Como a tecnologia mudou a rotina do técnico em secretariado

As transformações tecnológicas modificaram radicalmente várias profissões e com o técnico em secretariado não foi diferente. Ferramentas como máquina de datilografar, telex, carbono para cópia de papel já não são mais usadas e foram substituídas pelos computadores, smartphones e acesso à internet.

É importante esclarecer que a profissão é dinâmica, pois é fundamental na organização de agendas, produção de textos, atendimento de chamadas telefônicas ou mensagens de e-mails e aplicativos. Portanto, é um colaborador que pode atuar em diferentes setores econômicos.

A docente do curso Técnico em Secretariado do Senac EAD, Renata Beltrão Nunes, explica que a implementação da tecnologia foi muito importante para as atividades diárias que se tornaram mais ágeis. “Na atualidade, a velocidade das informações recebidas e enviadas alcançou um novo patamar. Contudo, o técnico também assumiu mais responsabilidades nas tomadas de decisões e processos da organização na qual trabalha”.

Vale destacar que habilidades essenciais para as tarefas do colaborador são: excelente comunicação escrita, domínio da língua portuguesa, conhecimentos dos principais programas de informática, organização. Além disso, a língua estrangeira, como o inglês e espanhol são diferenciais importantes em um caso de processo seletivo.

Invista em conhecimentos que envolvam tecnologia

Pode parecer redundante, mas o técnico em secretariado convive diariamente com ferramentas digitais e equipamentos eletrônicos. Do mesmo modo, programas como Excel, Power Point, ferramentas do Google, Evernote e Dropbox.

No entanto, Renata avalia que uma ferramenta muito utilizada é o WhatsApp, pois nele estão armazenados contatos de fornecedores e prestadores de serviços. Do mesmo modo, é possível solicitar orçamentos e agendar compromissos.

“Vale esclarecer que todas as informações citadas devem ser organizadas, como por exemplo, compromissos na agenda eletrônica, documentos arquivados no computador, drives de armazenamentos e serviços em nuvem”, explica.

Mas, sem dúvida alguma, o e-mail é a principal ferramenta de trabalho, pois, é utilizado para diversos contatos: envio de relatórios, convites, comunicados e contratos para assinaturas. “Outra ferramenta muito importante para o técnico em secretariado são as planilhas compartilhadas, pois são editadas e podem ser acessadas em rede. Nesse sentido, podemos afirmar que esse profissional assumiu o papel de gestor de processos”, acrescenta a docente do Senac EAD.

Agenda da diretoria requer muita atenção

Apesar de ser uma atividade bem antiga no cotidiano do profissional em secretariado, é um trabalho que requer atenção, atualização e ainda, evoluiu de acordo com as inovações tecnológicas. Na atualidade, o colaborador pode gerir a agenda compartilhada com o diretor, em tempo real.

“Uma recomendação importante que deve ser feita: antes de responder positivamente a qualquer tipo de compromisso, é preciso verificar a disponibilidade dos envolvidos, pois a agenda do gestor pode sofrer modificações a toda hora. Organizar uma agenda não é uma tarefa fácil, é preciso cultivar uma boa comunicação organizacional”, reforça a docente.

Renata reforça ainda que o perfil do técnico em secretariado é ser um profissional que tenha facilidade de comunicação, relacionando-se com todos os níveis hierárquicos de uma empresa. “É aquele colaborar que está sempre apto a solucionar problemas e desenvolver uma relação de confiança entre os colegas e os gestores”, acrescenta.

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Sobre o Senac EAD

Com mais de 75 anos de atuação em educação profissional, o Senac foi pioneiro no ensino a distância no Brasil. A primeira experiência nessa modalidade se deu em 1947 com a Universidade do Ar, em parceria com o Sesc, que ministrava cursos por meio do rádio.

A partir de 2013, com o lançamento do portal Senac EAD, a instituição ampliou a sua atuação em todo o país. Hoje, oferece um amplo portfólio de cursos livres, técnicos, de graduação, pós-graduação e extensão a distância, atendendo todo o Brasil e apoiados por mais de 370 polos presenciais para avaliações.

Acesse aqui a programação completa de cursos do Senac EAD. Há também um portfólio diversificado de cursos presenciais que pode ser conferido no portal da instituição.