Como conduzir reuniões eficazes?

Poucas coisas são tão irritantes no mundo dos negócios quanto reuniões desnecessárias ou improdutivas.

Se você já participou de uma delas, provavelmente irá concordar com a frase acima.

Devido à falta de habilidade de líderes em conduzir reuniões, perde-se quantidades inacreditáveis de tempo, não só do próprio gestor, mas também da equipe.

Para piorar o quadro, apesar de perderem horas em reuniões mal planejadas, é comum não se chegar a lugar algum. Quero dizer que nenhuma decisão é tomada, nenhuma ação é especificada, nenhum plano é concretizado.

Diante desse cenário, se faça o seguinte questionamento. Você sabe conduzir reuniões?

Entenda que existem elementos fundamentais quando se fala em conduzir uma boa reunião, para citar alguns deles:

· é necessário que haja uma pauta, um objetivo pelo qual reunir as pessoas;

· é importante acompanhar as principais ações sobre tema em questão;

· pode ser relevante usar o momento para formar e treinar a equipe;

· é crucial discutir iniciativas e tomar decisões quanto aos próximos passos.

Ou seja, não há nada de aleatório ao planejar e conduzir reuniões.

Principalmente levando em consideração que devemos ter um profundo respeito pelo nosso próprio tempo e o dos outros.

De maneira geral, você pode seguir o seguinte roteiro para uma reunião eficaz:

1. Pense no objetivo da reunião:

Resolver um problema específico, acompanhar determinada métricas ou áreas chave etc.

2. Avalie a evolução das principais atividades, processos ou indicadores.

3. Forneça feedback adequado e construtivo sobre os resultados medidos e a performance atingida.

4. Se cabível, avalie junto ao time as possíveis alternativas e caminhos adicionais para se chegar ao objetivo inicial.

5. Defina as ações e responsabilidades relativas ao que foi discutido na reunião.

Encare o roteiro anterior não como um guia absoluto, mas como uma ideia matriz sobre como conduzir reuniões.

Você pode usá-lo na íntegra, eliminar partes que se façam desnecessárias para o momento, ou até mesmo adicionar temáticas novas.

Independente, torço para que você possa traduzir o conhecimento acima em ações significativas no sentido de uma melhor condução de reuniões e consequentemente uma melhor gestão e liderança na prática.

*Valdez Monterazo é Coach Executivo, especializado em negócios, liderança e psicologia positiva. Tem cases de sucesso e promove resultados em diversos segmentos de pequenas e médias empresas.