Um evento de sucesso começa na definição de um orçamento correto

Fazer a correta elaboração de um orçamento é o primeiro passo para garantir que a concepção de um evento seja um verdadeiro sucesso. Por isso, contar com uma equipe especialista que saiba indicar as melhores opções é fundamental. São esses profissionais que irão auxiliar sobre quais fatores devem ser levados em consideração, com base no público-alvo que o cliente deseja ofertar uma experiencia inesquecível.

De acordo com Rogério Fernandez, especialista em gestão e organização de eventos, fundador e CEO da Showdesign, que atua na área desde 1998, o mais importante é que a organização entenda o objetivo do evento. “A intenção principal sempre é a criar um grande impacto, levando algo diferente para o público. Mas para isso, é essencial escutar do cliente o que se espera e com base nessas informações, apresentar algo incrível”, declara.

Rogério explica que é muito comum os organizadores perguntarem logo na primeira reunião o famoso “quanto irá custar”, mas há vários pontos a serem analisados antes de fornecer essa resposta. “Além de uma série de itens que devem ser levados em consideração, é preciso lembrar que todos os equipamentos utilizados serão manuseados por profissionais, que treinaram e se preparam para fazer o melhor durante a apresentação, garantindo que o produto final fique perfeito”, pontua o CEO da Showdesign.

Um evento demanda recursos nas mais diversas áreas, e é importante ter muita atenção para não ser surpreendido com despesas que não foram planejadas. “Se o acontecimento for ao ar livre, por exemplo, é necessário pensar na cobertura, piso e outros pontos para manter o público confortável. Partindo para a área do audiovisual, deve-se considerar quais serão os artifícios necessários para que tudo corra como o planejado. Tudo vai depender do tamanho do espaço, da quantidade de pessoas e de qual é a intenção do contratante”, pontua Rogério.

Questões burocráticas e de segurança também devem ser levadas em consideração. “Não se pode deixar de lado no orçamento a locação do espaço, contratação de bombeiros, ambulâncias, documentação e alvará. São itens que muitas vezes são deixados de lado por alguns organizadores, mas são custos que devem estar na planilha de finanças”, revela.

O contratante deve saber quais são suas expectativas de arrecadação para dimensionar o tamanho do evento. “É importante considerar quanto será arrecadado com patrocínios e, até mesmo, com a bilheteria, facilitando o processo de mensurar o que será gasto em cada área, como aluguel de painel de led para o evento, iluminação, sonorização, segurança e no próprio espaço físico”, relata.

De acordo com o especialista, eventos com um orçamento mais baixo também possuem capacidade de impactar o público, mesmo se comparados a grandes festivais. “Um dos projetos que mais impressionaram as pessoas está entre os cenários mais simples que nós já criamos, que foi o palco do Fábio Júnior na turnê ‘íntimo’. Era basicamente uma projeção de leds dentro de quadros com molduras. No entanto, a forma como o conceito foi aplicado causou um impacto muito grande se levarmos em consideração o custo dele. Enquanto isso, outras produções apresentaram uma despesa muito maior e não chamavam tanto a atenção das pessoas durante a execução. Em nosso portfólio temos diversos cases que foram simples, baratos, mas que deixaram o público apaixonado”, declara.

A Showdesign, ao longo dos anos, se tornou referência também quando se trata de grandes eventos. “Um dos nossos cases mais famosos foi a gravação do DVD da Claudia Leite em Copacabana, onde fui responsável por toda a operação. Na época foi o maior custo operacional de uma gravação de DVD. São eventos voltados para um público gigantesco e requer muitos equipamentos, profissionais e um custo enorme com o consumo de energia de todos esses acessórios. Tudo deve acontecer de forma perfeita e sem interrupções indesejadas, garantindo um bom espetáculo para os artistas, contratantes e, principalmente, para o público”, finaliza.

Sobre a Showdesign

A Showdesign está no mercado desde 2002, criando experiências com a integração audiovisual em shows, festivais, gravações de DVD, formaturas e eventos corporativos. Já atendeu mais de 12 mil clientes, entre artistas, palestrantes e empresas, sempre com o propósito de entregar uma solução de full experience: que compreende desde a ideia inicial à execução final. Todos os eventos são projetados em 3D e levam itens como iluminação para eventos, sonorização para eventos, painel de LED, tecnologia e conteúdo, com efeitos visuais, robóticos e trilha sonora. A empresa também disponibiliza locação de painel de LED Para mais informações, acesse: https://showdesign.com.br/ ou pelas redes @showdesign.

Sobre Rogério Fernandez

O especialista em gestão e organização de eventos atua na área desde 1998. Atualmente, é fundador e CEO da Showdesign.