Qual é o momento apropriado para automatizar a gestão da empresa?

Todo empreendedor e empresário sabem que a eficiência de uma empresa depende muito de como os negócios são administrados e de que maneira as atividades e processos são conduzidos.

Até pouco tempo atrás, uma série de tarefas rotineiras ainda precisavam ser realizadas manualmente. Não era incomum, nesses casos, mobilizar profissionais – as vezes uma equipe inteira – para isso. Além do tempo empregado nessas atividades ‘mecânicas’, totalmente operacionais, havia o risco da ocorrência de erros - algo comum a toda ação repetitiva - e, consequentemente, da necessidade de refazê-la. Tudo isso implica custos.

Se essa descrição é comum e representa a realidade na sua empresa, provavelmente chegou a hora de automatizar a gestão do seu negócio. Isso significa investir em tecnologia para ganhar mais segurança, profissionalismo, velocidade e produtividade, dando fim à ocorrência de erros na execução das tarefas e, logo, aos gastos desnecessários. Claro, torna-se possível, ainda, alocar os profissionais em áreas mais estratégicas, aumentando, inclusive, o nível de satisfação do próprio colaborador, que vê suas habilidades sendo valorizadas.

Com os avanços tecnológicos alcançados nos últimos anos, já se tornou realidade, inclusive, fazer a gestão dos negócios usando ferramentas com inteligência artificial. Com elas, basta que o profissional execute uma determinada atividade apenas uma vez. O software aprende o que precisa ser feito e realiza as ações automaticamente. No departamento financeiro de uma empresa, por exemplo, a tecnologia pode fazer a gestão das contas a pagar, automatizar os processos de emissão de notas e realizar o controle do faturamento. Também é um excelente meio para realizar o controle de estoque.

Outro exemplo interessante vem da relação entre a sua empresa e o escritório de contabilidade que lhe atende. Se ambos utilizarem a mesma plataforma de tecnologia e estiverem integrados, a troca de informações e o compartilhamento de documentos ficam mais dinâmicos, eficientes e seguros. O contador passa a executar suas tarefas mais rápido, também com menor chance de erros e ganha tempo para desempenhar um papel fundamental, ao estudar opções e encontrar soluções para a carga de impostos, entre outros pontos.

Por fim, fica claro que ao ganhar agilidade na execução de determinadas tarefas de gestão, alocar profissionais para atuação mais estratégica e alcançar a redução de custos, a empresa pode destinar recursos para outras atividades essenciais, caso da conquista de novos clientes, aprimoramento da qualidade do atendimento prestado, ganho de competitividade, etc. A hora de investir na automatização da gestão dos negócios, sem dúvida, é essa!

*Mauricio Frizzarin é fundador e CEO da Qyon Tecnologia – empresa especializada no desenvolvimento de softwares para gestão empresarial com inteligência artificial – cursou Tecnologia de Software e Marketing, OPM (Owner/President Management) na Harvard Business School, Executive Education em Inteligência Artificial na University of California, Berkeley e em Fintech em Harvard.