórias”, afirma Allan Jorge, Co-CEO da companhia.

Entre os pontos-chave para uma boa gestão física estão a padronização de processos de arquivamento, a capacitação da equipe e o uso de tecnologias de indexação para facilitar eventuais buscas futuras. A digitalização complementar desses documentos, com sistemas integrados, também contribui para a eficiência.

Sobre a CBRDoc

A Central Brasileira de Documentos (CBRdoc) é uma empresa de Tecnologia da Informação que oferece soluções inovadoras, como Inteligência Artificial, para o gerenciamento, extração e solicitação de documentos e que, há mais de uma década, atua com empresas de qualquer porte. Com seu serviço, é possível que empresas solicitem buscas volumosas de documentos a serem procurados em todo Brasil.

Com uma equipe altamente especializada e tecnologia diferenciada, a empresa oferece soluções que otimizam o tempo e facilitam a vida dos clientes, eliminando a fricção e o estresse nas interações com órgãos reguladores, proporcionando uma experiência mais ágil e eficiente. A premissa principal é que, com poucos cliques e uma plataforma acessível, o cliente tenha acesso a toda informação que precisar de forma desburocratizada.