O Ministério do Trabalho anunciou que a nova redação da Norma Regulamentadora nº 1 (NR-1) entrará em vigor em 26 de maio de 2025. No entanto, a aplicação de autuações e penalidades foi adiada para 2026, permitindo que o primeiro ano seja voltado à orientação e adaptação das empresas. Apesar da postergação das sanções, especialistas reforçam que o momento exige ação imediata. As mudanças introduzidas pela nova NR-1 vão muito além do registro de treinamentos e impactam toda a estrutura organizacional, demandando ajustes em processos internos, infraestrutura e práticas de gestão de pessoas.

Atualizada para fortalecer a saúde, segurança e organização do trabalho, a nova NR-1 amplia a responsabilidade das empresas, estabelecendo a obrigatoriedade de treinamentos introdutórios e periódicos devidamente registrados, a análise de riscos psicossociais, a criação de ambientes mais seguros e a adoção de ações preventivas que envolvam todos os níveis hierárquicos. Nesse cenário, o RH deixa de ser apenas um executor de treinamentos para assumir uma função central de articulador da conformidade e da cultura organizacional.

“Estamos vivendo uma mudança de mentalidade. A nova NR-1 não trata apenas de formalidades, mas de uma nova postura preventiva que precisa permear toda a organização. O RH assume um papel crucial, conectando a gestão de pessoas à estratégia de saúde e segurança no trabalho”, avalia Renan Conde, CEO Brasil da Factorial.

Um ponto fundamental para a adequação é que a definição de medidas necessárias não deve ser feita de forma isolada pelo RH. O diagnóstico inicial precisa ser realizado por profissionais de saúde e medicina ocupacional, que têm competência técnica para avaliar riscos, propor planos de ação e orientar intervenções específicas. Cabe ao RH, a partir dessas orientações, organizar, hospedar e monitorar os planos definidos, garantindo a rastreabilidade das ações e a segurança das informações.

Essa jornada de adaptação exige a superação de práticas manuais e descentralizadas, que não oferecem suporte à complexidade dos novos requisitos legais. A digitalização dos processos passa a ser essencial para que o RH tenha controle sobre prazos de treinamentos, acompanhamento de planos de ação, registro de documentos e dados de saúde ocupacional. Mais do que cumprir formalidades, a tecnologia permite estruturar fluxos de trabalho mais eficientes, antecipar riscos e apoiar o bem-estar dos colaboradores.

O uso de soluções digitais também proporciona maior agilidade à gestão, permitindo ao RH acompanhar vencimentos de certificações, monitorar indicadores relacionados à saúde organizacional e gerar relatórios em tempo real para auditorias ou fiscalizações. Em um cenário de fiscalização mais intensa e rigorosa a partir de 2026, garantir a rastreabilidade de todas as ações será um diferencial para proteger tanto a empresa quanto seus colaboradores.

A nova NR-1 também lança luz sobre um tema que vem ganhando cada vez mais importância no ambiente de trabalho: os riscos psicossociais. Para monitorar e mitigar esses riscos, ações como a realização de pesquisas psicossociais, o incentivo à saúde mental e a criação de canais seguros de denúncia tornam-se estratégicas. Essas iniciativas, no entanto, devem sempre estar alinhadas às orientações do diagnóstico ocupacional, respeitando a responsabilidade técnica dos profissionais de saúde.

“Além dos riscos físicos, os fatores psicossociais impactam diretamente a produtividade e a saúde mental dos times. Investir em um ambiente seguro, respeitoso e acolhedor não é apenas uma exigência legal: é um diferencial competitivo para atrair e reter talentos”, reforça Conde.

A adequação à NR-1, portanto, representa uma oportunidade para que o RH fortaleça seu papel estratégico nas organizações. Mais do que buscar apenas a conformidade legal, trata-se de adotar uma postura preventiva e cuidadosa, que protege as pessoas, reforça a cultura organizacional e contribui para um ambiente corporativo mais seguro e sustentável. Além disso, essa abordagem reduz a exposição a imprevistos que podem gerar custos significativos, como processos de desligamento, realocação de recursos e litígios trabalhistas. A tecnologia, nesse contexto, é uma aliada fundamental para dar suporte à transformação exigida pelo novo cenário regulatório.

Digitalizar para garantir segurança jurídica

Com a nova NR-1, o não cumprimento de obrigações formais, como a ausência de comprovação de treinamentos ou registros inconsistentes, pode gerar autuações e multas. De acordo com dados do Radar SIT (Sistema de Informações de Fiscalização do Trabalho), em 2024 foram aplicadas mais de 24 mil autuações relacionadas a descumprimentos de normas de segurança e saúde no trabalho no Brasil.

Para evitar esse tipo de passivo, soluções de RH com foco em conformidade têm ganhado protagonismo. A plataforma da Factorial, por exemplo, permite automatizar a gestão dos treinamentos legais, enviar notificações aos colaboradores, controlar prazos de reciclagem e centralizar os certificados em um repositório digital acessível para auditorias internas e externas.

“Além da automatização, a tecnologia proporciona visibilidade sobre os processos e permite ao RH agir de forma preventiva. O gestor sabe exatamente quando um colaborador precisa ser recertificado, consegue gerar relatórios instantâneos e documentar todas as ações — algo fundamental em caso de fiscalizações ou ações judiciais trabalhistas”, explica Conde.

O especialista ressalta ainda que a NR-1 representa uma oportunidade para o RH assumir uma postura mais estratégica e preventiva dentro das organizações. “A conformidade legal não é só uma obrigação: é uma forma de proteger pessoas, reforçar a cultura de segurança e fortalecer a reputação da empresa. Com tecnologia, o RH consegue ter um papel ativo nesse processo, liderando a transformação”, reforça.

Segundo ele, a digitalização do RH vai além do compliance. Ao centralizar dados, automatizar fluxos e facilitar a tomada de decisão, essas ferramentas ajudam a aumentar a eficiência operacional e melhorar a experiência dos colaboradores. “Estamos diante de um momento em que tecnologia e legislação se encontram. Quem conseguir transformar essa convergência em vantagem competitiva terá muito mais chances de crescer com sustentabilidade e segurança jurídica”, conclui Conde.

Sobre a Factorial

A Factorial é uma startup unicórnio desenvolvedora de software para gestão e centralização de processos de RH e DP. A HRTech foi fundada em 2016 por Jordi Romero e Bernat Farrero, e está sediada em Barcelona e atua em outros 8 países: França, Portugal, Itália, Alemanha, Reino Unido, Estados Unidos, Brasil e México. Chegou ao Brasil em 2022, com um aporte superior a US$80 milhões obtido em uma rodada de financiamento série B liderada pela Tiger Global Management e poucos meses depois, se tornou unicórnio, com a captação de US$120 milhões de um aporte Série C. Com mais de 80 mil empresas atendidas, entre elas, Play9, LiveMode, Maple Bear, OBoticario, Sou Smile, Bilheteria Digital, Rock World (Rock in Rio, Lollapalooza, The Town), Grupo Bramam, Agrotools, a Factorial digitaliza atividades de RH e DP para otimização de tempo, redução de custos e atribuição ao que mais importa: as pessoas.