Como usar a tecnologia para aumentar a produtividade no trabalho e na vida pessoal

Em tempos de hiperconectividade, a tecnologia pode ser tanto uma alavanca quanto uma armadilha para a produtividade. Um estudo da ActivTrak, realizado com mais de 9.000 trabalhadores, mostra que o uso estratégico de ferramentas digitais aumenta a performance em até 27%, especialmente em ambientes com fluxos de trabalho bem definidos. Porém, a mesma pesquisa alerta: o excesso de notificações, a troca constante entre tarefas e a ausência de pausas contribuem para a exaustão e a queda de rendimento. Ou seja, não basta ter acesso a boas tecnologias, é preciso saber usá-las com inteligência e consciência.

Para Aline Von Bahten, estrategista educacional e digital, o desafio não está na tecnologia em si, mas na forma como nos relacionamos com ela. “Hoje temos ao nosso alcance ferramentas para otimizar nosso tempo, colaborar melhor e organizar nossas prioridades. O problema é quando usamos essas mesmas ferramentas de forma impulsiva, sem critério ou estratégia, o que acaba nos afastando do foco e do bem-estar”, explica.

Em vez de recorrer à tecnologia para "fazer mais em menos tempo", a proposta deve ser outra: utilizá-la para fazer melhor, com mais clareza, propósito e equilíbrio. Um bom ponto de partida é repensar os aplicativos que ocupam sua atenção ao longo do dia. Ferramentas como Trello, Notion, Google Calendar com apoio de inteligência artificial são excelentes aliadas para organizar tarefas, projetos e rotinas, desde que estejam a serviço das suas prioridades, e não o contrário.

“Eu sempre oriento as pessoas a escolherem poucas ferramentas e usá-las bem. O excesso de apps só atrapalha. O segredo está em criar um sistema simples, prático e coerente com seu estilo de vida”, diz Aline.

Outro ponto essencial é a gestão das notificações. Deixar o celular vibrando a cada nova mensagem, alerta de e-mail ou atualização de rede social compromete profundamente a concentração. Silenciar o que não é urgente e definir momentos específicos para checar comunicações são passos fundamentais para retomar o controle da atenção.

Além disso, vale refletir sobre o uso da tecnologia nas pausas. Em vez de usar os intervalos para rolar o feed ou assistir vídeos aleatórios, Aline sugere o conceito de “pausas conscientes”. “Desconectar por alguns minutos, respirar fundo, alongar ou relaxar, pode fazer muito mais pela sua produtividade do que passar o tempo consumindo mais conteúdo”, comenta.

Outra estratégia prática é estabelecer um “modo foco”, no qual todas as distrações digitais são bloqueadas por um período. Recursos dos próprios sistemas operacionais dos celulares ajudam a criar essas janelas de concentração profunda. Essa técnica, quando aplicada por blocos de 45 a 90 minutos, melhora significativamente a qualidade do trabalho realizado, além de reduzir a fadiga mental.

Aline reforça ainda que produtividade não deve ser confundida com ocupação constante. “Ser produtivo não é estar sempre fazendo algo. É conseguir fazer o que importa, com qualidade, no tempo certo, e ainda ter energia para viver outras áreas da sua vida. A tecnologia pode e deve apoiar essa jornada, mas exige um uso consciente e bem planejado.”

Por fim, é importante lembrar que tecnologia e saúde mental caminham juntas. Estabelecer limites para o uso de dispositivos, evitar o consumo excessivo de informações e desconectar em momentos de lazer são práticas que protegem o bem-estar e sustentam uma produtividade mais saudável e duradoura.

Em um mundo acelerado e digital, saber usar a tecnologia a seu favor é um diferencial poderoso. Trata-se de uma habilidade cada vez mais essencial, não apenas para produzir mais, mas para viver com mais equilíbrio, presença e propósito.